PAGE死因工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)死因工作檔案的規(guī)范化管理，確保死因信息的準(zhǔn)確、完整、安全，提高死因監(jiān)測(cè)工作質(zhì)量，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及死因工作檔案管理的所有部門(mén)和人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映死因相關(guān)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理各類(lèi)死因工作檔案資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及個(gè)人隱私和敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。5.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的分類(lèi)、編號(hào)、整理、存儲(chǔ)等操作。二、檔案管理職責(zé)分工（一）管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善死因工作檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的檔案管理工作，定期組織檢查和評(píng)估。3.負(fù)責(zé)檔案的集中存儲(chǔ)和保管，確保檔案的安全。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.按照制度要求，負(fù)責(zé)本部門(mén)死因工作檔案的收集、整理、歸檔和移交。2.對(duì)檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，確保檔案內(nèi)容符合業(yè)務(wù)實(shí)際。3.配合管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括分類(lèi)、編號(hào)、整理、裝訂等。2.建立檔案目錄和索引，方便檔案的查找和利用。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案的借閱、查閱登記制度，做好檔案的安全保密工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和清查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.死亡醫(yī)學(xué)證明書(shū)及相關(guān)附件，包括原始記錄、調(diào)查記錄等。2.死因監(jiān)測(cè)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.與死因調(diào)查相關(guān)的會(huì)議記錄、文件、通知等。4.其他與死因工作有關(guān)的資料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)產(chǎn)生的死因工作檔案資料，確保資料的完整性和及時(shí)性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，不得偽造、篡改。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式的兼容性和可讀性，并進(jìn)行備份。（三）整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、類(lèi)別、來(lái)源等進(jìn)行分類(lèi)。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.去除檔案中的金屬物，對(duì)破損的檔案進(jìn)行修復(fù)。4.按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.死亡醫(yī)學(xué)證明書(shū)類(lèi)：按照死亡醫(yī)學(xué)證明書(shū)的編號(hào)、死者基本信息、死亡原因等進(jìn)行分類(lèi)。2.死因監(jiān)測(cè)報(bào)告類(lèi)：根據(jù)報(bào)告的年份、季度、月度等進(jìn)行分類(lèi)。3.調(diào)查記錄類(lèi)：按照調(diào)查對(duì)象、調(diào)查時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)。4.其他類(lèi)：如會(huì)議記錄、文件等，按照其性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用字母與數(shù)字相結(jié)合的方式進(jìn)行編號(hào)。2.編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類(lèi)別、年份、順序等信息。3.例如：SM[年份][順序號(hào)]表示死亡醫(yī)學(xué)證明書(shū)類(lèi)檔案，其中SM為類(lèi)別代碼，[年份]為四位數(shù)字年份，[順序號(hào)]為三位數(shù)字順序號(hào)。五、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)。2.采用密集架或檔案柜進(jìn)行檔案存儲(chǔ)，便于檔案的存放和管理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。（二）保管要求1.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、借閱等情況。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.做好檔案庫(kù)房的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保檔案的安全。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，到檔案管理部門(mén)進(jìn)行查閱。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。4.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等。2.經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批同意后，方可借閱。3.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)對(duì)檔案的安全負(fù)責(zé)，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及個(gè)人隱私、敏感信息等的檔案，嚴(yán)格限制查閱和使用范圍。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。3.在檔案的整理、存儲(chǔ)、傳輸?shù)冗^(guò)程中，采取必要的保密技術(shù)措施。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防范，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，確保在突發(fā)情況下能夠及時(shí)有效地保護(hù)檔案安全。八、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保存價(jià)值、時(shí)效性等因素，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（二）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員組成。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見(jiàn)。對(duì)于死亡醫(yī)學(xué)證明書(shū)類(lèi)檔案，主要審查其完整性、準(zhǔn)確性以及與后續(xù)工作的關(guān)聯(lián)性。若死亡醫(yī)學(xué)證明書(shū)信息完整且已完成所有相關(guān)追溯、統(tǒng)計(jì)等工作，且在規(guī)定保存期限外，可考慮鑒定其失去保存價(jià)值。例如，一份死亡醫(yī)學(xué)證明書(shū)已超過(guò)規(guī)定的10年保存期限，且后續(xù)未發(fā)現(xiàn)與之相關(guān)的未決事項(xiàng)或新的統(tǒng)計(jì)需求，可初步判定其失去保存價(jià)值。對(duì)于死因監(jiān)測(cè)報(bào)告類(lèi)檔案，審查報(bào)告的時(shí)效性以及在統(tǒng)計(jì)分析中的作用。若某年度的死因監(jiān)測(cè)報(bào)告已完成其統(tǒng)計(jì)分析使命，且在后續(xù)工作中不再作為重要參考依據(jù)，同時(shí)已過(guò)規(guī)定保存期限，可列入鑒定范圍。如5年前的年度死因監(jiān)測(cè)報(bào)告，當(dāng)年的統(tǒng)計(jì)分析已完成，且后續(xù)未發(fā)現(xiàn)其對(duì)新的監(jiān)測(cè)趨勢(shì)分析有重要價(jià)值，可考慮鑒定。對(duì)于調(diào)查記錄類(lèi)檔案，根據(jù)調(diào)查結(jié)果是否已充分利用、調(diào)查對(duì)象的情況變化等判斷其價(jià)值。若一份針對(duì)特定群體死因調(diào)查的記錄，調(diào)查結(jié)果已在相關(guān)報(bào)告中充分體現(xiàn)，且該群體情況已無(wú)新變化，超過(guò)保存期限后，可鑒定其失去保存價(jià)值。對(duì)于其他類(lèi)檔案，如會(huì)議記錄、文件等，依據(jù)其對(duì)后續(xù)工作的指導(dǎo)意義、是否有新的政策法規(guī)替代等因素鑒定。若某次關(guān)于死因工作的會(huì)議記錄，會(huì)議討論的問(wèn)題已得到徹底解決，且新的會(huì)議記錄涵蓋了相同內(nèi)容，原記錄已過(guò)保存期限，可鑒定其失去保存價(jià)值。3.形成鑒定報(bào)告，明確需要銷(xiāo)毀的檔案清單。（三）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照鑒定報(bào)告進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、檔案清單等。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的死因工作檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，方便檔案的查閱和共享。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）系統(tǒng)安全與管理1.加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置