PAGE體制內(nèi)檔案管理制度一、總則（一）目的本檔案管理制度旨在規(guī)范體制內(nèi)各類檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為體制內(nèi)各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供可靠的信息支持，維護(hù)組織的歷史真實(shí)面貌，保障組織和個(gè)人的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于體制內(nèi)所有部門、單位及其工作人員在履行職責(zé)過(guò)程中形成的各類檔案，包括但不限于文書(shū)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則體制內(nèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映體制內(nèi)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保持檔案內(nèi)容的原始性和真實(shí)性，確保檔案的完整性，不遺漏重要信息。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，防止檔案信息的泄露。4.方便利用原則建立健全檔案利用制度，優(yōu)化檔案檢索工具和服務(wù)方式，為體制內(nèi)工作人員和社會(huì)公眾提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)體制內(nèi)檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和具體實(shí)施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集負(fù)責(zé)定期收集各部門、單位形成的檔案，督促相關(guān)人員及時(shí)移交應(yīng)歸檔的文件材料，確保檔案收集的完整性和及時(shí)性。2.檔案整理按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和整理規(guī)范，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案保管妥善保管檔案實(shí)體，確保檔案存放環(huán)境符合要求，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。4.檔案鑒定定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價(jià)值的檔案，及時(shí)對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行處置。5.檔案統(tǒng)計(jì)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.檔案利用負(fù)責(zé)接待檔案查閱利用者，按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記和跟蹤反饋工作，確保檔案利用的合規(guī)性和安全性。7.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化管理工作，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、檢索和數(shù)字化處理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的效率和水平。8.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)對(duì)體制內(nèi)各部門、單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.文書(shū)檔案包括上級(jí)機(jī)關(guān)文件、本級(jí)機(jī)關(guān)文件、下級(jí)機(jī)關(guān)文件、內(nèi)部文件等，涵蓋各類公文、函件、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)等。2.人事檔案?jìng)€(gè)人履歷、學(xué)歷學(xué)位、考核評(píng)價(jià)、工資待遇、獎(jiǎng)懲情況、黨團(tuán)關(guān)系等相關(guān)材料。3.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)決算等資料。4.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)各部門、單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)，收集與業(yè)務(wù)工作相關(guān)的合同協(xié)議、項(xiàng)目文件、業(yè)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料、客戶資料等。5.科技檔案科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究過(guò)程、成果鑒定等方面的文件材料，以及設(shè)備儀器的購(gòu)置、使用、維護(hù)等檔案。（二）歸檔要求1.文件材料齊全完整各部門、單位應(yīng)確保歸檔的文件材料齊全，能夠全面反映工作活動(dòng)的全過(guò)程，不得遺漏重要文件。2.文件格式規(guī)范歸檔文件應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的格式，字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，電子文件應(yīng)符合相關(guān)電子檔案管理要求。3.整理及時(shí)準(zhǔn)確各部門、單位應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)整理應(yīng)歸檔的文件材料，按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，確保歸檔文件的準(zhǔn)確性。（三）歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度文件材料的歸檔工作。2.人事檔案根據(jù)人事變動(dòng)情況及時(shí)歸檔，確保人事檔案信息的實(shí)時(shí)更新。3.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)年度終了后，按照國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)檔案保管期限的規(guī)定及時(shí)整理歸檔。4.業(yè)務(wù)檔案業(yè)務(wù)項(xiàng)目結(jié)束后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成檔案的整理歸檔工作，一般不超過(guò)項(xiàng)目結(jié)束后的一個(gè)月。5.科技檔案科研項(xiàng)目完成后，應(yīng)在三個(gè)月內(nèi)完成歸檔；設(shè)備儀器驗(yàn)收合格后，應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)歸檔相關(guān)文件材料。四、檔案的整理與分類（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性，便于檔案的保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法將檔案按年度分開(kāi)，不同年度的檔案分別整理存放。2.組織機(jī)構(gòu)分類法根據(jù)體制內(nèi)各部門、單位的職能和隸屬關(guān)系，將檔案按組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。3.問(wèn)題分類法按照檔案反映的問(wèn)題或主題進(jìn)行分類，同一問(wèn)題的檔案集中在一起。（三）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書(shū)檔案按照《歸檔文件整理規(guī)則》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合體制內(nèi)實(shí)際情況，將文書(shū)檔案分為黨群工作、行政管理工作、業(yè)務(wù)工作等類別，再按年度、保管期限等進(jìn)行細(xì)分。