PAGE檔案證章管理制度上墻一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案、證章的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，規(guī)范證章的使用流程，維護(hù)公司/組織的正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理和證章使用方面的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案和證章實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的部門或人員負(fù)責(zé)。2.安全保密原則：確保檔案和證章的安全，防止泄露、丟失和損壞，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.規(guī)范高效原則：建立健全規(guī)范的管理流程，提高檔案管理和證章使用的效率，確保各項(xiàng)工作有序開(kāi)展。二、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.人事檔案：?jiǎn)T工的個(gè)人基本信息、入職離職資料、薪資福利記錄、培訓(xùn)經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研等。5.其他檔案：如榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明、固定資產(chǎn)檔案等。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.對(duì)于日常工作中形成的各類文件、資料，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)整理，定期移交檔案管理部門。3.涉及重要項(xiàng)目或重大事件的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事件處理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將完整的檔案資料移交檔案管理部門。（三）檔案整理1.檔案管理部門收到移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄清單，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。3.對(duì)于破損、褪色的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。（四）檔案歸檔1.整理后的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案類別和時(shí)間順序進(jìn)行存放。2.建立檔案存放索引，便于快速查找和調(diào)閱檔案。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案的安全和可檢索性。（五）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份措施，防止檔案丟失或損壞。（六）檔案借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱檔案名稱及期限等。2.經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。5.借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。（七）檔案查閱1.因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意后，在指定地點(diǎn)查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。3.查閱人員如需摘抄或復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明用途。（八）檔案銷毀1.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見(jiàn)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在銷毀過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、時(shí)間等。4.銷毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查考。三、證章管理（一）證章種類及用途1.公司/組織公章：用于公司/組織對(duì)外簽訂合同、協(xié)議、文件等重要事項(xiàng)。（詳細(xì)說(shuō)明使用范圍）2.法人章：用于特定的法律文件或財(cái)務(wù)事項(xiàng)。（詳細(xì)說(shuō)明使用范圍）3.部門章：用于本部門內(nèi)部的文件、通知、報(bào)表等。（詳細(xì)說(shuō)明使用范圍）4.其他專用章：如發(fā)票專用章、合同專用章等，按照相關(guān)規(guī)定使用。（分別詳細(xì)說(shuō)明使用范圍）（二）證章制作與啟用1.證章的制作由公司/組織統(tǒng)一安排，選擇具有資質(zhì)信譽(yù)的制作單位。2.制作完成的證章應(yīng)進(jìn)行登記備案，記錄證章的名稱、編號(hào)、制作時(shí)間、啟用時(shí)間等信息。3.證章啟用前，應(yīng)在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行公示，明確證章的使用范圍和管理規(guī)定。（三）證章保管1.公司/組織公章、法人章由專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.證章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或安全的保管場(chǎng)所，確保證章的安全。3.部門章和其他專用章由各部門指定專人保管，并報(bào)檔案管理部門備案。（四）證章使用1.使用審批公司/組織公章、法人章的使用，需填寫《證章使用申請(qǐng)表》，注明使用事項(xiàng)、使用部門、使用人等信息。經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用。部門章和其他專用章的使用，由部門負(fù)責(zé)人審批。2.使用登記證章使用時(shí)，保管人員應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄使用時(shí)間、使用事項(xiàng)、使用人等信息。使用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。3.使用要求證章使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。證章使用人應(yīng)在使用現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督蓋章過(guò)程，確保蓋章內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。嚴(yán)禁在空白紙張或文件上加蓋證章。（五）證章交接1.證章保管人員因工作變動(dòng)等原因需要交接證章時(shí)，應(yīng)填寫《證章交接清單》，詳細(xì)記錄交接的證章名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息。2.交接雙方應(yīng)在監(jiān)交人的監(jiān)督下進(jìn)行當(dāng)面清點(diǎn)，確認(rèn)無(wú)誤后簽字確認(rèn)。3.交接清單應(yīng)一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，檔案管理部門留存一份。（六）證章停用與銷毀1.證章因損壞、遺失或其他原因需要停用的，由保管人員填寫《證章停用申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后辦理停用手續(xù)。2.停用的證章應(yīng)及時(shí)上繳檔案管理部門，由檔案管理部門統(tǒng)一保管。3.對(duì)于已停用且無(wú)保存價(jià)值的證章，由檔案管理部門提出銷毀意見(jiàn)，經(jīng)審批后進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄。四、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織設(shè)立檔案證章管理監(jiān)督小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.監(jiān)督小組定期對(duì)檔案證章管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.證章的制作、啟用、保管、使用、交接、停用與銷毀等環(huán)節(jié)是否規(guī)范。3.檔案證章管理的各項(xiàng)記錄是否完整、準(zhǔn)確。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，責(zé)令相關(guān)部門或人員限期整改。2.對(duì)違反檔案證章管理制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評(píng)教育、警告、罰款等。3.對(duì)于因違反制度給公司/組織造成損失的，應(yīng)