PAGE孵化基地檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)孵化基地檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在孵化基地發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于孵化基地內(nèi)各部門、入駐企業(yè)以及與孵化基地相關(guān)的各類活動(dòng)所形成的檔案管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指孵化基地在各項(xiàng)工作中直接形成的對(duì)基地發(fā)展具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：孵化基地檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映孵化基地的工作實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對(duì)涉及商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用和開發(fā)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置孵化基地設(shè)立專門的檔案管理室，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善孵化基地檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.負(fù)責(zé)對(duì)入駐企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，協(xié)助企業(yè)做好檔案整理和歸檔工作。8.積極開發(fā)檔案信息資源，為孵化基地的決策、管理和發(fā)展提供檔案信息支持。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括孵化基地的行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋孵化基地的項(xiàng)目申報(bào)與管理、孵化企業(yè)管理、創(chuàng)業(yè)服務(wù)活動(dòng)記錄、產(chǎn)學(xué)研合作檔案等。3.入駐企業(yè)檔案類：包含入駐企業(yè)的設(shè)立文件、公司章程、財(cái)務(wù)報(bào)表、生產(chǎn)經(jīng)營資料、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案等。4.基本建設(shè)類：涉及孵化基地的建設(shè)規(guī)劃、工程圖紙、竣工驗(yàn)收資料等。5.聲像檔案類：如孵化基地活動(dòng)照片、視頻、錄音等。6.實(shí)物檔案類：包括孵化基地獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、紀(jì)念品等。（二）檔案編號(hào)1.行政管理類檔案編號(hào)：采用“XZ年份流水號(hào)”的形式，其中“XZ”表示行政管理類，年份為檔案形成年份，流水號(hào)為該類檔案的順序編號(hào)。2.業(yè)務(wù)管理類檔案編號(hào)：“YW年份流水號(hào)”，“YW”表示業(yè)務(wù)管理類。3.入駐企業(yè)檔案類編號(hào)：“QY企業(yè)編號(hào)年份流水號(hào)”，企業(yè)編號(hào)為入駐企業(yè)的統(tǒng)一編號(hào)，年份為檔案形成年份，流水號(hào)為該企業(yè)檔案的順序編號(hào)。4.基本建設(shè)類檔案編號(hào)：“JS年份流水號(hào)”，“JS”表示基本建設(shè)類。5.聲像檔案類編號(hào)：“SX年份順序號(hào)”，“SX”表示聲像檔案類，順序號(hào)為聲像檔案的排列順序號(hào)。鑒于聲像檔案可能涉及多個(gè)主題或活動(dòng)，可在順序號(hào)前添加相應(yīng)的主題或活動(dòng)標(biāo)識(shí)，如“SX2023創(chuàng)業(yè)大賽01”，表示2023年創(chuàng)業(yè)大賽的第一張照片或第一段視頻。6.實(shí)物檔案類編號(hào)：“SW年份順序號(hào)”，“SW”表示實(shí)物檔案類，順序號(hào)為實(shí)物檔案的排列順序號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.孵化基地各部門在工作中形成的各類文件、資料、報(bào)表等。2.入駐企業(yè)提交的各類申報(bào)材料、合同協(xié)議、生產(chǎn)經(jīng)營記錄等。3.孵化基地組織或參與的各類會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)的相關(guān)資料。4.孵化基地與外部單位往來的文件、信函、合作協(xié)議等。5.孵化基地基本建設(shè)過程中產(chǎn)生的各類文件、圖紙、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.反映孵化基地發(fā)展歷程、工作成果的照片、視頻、錄音等聲像資料。7.孵化基地獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、紀(jì)念品等實(shí)物。（二）收集要求1.各部門及入駐企業(yè)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)將檔案移交至檔案管理部門。2.檔案收集應(yīng)保持全面、完整，不得遺漏重要文件和資料。對(duì)于具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本或進(jìn)行有效的電子備份。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，確保檔案的原始性和真實(shí)性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和信息檢索。（四）整理方法1.行政管理類檔案：按照文件的性質(zhì)、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，同一類文件按照發(fā)文時(shí)間或重要程度依次排列。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)流程和項(xiàng)目類別進(jìn)行分類，每個(gè)項(xiàng)目的檔案按照項(xiàng)目實(shí)施過程中的文件形成順序進(jìn)行排列。3.入駐企業(yè)檔案類：以企業(yè)為單位，按照企業(yè)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，同一企業(yè)的檔案按照不同類別分別排列。4.基本建設(shè)類檔案：按照建設(shè)項(xiàng)目的階段進(jìn)行分類，如項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等，每個(gè)階段的文件按照形成時(shí)間和重要程度排列。5.