2.人事檔案按照國(guó)家有關(guān)人事檔案管理規(guī)定，分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資待遇材料、出國(guó)（境）材料、其他材料等類別。3.財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法，分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等類別，并按年度、保管期限進(jìn)行整理。4.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)各部門、單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定具體的業(yè)務(wù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，如業(yè)務(wù)項(xiàng)目檔案可按項(xiàng)目名稱、階段等進(jìn)行分類。5.科技檔案按照科研項(xiàng)目檔案管理規(guī)范，分為科研項(xiàng)目檔案、設(shè)備儀器檔案等類別，科研項(xiàng)目檔案再按項(xiàng)目周期、研究階段等進(jìn)行細(xì)分。（四）編號(hào)與編目1.編號(hào)對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號(hào)方法可采用全宗號(hào)、年度號(hào)、保管期限號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)等多級(jí)編號(hào)方式。2.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)詳細(xì)記錄案卷編號(hào)、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁(yè)數(shù)等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)記錄文件編號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等信息，以便于檔案的檢索和利用。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房建設(shè)檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能，配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)備等。2.檔案裝具選擇根據(jù)檔案的特點(diǎn)和保管要求，選擇合適的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。檔案裝具應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，具有足夠的強(qiáng)度和穩(wěn)定性，能夠有效保護(hù)檔案。（二）保管要求1.檔案存放按照檔案分類編號(hào)順序，將檔案整齊存放在檔案裝具中，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于查找和管理。2.溫濕度控制檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。定期對(duì)庫(kù)房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)節(jié)，確保檔案存放環(huán)境符合要求。3.防火防盜加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。安裝防盜報(bào)警裝置，確保檔案庫(kù)房的安全。4.防蟲(chóng)防鼠采取有效的防蟲(chóng)防鼠措施，如放置防蟲(chóng)藥品、封堵鼠洞等，防止檔案受到蟲(chóng)害和鼠害的破壞。5.檔案清點(diǎn)與檢查定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)、內(nèi)容等是否準(zhǔn)確無(wú)誤，檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（三）檔案數(shù)字化1.數(shù)字化規(guī)劃制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，明確數(shù)字化的范圍、目標(biāo)、步驟和要求，確保檔案數(shù)字化工作有序進(jìn)行。2.數(shù)字化流程包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)備份等環(huán)節(jié)。掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；圖像處理應(yīng)進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等操作；數(shù)據(jù)掛接應(yīng)確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系準(zhǔn)確無(wú)誤；存儲(chǔ)備份應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.數(shù)字化成果管理建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理，提供便捷的檢索和利用服務(wù)。同時(shí)，對(duì)數(shù)字化檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范管理，確保元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合體制內(nèi)工作實(shí)際，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行科學(xué)鑒定，確保既不遺漏重要檔案，又不保留無(wú)價(jià)值的檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，確定其保存價(jià)值。2.綜合評(píng)估法綜合考慮檔案的形成背景、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行全面評(píng)估。（四）保管期限劃分1.永久保管反映體制內(nèi)重要職能活動(dòng)、歷史面貌、具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如重要的法規(guī)性文件、重大事件的文件材料、重要的人事任免文件等，應(yīng)永久保管。2.定期保管根據(jù)檔案的重要程度和利用頻率，定期保管檔案的保管期限分為30年、10年等。（五）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的題名、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.審批銷毀清冊(cè)報(bào)經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審批同意后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀實(shí)施由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀記錄對(duì)檔案銷毀情況進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人等信息，并存檔備查。七、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍體制內(nèi)工作人員因工作需要，可查閱、借閱本單位保管的檔案；外單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱利用者可在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記建立檔案利用登記