PAGE中學(xué)學(xué)校檔案管理制度一、總則（一）目的中學(xué)學(xué)校檔案是學(xué)校教育教學(xué)、行政管理等各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是學(xué)校發(fā)展歷程的重要見證。為加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各年級組、各學(xué)科組以及全體教職員工在工作中形成的各類檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案由學(xué)校綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則：全面收集學(xué)校工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，避免遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、學(xué)校秘密和個(gè)人隱私的檔案，要采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。5.便捷利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高檔案服務(wù)效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定學(xué)校檔案管理制度和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理學(xué)校各類檔案，對檔案進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。6.積極開展檔案編研工作，編寫學(xué)校大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等編研材料，為學(xué)校工作提供參考依據(jù)。7.負(fù)責(zé)對各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，確保檔案的齊全完整。3.按照檔案管理的要求，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等工作，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，做好檔案借閱登記和歸還工作，確保檔案的安全。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，掌握檔案管理的新技術(shù)、新方法。三、檔案的分類與編號（一）分類中學(xué)學(xué)校檔案主要分為以下十大類：1.黨群工作類：包括學(xué)校黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、紀(jì)檢監(jiān)察等方面的文件材料。2.行政管理類：涵蓋學(xué)校行政事務(wù)管理、工作計(jì)劃與總結(jié)、會(huì)議記錄、規(guī)章制度、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理等方面的檔案。3.教育教學(xué)類：包含學(xué)校教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教材教案、教學(xué)研究、課程改革、學(xué)生學(xué)籍管理、考試成績等方面的資料。4.學(xué)生管理類：涉及學(xué)生德育工作、班級管理、學(xué)生獎(jiǎng)懲、學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)、心理健康教育等方面的檔案。5.教師業(yè)務(wù)類：包括教師個(gè)人業(yè)務(wù)檔案、教學(xué)成果、教研論文、培訓(xùn)進(jìn)修、師德師風(fēng)等方面的材料。6.招生就業(yè)類：有關(guān)學(xué)校招生政策、招生計(jì)劃、錄取名冊、畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)與服務(wù)等方面的文件。7.教育科研類：學(xué)校承擔(dān)的各級各類科研項(xiàng)目、課題研究、學(xué)術(shù)交流等方面的檔案。8.基建檔案類：學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等全過程形成的文件材料。9.設(shè)備檔案類：學(xué)校購置的教學(xué)設(shè)備、辦公設(shè)備、實(shí)驗(yàn)儀器等固定資產(chǎn)的采購、安裝、使用、維護(hù)等方面的檔案。10.聲像檔案類：學(xué)校在教育教學(xué)、行政管理等活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。（二）編號1.檔案編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)。例如：2023行政管理001，表示2023年度行政管理類的第1份檔案。2.年度以公元紀(jì)年為準(zhǔn)，用四位數(shù)字表示。3.類別按照上述分類順序，用漢字名稱的首字母縮寫表示，如“黨群工作類”簡稱為“DQ”，“行政管理類”簡稱為“XZ”等。4.流水號為每類檔案的順序編號，從001開始依次編排。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，包括正本、副本、底稿、附件等，確保檔案的原始性和真實(shí)性。3.對于重要活動(dòng)、重大事件形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)收集歸檔，不得拖延。4.各部門應(yīng)定期將收集的檔案移交至學(xué)校綜合檔案室，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（二）整理1.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集的檔案進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)進(jìn)行編號、編目，填寫檔案盒封面、盒脊和備考表等。3.對檔案中的文件材料進(jìn)行排序，一般按照文件形成的時(shí)間順序排列，重要文件在前，次要文件在后。4.對于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。5.整理好的檔案應(yīng)裝入檔案盒，按照類別和編號順序上架存放，便于查找和管理。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜設(shè)施等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類和編號順序上架存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.檔案盒應(yīng)直立放置在檔案架上，盒脊朝外，便于查看檔案編號和類別。3.對于珍貴檔案、重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等。（三）檔案保管期限1.中學(xué)學(xué)校檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括學(xué)校重要的歷史文件、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案等。3.長期保管的檔案一般為1050年，主要包括學(xué)校的教學(xué)檔案、科研檔案、學(xué)生檔案等。4.短期保管的檔案為110年，主要包括學(xué)校一般性的行政文件、臨時(shí)性的工作記錄等。5.檔案保管期限的劃定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的完整性和有效性。（四）檔案定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。2.檢查發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的安全完整。3.對檔案的數(shù)量和編號進(jìn)行核對，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。4.定期檢查應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。六、檔案的利用（一）借閱制度1.本校教職員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱檔案的類別和數(shù)量，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員因特殊原因需要借閱本校檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.檔案借閱期限一般不得超過兩周，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借或擅自復(fù)印檔案內(nèi)容。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。（二）查閱制度1.本校教職員工因工作需要查閱檔案，可直接到學(xué)校綜合檔案室查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)，協(xié)助查閱人員查找所需檔案。3.查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記本上填寫查閱日期、查閱人員姓名、查閱檔案的類別和內(nèi)容等信息。4.查閱人員不得將檔案帶出檔案庫房，如需復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）檔案利用登記1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的借閱、查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、單位、利用目的、利用檔案的類別和數(shù)量、歸還日期等。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.學(xué)校應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。2.檔案鑒定小組按照國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校檔案保管期限的劃定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行逐卷審查，確定檔案的存毀。3.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)全面分析檔案的內(nèi)容和價(jià)值，既要考慮檔案的歷史價(jià)值，又要考慮現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的類別、編號、題名、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案信息徹底銷毀。4.檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將銷毀情況報(bào)告學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立學(xué)校檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為學(xué)校各部門和教職員工提供便捷的檔案查詢和利用服務(wù)。（二）檔案數(shù)字化1.對學(xué)校重要的、利用率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作。2.數(shù)字化檔案應(yīng)保證圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，符合檔案管理的要求。3.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理，方便檔案的檢索和利用。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、分類、編號、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。2.系統(tǒng)應(yīng)提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞檢索、按類別檢索、按時(shí)間段檢索等，方便用戶快速查找所需檔案。3.具備檔案借閱管理功能，能夠?qū)n案的借閱申請、審批、歸還等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程跟蹤和管理。4.能夠生成各類檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、利用情況統(tǒng)計(jì)等，為學(xué)校檔案管理決策提供依據(jù)。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全保護(hù)，采取數(shù)據(jù)