PAGE文書檔案清單管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文書檔案的管理，確保文書檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類文書檔案的管理，包括但不限于文件、報(bào)告、合同、協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文書檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則：各部門應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地將形成的文書檔案移交綜合管理部門，保證檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案檢索和利用體系，方便公司內(nèi)部人員查閱和使用檔案。二、文書檔案清單管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善文書檔案清單管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管公司各部門移交的文書檔案，建立檔案清單。3.負(fù)責(zé)對(duì)檔案清單進(jìn)行維護(hù)和更新，確保清單信息的準(zhǔn)確性和完整性。4.負(fù)責(zé)為公司內(nèi)部人員提供檔案查閱和借閱服務(wù)，并做好登記和記錄。5.負(fù)責(zé)對(duì)檔案的安全保密工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保檔案信息安全。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文書檔案的收集、整理和歸檔工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交綜合管理部門。2.負(fù)責(zé)對(duì)本部門移交的文書檔案進(jìn)行分類、編號(hào)和編目，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.負(fù)責(zé)配合綜合管理部門做好檔案的查閱和借閱工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。三、文書檔案清單的建立（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文書檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集范圍包括本部門在工作中形成的各類文件、報(bào)告、合同、協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要等。3.檔案收集時(shí)，應(yīng)按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，并填寫檔案收集清單。（二）檔案整理1.綜合管理部門收到各部門移交的文書檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。2.檔案整理應(yīng)按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類，確保檔案分類合理、便于查找。3.檔案整理時(shí)，應(yīng)去除文件中的金屬物、裝訂不牢固的紙張等，對(duì)破損的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.檔案整理完成后，應(yīng)按照檔案的編號(hào)順序進(jìn)行排列，并編制檔案目錄。（三）檔案編號(hào)1.文書檔案應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.檔案編號(hào)應(yīng)按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行編制，例如：“A2023001”，其中“A”表示檔案類別，“2023”表示年度，“001”表示該年度該類別檔案的順序號(hào)。3.檔案編號(hào)應(yīng)在檔案整理完成后及時(shí)進(jìn)行編制，并在檔案目錄和檔案清單中注明。（四）檔案編目1.檔案編目應(yīng)包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。2.檔案編目應(yīng)按照檔案的編號(hào)順序進(jìn)行編制，并形成檔案目錄清單。3.檔案目錄清單應(yīng)一式兩份，一份由綜合管理部門留存，一份交各部門備查。（五）檔案清單建立1.綜合管理部門應(yīng)根據(jù)檔案整理、編號(hào)和編目情況，建立文書檔案清單。2.檔案清單應(yīng)包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限、存放位置等信息。3.檔案清單應(yīng)按照檔案的類別、年度等進(jìn)行分類編制，并形成電子和紙質(zhì)兩種版本。4.檔案清單應(yīng)定期進(jìn)行更新和維護(hù)，確保清單信息的準(zhǔn)確性和完整性。四、文書檔案的保管（一）保管期限劃分1.文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案包括公司重要的文件、報(bào)告、合同、協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要等，以及具有歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案。3.定期保管的檔案期限分為3年、5年、10年、15年、20年等，具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。（二）保管場(chǎng)所要求1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放文書檔案。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等。（三）檔案存放方式1.文書檔案應(yīng)按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，確保檔案存放有序、便于查找。2.檔案存放應(yīng)遵循從左到右、從上到下的順序，按照檔案編號(hào)順序排列。3.檔案存放時(shí)，應(yīng)注意避免檔案受到擠壓、碰撞等損壞，確保檔案的完整性。（四）檔案保管期限變更1.檔案保管期限需要變更時(shí)，應(yīng)由綜合管理部門提出申請(qǐng)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案保管期限變更后，應(yīng)及時(shí)在檔案清單和檔案目錄中進(jìn)行調(diào)整，并做好記錄。（五）檔案清查盤點(diǎn)1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)文書檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量與檔案清單一致。2.檔案清查盤點(diǎn)應(yīng)每年進(jìn)行一次，清查盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。3.如發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)量不符或檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、文書檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限與流程1.公司內(nèi)部人員查閱文書檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.檔案查閱申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部門審批。3.綜合管理部門根據(jù)檔案查閱申請(qǐng)表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記和記錄。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)查閱檔案，并在查閱完畢后及時(shí)歸還檔案。（二）借閱權(quán)限與流程1.公司內(nèi)部人員借閱文書檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息。2.檔案借閱申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部門審批。3.綜合管理部門根據(jù)檔案借閱申請(qǐng)表，為借閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好借閱登記和記錄。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向綜合管理部門申請(qǐng)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。（三）查閱與借閱記錄1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案查閱與借閱記錄臺(tái)賬，記錄查閱與借閱人員的姓名、部門、查閱與借閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱與借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.檔案查閱與借閱記錄臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，保存期限與檔案保管期限一致。（四）特殊情況處理1.如因工作需要，需查閱或借閱涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行查閱或借閱。2.如發(fā)現(xiàn)檔案查閱或借閱過(guò)程中存在違規(guī)行為，綜合管理部門應(yīng)及時(shí)制止，并報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處理。六、文書檔案的銷毀（一）銷毀條件1.文書檔案保管期滿，且已無(wú)保存價(jià)值的，可以進(jìn)行銷毀。2.因保管不善等原因?qū)е聶n案損壞、丟失，且無(wú)法修復(fù)或補(bǔ)充的，可以進(jìn)行銷毀。3.涉及公司機(jī)密的檔案，如已解密且無(wú)保存價(jià)值的，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀審批流程1.檔案銷毀前，應(yīng)由綜合管理部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，綜合管理部門應(yīng)組織實(shí)施檔案銷毀工作。（三）銷毀方式1.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。2.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。（四）銷毀記錄