聲像檔案類：按照拍攝時(shí)間、主題或活動(dòng)進(jìn)行分類整理，同時(shí)建立相應(yīng)的文字說明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。6.實(shí)物檔案類：對(duì)實(shí)物進(jìn)行登記造冊(cè)，記錄實(shí)物的名稱、來源、獲得時(shí)間、保存地點(diǎn)等信息，并拍照留存。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.行政管理類檔案：當(dāng)年形成的檔案，在次年上半年完成歸檔。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：項(xiàng)目結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.入駐企業(yè)檔案類：企業(yè)入駐后，應(yīng)在每年年底將本年度的檔案進(jìn)行歸檔。4.基本建設(shè)類檔案：項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。5.聲像檔案類：活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)將整理好的聲像檔案移交歸檔。6.實(shí)物檔案類：獲得實(shí)物后及時(shí)進(jìn)行登記歸檔。（二）歸檔程序1.檔案形成部門或個(gè)人對(duì)收集整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、類別、形成時(shí)間等信息，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核驗(yàn)收，核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，無誤后在移交清單上簽字確認(rèn)。4.檔案管理部門按照檔案分類編號(hào)規(guī)則對(duì)歸檔檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。5.將歸檔檔案裝入檔案盒或檔案袋，在盒（袋）面上注明檔案編號(hào)、名稱、類別等信息，按照檔案庫房的布局進(jìn)行上架排列。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案之間應(yīng)保持一定的間距，便于查找和管理。4.對(duì)磁性載體檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，防止信息丟失。5.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的賬實(shí)相符。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.孵化基地內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.入駐企業(yè)查閱本企業(yè)檔案，由企業(yè)指定專人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人簽字后，到檔案管理部門查閱。3.外部單位查閱孵化基地檔案，需持有單位介紹信，說明查閱目的和范圍，經(jīng)孵化基地檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及重要檔案或機(jī)密信息的，需經(jīng)孵化基地分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，提交相關(guān)審批手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員只能在檔案管理部門指定的查閱地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后在《檔案查閱申請(qǐng)表》上簽字注銷。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、保密的原則，不得損害孵化基地和其他相關(guān)方的利益。2.利用檔案形成的各種資料，如復(fù)印件、摘錄件等，應(yīng)注明出處和利用目的，并加蓋檔案管理部門印章。3.檔案管理部門應(yīng)積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，根據(jù)利用需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案信息。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合孵化基地的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。2.對(duì)保管期限已滿且確無保存價(jià)值的檔案，進(jìn)行鑒定銷毀。3.對(duì)涉及重大歷史事件、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等具有長期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)庫存檔案進(jìn)行清查，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、編號(hào)、類別、形成時(shí)間、保管期限、銷毀原因等信息。4.將《檔案銷毀清冊(cè)》提交孵化基地分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.監(jiān)銷人員在銷毀現(xiàn)場(chǎng)對(duì)銷毀情況進(jìn)行監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.將《檔案銷毀清冊(cè)》永久保存，作為檔案鑒定銷毀工作的記錄。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，保證圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者等信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立準(zhǔn)確的索引數(shù)據(jù)庫。4.掛接存儲(chǔ)：將數(shù)字化檔案與對(duì)應(yīng)的索引數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，存儲(chǔ)在檔案服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線錄入、修改、刪除等功能。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行快速檢索，方便用戶查找檔案。3.借閱管理：記錄檔案的借閱申請(qǐng)、審批、歸還等流程，實(shí)現(xiàn)借閱信息的全程跟蹤。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同用戶的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。5.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)