PAGE棚戶區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)棚戶區(qū)改造項(xiàng)目檔案管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在棚戶區(qū)改造工作中的憑證和參考作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織參與的所有棚戶區(qū)改造項(xiàng)目檔案的管理，包括項(xiàng)目規(guī)劃、拆遷安置、工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的各類文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則棚戶區(qū)改造項(xiàng)目檔案由公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案資料應(yīng)如實(shí)反映棚戶區(qū)改造項(xiàng)目的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容真實(shí)，嚴(yán)禁弄虛作假。3.同步歸檔原則檔案管理工作應(yīng)與棚戶區(qū)改造項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步進(jìn)行，確保檔案資料的及時(shí)收集、整理和歸檔。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的規(guī)定，確保檔案資料不丟失、不損壞、不泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織的棚戶區(qū)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)棚戶區(qū)改造項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對(duì)各部門和項(xiàng)目組的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目檔案的收集、整理和歸檔工作，確保項(xiàng)目檔案資料的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)。2.對(duì)項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)，督促項(xiàng)目工作人員按照檔案管理要求做好各項(xiàng)工作。3.配合檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收和移交工作。（三）項(xiàng)目工作人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理和保管本崗位工作中形成的各類文件材料，并及時(shí)移交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。2.嚴(yán)格按照檔案管理要求，做好文件材料的分類、編號(hào)、裝訂等工作，確保文件材料的質(zhì)量。3.積極配合檔案管理部門的工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、土地征收文件等。2.拆遷安置文件拆遷安置協(xié)議、補(bǔ)償清單、安置房源信息、被拆遷戶資料等。3.工程建設(shè)文件工程招投標(biāo)文件、施工合同、施工圖紙、工程變更通知、工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程進(jìn)度報(bào)表等。4.竣工驗(yàn)收文件竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算審計(jì)報(bào)告、工程質(zhì)量保修書等。5.其他文件與棚戶區(qū)改造項(xiàng)目有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)批示、往來(lái)信函、媒體報(bào)道等。（二）收集要求1.項(xiàng)目工作人員應(yīng)及時(shí)收集本崗位工作中形成的各類文件材料，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制歸檔，即同時(shí)保存紙質(zhì)檔案和電子檔案。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，嚴(yán)禁使用易褪色材料書寫。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為項(xiàng)目前期、拆遷安置、工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收等幾大類。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂將每份文件材料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。2.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，手續(xù)完備，裝訂整齊，編目準(zhǔn)確。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的質(zhì)量。（二）保管期限1.永久保管涉及棚戶區(qū)改造項(xiàng)目的重要文件、合同、協(xié)議、產(chǎn)權(quán)證書等，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管工程建設(shè)項(xiàng)目的主要文件、竣工驗(yàn)收文件等，保管期限為[X]年。3.短期保管一般性文件材料，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類方法進(jìn)行分類存儲(chǔ)，同時(shí)建立電子檔案目錄和索引，便于檢索和利用。五、檔案利用與借閱（一）利用范圍及方式1.利用范圍本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要可查閱、借閱棚戶區(qū)改造項(xiàng)目檔案；外部單位因法律法規(guī)規(guī)定或工作需要查閱檔案的，須經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.利用方式查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出；借閱檔案須填寫借閱登記表，注明借閱期限和歸還日期，按時(shí)歸還。（二）借閱審批流程1.內(nèi)部人員借閱由借閱人填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后予以借閱。2.外部單位借閱外部單位借閱檔案，須提交書面申請(qǐng)函，注明借閱目的和范圍，經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和方式歸還檔案，并不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。（三）利用登記與跟蹤1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、檔案內(nèi)容等信息。2.對(duì)借閱的檔案進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)提醒借閱人按時(shí)歸還檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定依據(jù)1.國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.本公司/組織的檔案管理制度和保管期限規(guī)定。（二）鑒定組織與程序1.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。2.鑒定程序定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，提出鑒定意見(jiàn)，確定檔案的存毀。（三）銷毀審批與執(zhí)行1.銷毀審批經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，由檔案管理部門填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，報(bào)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.銷毀執(zhí)行檔案銷毀應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同監(jiān)銷。銷毀過(guò)程中應(yīng)做好記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)？銷毀檔案的名稱、數(shù)量等信息。銷毀記錄應(yīng)保存[X]年。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的棚戶區(qū)改造項(xiàng)目檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入將檔案的題名、日期、保管期限等信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立電子檔案目錄。4.掛接存儲(chǔ)將處理后的電子檔案與對(duì)應(yīng)的目錄信息進(jìn)行掛接，存儲(chǔ)在檔案信息化管理系統(tǒng)中。（三）系統(tǒng)功能與應(yīng)用1.系統(tǒng)功能檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、備份等功能，同時(shí)應(yīng)具有權(quán)限管理、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息的安全。應(yīng)用本公司/組織內(nèi)部人員可通過(guò)檔案信息化管理系統(tǒng)查閱、借閱檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速共享和利用。外部單位經(jīng)授權(quán)后也可通過(guò)系統(tǒng)查閱相關(guān)檔案信息。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。3.檔案信息化建設(shè)情況。（二）檢查方式與頻率1.檢查方式定期檢查與不定期抽查相結(jié)合。定期檢查每年進(jìn)行一次，由檔案管理部門組織實(shí)施；不定期抽查根據(jù)工作需要隨時(shí)進(jìn)行。2.檢查頻率定期檢查應(yīng)覆蓋本公司/組織所有棚戶區(qū)改造項(xiàng)目檔案；不定期抽查應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況確定抽查范圍和數(shù)量。（三）問(wèn)題整改與反饋1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改