PAGE大連理工大學(xué)檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)大連理工大學(xué)檔案工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為學(xué)校各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)檔案工作的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于大連理工大學(xué)各單位、部門以及全體教職工和學(xué)生。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等各項活動中直接形成的對學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.維護(hù)檔案的真實性和完整性原則檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案形成的歷史原貌進(jìn)行收集、整理、保管和利用，不得篡改、偽造檔案。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)充分考慮利用需求，優(yōu)化檔案整理和保管方式，提高檔案利用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立檔案館，作為學(xué)校檔案工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)全校檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和檔案的集中保管與利用。（二）檔案館職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案工作規(guī)章制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管全校各門類檔案及有關(guān)資料，維護(hù)檔案的完整與安全。3.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案管理水平和利用效率。4.組織檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供服務(wù)。5.對全校各單位、部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，組織檔案工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。6.參與學(xué)校重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和規(guī)范整理。（三）各單位、部門檔案工作小組各單位、部門應(yīng)成立檔案工作小組，由本單位、部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，指定專人負(fù)責(zé)本單位、部門檔案的收集、整理、移交等工作，并接受學(xué)校檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。（四）各單位、部門檔案工作小組職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位、部門檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入工作計劃，明確檔案工作任務(wù)和責(zé)任人。2.按照學(xué)校檔案管理規(guī)定，做好本單位、部門各類文件材料的收集、整理、分類、裝訂等工作，確保檔案資料的齊全、完整。3.定期對本單位、部門檔案進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并按時向?qū)W校檔案館移交檔案。4.積極配合學(xué)校檔案館開展檔案利用工作，提供必要的檔案信息和服務(wù)。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.黨群工作類檔案：包括學(xué)校黨委、工會、團(tuán)委等組織在各項工作中形成的文件材料。2.行政管理類檔案：學(xué)校行政部門在行政管理活動中形成的文件材料，如學(xué)校規(guī)劃、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、人事管理、財務(wù)管理、資產(chǎn)管理等方面的文件。3.教學(xué)類檔案：涵蓋教學(xué)管理、教學(xué)實踐、課程建設(shè)、教材建設(shè)、學(xué)生學(xué)籍管理等教學(xué)活動中產(chǎn)生的各類文件。4.科學(xué)研究類檔案：科研項目立項、研究過程、成果鑒定、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)等科研活動中形成的文件資料。5.基本建設(shè)類檔案：學(xué)校基本建設(shè)項目從項目規(guī)劃、設(shè)計、施工到竣工驗收等全過程形成的文件。6.儀器設(shè)備類檔案：學(xué)校購置、使用、維護(hù)儀器設(shè)備過程中產(chǎn)生的文件，包括設(shè)備申購文件、合同、驗收報告等。7.外事工作類檔案：學(xué)校對外交流合作、國際教育、師生出國（境）等外事活動中形成的文件。8.財會類檔案：學(xué)校財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)工作中產(chǎn)生的文件。各單位、部門應(yīng)根據(jù)上述收集范圍，結(jié)合自身工作實際，明確本單位、部門檔案的具體收集內(nèi)容。（二）收集要求1.各單位、部門應(yīng)建立健全文件材料形成、積累、整理和歸檔制度，確保檔案收集工作的常態(tài)化、規(guī)范化。2.文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。3.對具有保存價值的電子文件，應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)資料，并確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。4.學(xué)校各專項工作或重大活動結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任單位應(yīng)及時將形成的文件材料整理歸檔，并移交學(xué)校檔案館。（三）歸檔時間1.當(dāng)年形成的檔案，一般應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.科研項目檔案應(yīng)在項目完成后兩個月內(nèi)歸檔。3.基本建設(shè)項目檔案應(yīng)在項目竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔。4.儀器設(shè)備檔案應(yīng)在設(shè)備驗收合格后一個月內(nèi)歸檔。（四）歸檔程序1.各單位、部門檔案工作人員按照檔案整理要求，對收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。2.編制檔案移交清單，一式兩份，一份由移交單位留存，一份隨檔案移交學(xué)校檔案館。3.檔案移交時，雙方應(yīng)按照移交清單進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后簽字蓋章。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法學(xué)校檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法進(jìn)行整理。1.年度：按照文件形成的年度進(jìn)行劃分。2.機(jī)構(gòu)（問題）：根據(jù)學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或文件反映的問題進(jìn)行分類。3.保管期限：根據(jù)檔案的保存價值，分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種保管期限。（三）整理要求1.遵循檔案整理的一般方法和技術(shù)規(guī)范，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號、編目等工作。