PAGE投標(biāo)書檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司投標(biāo)書檔案的管理，確保投標(biāo)書檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮投標(biāo)書檔案在公司經(jīng)營決策、項(xiàng)目投標(biāo)等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及投標(biāo)書編制、評(píng)審、存檔等相關(guān)活動(dòng)所產(chǎn)生的檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：投標(biāo)書檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映投標(biāo)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，對(duì)涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的投標(biāo)書檔案進(jìn)行保密管理。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善投標(biāo)書檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)投標(biāo)書檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立投標(biāo)書檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，方便檔案的查閱和檢索。4.定期對(duì)投標(biāo)書檔案進(jìn)行檢查、鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門提供投標(biāo)書檔案的查閱服務(wù)，并對(duì)查閱情況進(jìn)行登記。6.配合公司內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門對(duì)投標(biāo)書檔案的查閱和使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門投標(biāo)書檔案的收集、整理和初步審核工作，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.按照檔案管理部門的要求，提供相關(guān)的檔案資料和信息，協(xié)助檔案管理部門做好檔案管理工作。3.在項(xiàng)目投標(biāo)過程中，嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范檔案的形成和保管，確保檔案的質(zhì)量。4.對(duì)本部門查閱和使用的投標(biāo)書檔案負(fù)責(zé)，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目投標(biāo)書的編制工作，確保投標(biāo)書內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.在項(xiàng)目投標(biāo)過程中，督促相關(guān)人員及時(shí)整理和保存與投標(biāo)項(xiàng)目有關(guān)的各類文件資料，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行移交。3.對(duì)本項(xiàng)目投標(biāo)書檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，配合檔案管理部門做好檔案的審核和管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.投標(biāo)項(xiàng)目前期調(diào)研資料，包括市場分析報(bào)告、競爭對(duì)手資料、項(xiàng)目背景資料等。2.投標(biāo)書編制過程中形成的各類文件，如投標(biāo)文件初稿、修改稿、審核記錄、專家意見等。3.與招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)等相關(guān)單位往來的文件，如招標(biāo)文件、答疑文件、投標(biāo)邀請(qǐng)函、中標(biāo)通知書等。4.項(xiàng)目投標(biāo)過程中的會(huì)議記錄、談判紀(jì)要、電話記錄等。5.其他與投標(biāo)項(xiàng)目有關(guān)的文件資料，如資質(zhì)證明文件、業(yè)績證明文件、財(cái)務(wù)狀況證明文件等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在投標(biāo)項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將本項(xiàng)目的投標(biāo)書檔案資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式正確、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.按照投標(biāo)項(xiàng)目的類別和時(shí)間順序，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.每份檔案資料應(yīng)編制頁碼，并填寫檔案目錄，注明文件名稱、日期、來源等信息。3.對(duì)于同一項(xiàng)目的不同版本投標(biāo)書，應(yīng)按照修改時(shí)間順序排列，并注明修改內(nèi)容和修改原因。4.對(duì)涉及多個(gè)項(xiàng)目的綜合性文件，應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行拆分，并分別歸入相應(yīng)項(xiàng)目的檔案中。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.業(yè)務(wù)部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將初步整理好的投標(biāo)書檔案資料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行審核，檢查檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對(duì)于不符合要求的檔案資料，退回業(yè)務(wù)部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行補(bǔ)充完善。3.審核通過的檔案資料，由檔案管理部門按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類編號(hào)，并填寫檔案盒封面和脊背信息。4.將歸檔后的檔案資料放入檔案庫房的相應(yīng)位置，并建立檔案臺(tái)賬，記錄檔案的入庫時(shí)間、保管期限、存放位置等信息。（二）保管期限1.投標(biāo)書檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括涉及公司重大利益、具有重要?dú)v史價(jià)值和法律意義的投標(biāo)書檔案。長期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括公司一般項(xiàng)目的投標(biāo)書檔案以及對(duì)公司經(jīng)營決策有一定參考價(jià)值的檔案。短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括公司一般性項(xiàng)目的投標(biāo)書檔案以及時(shí)效性較強(qiáng)的檔案。2.檔案保管期限的確定，由檔案管理部門根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和完整。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱流程1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱投標(biāo)書檔案時(shí)，應(yīng)填寫《投標(biāo)書檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.將《投標(biāo)書檔案查閱申請(qǐng)表》提交檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）借閱流程1.因特殊原因需要借閱投標(biāo)書檔案的，應(yīng)填寫《投標(biāo)書檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后辦理借閱手續(xù)，向借閱人員發(fā)放《投標(biāo)書檔案借閱證》，并將檔案交借閱人員帶走。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。如需延長借閱時(shí)間，應(yīng)提前向檔案管理部門辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）查閱與借閱限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的投標(biāo)書檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱和借閱。2.查閱和借閱投標(biāo)書檔案的人員，必須嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)投標(biāo)書檔案的查閱和借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的投標(biāo)書檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。2.鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織公司內(nèi)部相關(guān)部門的專業(yè)人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要程度、歷史價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，提出鑒定意見。3.鑒定意見應(yīng)填寫在《投標(biāo)書檔案鑒定表》上，經(jīng)鑒定小組組長簽字確認(rèn)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）銷毀流程1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀的投標(biāo)書檔案，由檔案管理部門編制《投標(biāo)書檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.銷毀工作應(yīng)在檔案管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，并由監(jiān)銷人員和檔案管理人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《投標(biāo)書檔案銷毀清單》應(yīng)與檔案臺(tái)賬一起保存，以備查閱。七、檔案的信息化管理（一）建立檔案數(shù)據(jù)庫1.檔案管理部門應(yīng)建立投標(biāo)書檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案資料錄入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理。2.檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印等功能，方便檔案的管理和利用。3.檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。（二）電子檔案管理1.對(duì)電子檔案應(yīng)按照紙