PAGE代建公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強代建公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于代建公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指代建公司在從事代建項目管理活動中直接形成的、對公司和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則代建公司檔案工作實行集中統一管理，由綜合管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案應如實反映代建公司各項工作的實際情況，保證檔案內容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集代建公司在項目管理過程中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司機密和商業(yè)秘密的檔案進行妥善保管，防止檔案信息的泄露。5.方便利用原則建立科學合理的檔案管理體系，提高檔案的檢索效率，方便公司內部各部門及相關人員查閱和利用檔案。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的集中統一管理，接收、收集、整理、保管、鑒定、統計和銷毀公司的檔案資料。3.建立健全檔案管理工作網絡，指導和監(jiān)督各部門的檔案工作，組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。4.負責檔案信息資源的開發(fā)利用，編制檔案檢索工具和參考資料，為公司各項工作提供檔案信息服務。5.負責檔案信息化建設，推進檔案管理的數字化、網絡化，提高檔案管理的效率和水平。6.負責檔案庫房的安全管理，配備必要的檔案保管設備，確保檔案的安全與完整。（二）各部門職責1.負責本部門形成檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負責檔案管理，并接受綜合管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案資料移交綜合管理部門集中保管，確保檔案的齊全完整。3.積極配合綜合管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協助和支持。（三）檔案管理人員職責1.認真學習和貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，熱愛檔案工作，遵守職業(yè)道德。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的保管工作，定期對檔案進行檢查、核對，發(fā)現問題及時處理，確保檔案的安全與完整。4.負責檔案的信息化錄入工作，保證檔案信息的準確、及時、完整，提高檔案檢索和利用效率。5.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司各項工作提供檔案信息服務，根據需要編制檔案檢索工具和參考資料。6.嚴格遵守檔案保密制度，不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案，確保檔案信息安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目立項批復、土地出讓合同等。2.勘察設計文件包括地質勘察報告、初步設計文件、施工圖設計文件、設計變更通知等。3.項目管理文件包括項目代建合同、項目管理規(guī)劃、項目進度計劃、質量控制文件、安全管理文件、成本控制文件等。4.工程招投標文件包括招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書等。5.工程建設文件包括施工許可證、工程開工報告、工程竣工報告、工程竣工驗收備案表、工程質量保修書等。6.工程監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀要、工程質量評估報告等。7.工程竣工驗收文件包括工程竣工驗收報告、工程竣工決算報告、工程竣工圖、工程設備清單等。8.其他文件包括與項目有關的會議紀要、來往信函、請示報告、統計報表、聲像資料等。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類文件資料，確保檔案的齊全完整。2.對于重要文件和資料，應實行原件歸檔；對于無法取得原件的，應保存具有法律效力的復印件，并注明原件存放處。3.收集的文件資料應字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，載體應符合檔案保管要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照代建項目的不同階段和類別，對檔案進行分類整理，同一項目的檔案應集中整理，不同項目的檔案應分別整理。3.歸檔文件應齊全完整，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。（四）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時間、內容等因素，將檔案分為項目前期文件、勘察設計文件、項目管理文件、工程招投標文件、工程建設文件、工程監(jiān)理文件、工程竣工驗收文件、其他文件等大類，每大類下再根據具體情況進行細分。2.編號對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于檔案的查找和管理。編號可采用“年度類別順序號”的格式，如“2023PM001”，其中“2023”表示年度，“PM”表示項目管理文件類別，“001”表示該類別下的順序號。3.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容，以便于檔案的檢索和利用。4.裝訂對紙質檔案進行裝訂，裝訂應整齊牢固，不掉頁、不壓字，便于翻閱和保管。四、檔案的保管（一）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指對代建公司和社會具有長遠保存價值的檔案，主要包括項目立項批復、土地出讓合同、代建合同、工程竣工驗收備案表、工程竣工決算報告等。3.長期保管的檔案是指對代建公司在一定時期內具有查考利用價值的檔案，保管期限為10年至50年，主要包括項目前期文件、勘察設計文件、項目管理文件、工程招投標文件、工程建設文件、工程監(jiān)理文件等。4.短期保管的檔案是指對代建公司在較短時間內具有查考利用價值的檔案，保管期限為1年至10年，主要包括一般性的來往信函、請示報告、統計報表等。（二）保管要求1.綜合管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準，防止檔案因受潮、發(fā)霉、蟲蛀、鼠咬等原因損壞。3.對電子檔案應進行備份存儲，備份介質應定期進行檢查和更新，防止電子檔案數據丟失。4.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和核對，發(fā)現問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，確保檔案的完整和可讀。5.嚴格遵守檔案保密制度，非檔案管理人員未經許可不得進入檔案庫房。檔案庫房應安裝門禁系統和監(jiān)控設備，確保檔案庫房的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關檔案鑒定的規(guī)定和標準，結合代建公司的實際情況，對檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、客觀、公正的原則，確保檔案鑒定結果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，成員包括檔案管理人員、各部門負責人及相關業(yè)務人員。檔案鑒定工作小組負責對檔案的保管期限進行鑒定，提出檔案銷毀意見。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應根據檔案的內容、來源、時間、重要程度等因素，對檔案進行逐卷審查，確定檔案的保管期限。2.對于保管期限已滿的檔案，應重點審查其是否仍具有查考利用價值。對于仍具有查考利用價值的檔案，應延長其保管期限；對于已失去查考利用價值的檔案，應提出銷毀意見。3.在鑒定過程中，應充分聽取各部門及相關業(yè)務人員的意見，確保鑒定結果的科學性和合理性。（四）銷毀程序1.經檔案鑒定工作小組鑒定后，確需銷毀的檔案，由綜合管理部門編制檔案銷毀清冊，清冊應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容。2.檔案銷毀清冊經公司分管領導審批后，方可進行檔案銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行銷毀。銷毀過程中應進行現場監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀后，應在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期，并由監(jiān)銷人員簽字確認。檔案銷毀清冊應永久保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱重要檔案或涉及公司機密的檔案，需經公司分管領導批準。3.外部單位查閱檔案應持有單位介紹信，并經公司分管領導批準，由綜合管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱要求1.查閱檔案應在綜合管理部門指定的地點進行，不得將檔案帶出檔案庫房。2.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、拆卷等。3.如需復印檔案，應經綜合管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理復印手續(xù)。復印的檔案應與原件核對無誤，并加蓋綜合管理部門的印章。4.查閱檔案人員應嚴格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內容。（三）利用服務1.綜合管理部門應積極為公司內部各部門及相關人員提供檔案查閱和利用服務，根據需要編制檔案檢索工具和參考資料，提高檔案信息的利用效率。2.對于涉及項目決策、工程建設、質量安全、成本控制等重要事項的檔案，應及時提供給相關部門和人員查閱，為公司各項工作提供有力支持。3.定期對檔案利用情況進行統計分析，了解檔案的利用需求和利用效果，為檔案管理工作的改進提供依據。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立代建公司檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。2.逐步實現檔案信息資源的共享，為公司內部各部門及相關人員提供便捷的檔案信息服務。（二）信息化管理要求1.檔案管理信息系統應具備檔案錄入、存儲、檢索、統計、借閱、審批、鑒定、銷毀等功能，滿足檔案管理工作的需要。2.檔案管理人員應按照檔案管理信息系統的操作規(guī)范，及時將檔案信息錄入系統，確保檔案信息的準確、完整和及時更新。3.加強對檔案管理信息系統的安全管理，設置用戶權限，防止未經授權的人員訪問和修改檔案信息。定期對系統進行維護和備份，確保系統的穩(wěn)定運行。（三）電子檔案管理1.電子檔案應與