2.同一全宗內(nèi)的檔案應(yīng)保持系統(tǒng)性和連續(xù)性，不同全宗的檔案不得混淆。3.檔案整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的文件材料，確保檔案的精煉和準(zhǔn)確。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。（四）編號與編目1.編號：按照分類方案對檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。2.編目：編制檔案目錄，包括全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、案卷號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目，確保檔案目錄準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容和存放位置。五、檔案的保管（一）保管場所學(xué)校檔案館應(yīng)具備符合檔案保管要求的專用庫房，庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等設(shè)施。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、消毒設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（三）檔案上架檔案應(yīng)按照編號順序上架存放，排列整齊，便于查找和利用。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放架位、層號等信息。（四）檔案保管期限劃分1.永久保管的檔案：凡是反映學(xué)校主要職能活動和歷史面貌的，對學(xué)校和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：在相當(dāng)長時期內(nèi)學(xué)校工作需要查考的檔案，列為長期保管。3.短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)學(xué)校工作需要查考的檔案，列為短期保管。（五）檔案定期清查與統(tǒng)計1.檔案館應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，及時掌握檔案工作動態(tài)。（六）檔案數(shù)字化與備份1.積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息資源的共享利用。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理制度。2.服務(wù)優(yōu)先原則：以服務(wù)學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作為宗旨，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，確保檔案信息的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.本校教職工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案。2.本校學(xué)生因?qū)W習(xí)、論文寫作等需要，可查閱與本人學(xué)習(xí)、研究相關(guān)的檔案。3.校外單位因工作需要，經(jīng)學(xué)校有關(guān)部門批準(zhǔn)，可查閱、借閱本校相關(guān)檔案。（三）利用方式1.查閱：利用者可到學(xué)校檔案館查閱檔案原件或復(fù)印件，檔案館應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并安排專人協(xié)助查閱。2.借閱：對確需借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還要求，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.出具證明：根據(jù)利用者的需求，檔案館可為其出具檔案證明，證明材料應(yīng)加蓋檔案館印章。（四）利用審批1.本校教職工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《大連理工大學(xué)檔案查閱（借閱）申請表》，經(jīng)所在單位、部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案館辦理手續(xù)。2.本校學(xué)生查閱檔案，應(yīng)憑本人學(xué)生證，填寫《大連理工大學(xué)檔案查閱申請表》，經(jīng)所在學(xué)院（系）輔導(dǎo)員簽字同意后，到檔案館辦理手續(xù)。3.校外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向?qū)W校檔案館提交查閱（借閱）申請函，說明查閱（借閱）目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門批準(zhǔn)后，方可到檔案館辦理手續(xù)。（五）利用登記與跟蹤1.檔案館應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、檔案名稱、查閱（借閱）期限等信息。2.對借閱檔案的利用者，檔案館應(yīng)進(jìn)行跟蹤管理，及時提醒歸還檔案，確保檔案按時歸還。（六）檔案利用的限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。2.未經(jīng)學(xué)校授權(quán)，任何單位和個人不得擅自公布或傳播學(xué)校檔案信息。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以維護(hù)學(xué)校和社會整體利益為出發(fā)點的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案館、紀(jì)檢監(jiān)察部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等為成員，負(fù)責(zé)組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定其保存價值。2.綜合評估法：結(jié)合檔案的形成背景、利用需求、學(xué)校發(fā)展規(guī)劃等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，確定其是否需要繼續(xù)保存。（四）保管期限調(diào)整根據(jù)檔案鑒定結(jié)果，對保管期限不當(dāng)?shù)臋n案進(jìn)行調(diào)整，確保檔案保管期限的合理性。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案館編制《大連理工大學(xué)檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.《大連理工大學(xué)檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《大連理工大學(xué)檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。八、檔案工作人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.熱愛檔案工作，具備良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。2.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識和技能。3.具備一定的計算機(jī)操作能力和信息化管理知識。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等日常工作，確保檔案工作的規(guī)范有序進(jìn)行。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案安全。3.積極開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校提供檔案利用服務(wù)。4.參與檔案業(yè)