PAGE政府法制檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政府法制檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在政府法制工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位在政府法制工作中形成的各類檔案，包括規(guī)范性文件制定、行政復(fù)議、行政應(yīng)訴、行政執(zhí)法監(jiān)督等工作中產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。政府法制檔案由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或人員集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映政府法制工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，手續(xù)完備。3.安全保密原則。采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.方便利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)立專門的政府法制檔案管理室，配備專職檔案管理人員。（二）職責(zé)1.檔案管理室職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)本單位政府法制工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、裝訂，編制檢索工具，方便檔案的查閱利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限的檔案提出存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。做好檔案的安全保護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為政府法制工作提供服務(wù)。2.各業(yè)務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門在政府法制工作中形成檔案的收集、整理，并定期移交檔案管理室。配合檔案管理室做好檔案的鑒定、銷毀等工作。按照檔案管理規(guī)定，正確使用和保管檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.規(guī)范性文件制定過程中形成的立項(xiàng)申請(qǐng)、起草說明、征求意見稿、修改稿、送審稿、發(fā)布稿等文件材料。2.行政復(fù)議案件的受理通知書、答復(fù)通知書、行政復(fù)議申請(qǐng)書、被申請(qǐng)人答復(fù)書、證據(jù)材料、行政復(fù)議決定書等。3.行政應(yīng)訴案件的起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、判決書、裁定書等。4.行政執(zhí)法監(jiān)督檢查工作中形成的檢查計(jì)劃、檢查記錄、整改通知、處理結(jié)果等文件材料。5.其他與政府法制工作相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案管理室。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和保存，確保其可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類根據(jù)政府法制工作的職能和檔案內(nèi)容，將檔案分為規(guī)范性文件類、行政復(fù)議類、行政應(yīng)訴類、行政執(zhí)法監(jiān)督類等類別。每一大類下再根據(jù)檔案的形成時(shí)間、來源等進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性。編號(hào)可采用年度+流水號(hào)的方式，如2023001，表示2023年的第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。四、檔案的保管（一）保管期限1.政府法制檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.在規(guī)范性文件制定、行政復(fù)議、行政應(yīng)訴、行政執(zhí)法監(jiān)督等工作中形成的具有重要查考利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。3.其他在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管，定期保管期限分為30年、10年。（二）保管條件1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。3.定期對(duì)檔案保管環(huán)境進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保溫濕度適宜，防止檔案受損。（三）檔案的存放1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案存放在檔案柜中，不同類別、保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.建立檔案存放位置索引，便于快速查找檔案。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案的，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可到檔案管理室查閱。2.外單位人員查閱本單位政府法制檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)后，方可查閱。查閱重要檔案的，還需經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱和復(fù)制。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等內(nèi)容。2.檔案管理人員根據(jù)查閱人員的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理室。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用服務(wù)1.檔案管理室應(yīng)積極為政府法制工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。2.對(duì)于重要的檔案利用需求，檔案管理室可組織相關(guān)人員進(jìn)行專題研究，提供針對(duì)性的檔案信息服務(wù)。3.鼓勵(lì)檔案管理人員開展檔案信息開發(fā)利用工作，編寫檔案參考資料、專題匯編等，為政府法制工作提供決策支持。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)已無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。3.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)充分考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)意義和社會(huì)影響。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審核，主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀過程中，應(yīng)安排監(jiān)銷人員進(jìn)行監(jiān)督，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。5.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.檔案管理室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，并定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行分析總結(jié)，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。（二）移交1.本單位撤銷、合并時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定