PAGE審計(jì)科檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)審計(jì)科檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在審計(jì)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于審計(jì)科在各項(xiàng)審計(jì)工作中形成的各類檔案，包括審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)工作底稿、審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定書、審計(jì)移送處理書等相關(guān)資料。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則審計(jì)科檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映審計(jì)工作的全過程，保證檔案資料的完整性，不得遺漏、篡改重要信息。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的保密性和安全性。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于審計(jì)人員及相關(guān)部門查閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）審計(jì)科負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)審計(jì)科檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。2.監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。3.審核重要檔案的保管期限、密級(jí)等，確保檔案管理符合規(guī)定要求。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、銷毀等具體工作。2.按照檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，確保檔案管理的規(guī)范化。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，保證檔案的完整和安全，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。4.為檔案利用者提供必要的服務(wù)，協(xié)助查閱和使用檔案資料。（三）審計(jì)人員職責(zé)1.在審計(jì)工作過程中，及時(shí)將形成的各類檔案資料移交檔案管理人員，確保檔案資料的及時(shí)歸檔。2.對(duì)歸檔的檔案資料進(jìn)行初步整理和核對(duì)，保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。3.遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.審計(jì)項(xiàng)目從計(jì)劃階段開始，包括審計(jì)立項(xiàng)審批文件、審計(jì)通知書、審計(jì)工作方案等。2.審計(jì)實(shí)施過程中形成的審計(jì)工作底稿、審計(jì)證據(jù)、審計(jì)記錄、被審計(jì)單位反饋意見等。3.審計(jì)報(bào)告階段的審計(jì)報(bào)告初稿、征求意見稿、被審計(jì)單位書面意見、審計(jì)報(bào)告定稿等。4.審計(jì)決定書、審計(jì)移送處理書等審計(jì)結(jié)論性文件。5.與審計(jì)項(xiàng)目相關(guān)的會(huì)議記錄、往來文件、函件、電子數(shù)據(jù)等資料。（二）收集要求1.審計(jì)人員應(yīng)在審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案資料移交檔案管理人員。2.移交的檔案資料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.電子數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在規(guī)定的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并注明數(shù)據(jù)來源、內(nèi)容摘要等信息。（三）整理方法1.分類按照審計(jì)項(xiàng)目類別、審計(jì)年度等進(jìn)行分類。審計(jì)項(xiàng)目類別可分為財(cái)務(wù)收支審計(jì)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查等；審計(jì)年度按照公歷年度劃分。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度和順序號(hào)。例如，財(cái)務(wù)收支審計(jì)項(xiàng)目檔案編號(hào)格式為：CWSZ[審計(jì)年度][順序號(hào)]，其中CWSZ代表財(cái)務(wù)收支審計(jì)。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。檔案題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，日期為檔案形成日期。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.檔案管理人員按照分類編號(hào)的方法，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行進(jìn)一步整理和核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2.將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。3.按照檔案類別和年度順序，將檔案盒存放在檔案柜中，建立檔案存放索引，便于查找和管理。（二）保管期限1.永久保管涉及重大違法違紀(jì)問題、對(duì)公司/組織有重大影響的審計(jì)項(xiàng)目檔案，以及法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)永久保存的檔案資料。2.定期保管定期保管期限分為[X]年和[X]年。一般審計(jì)項(xiàng)目檔案保管期限為[X]年，一般性往來文件、會(huì)議記錄等檔案保管期限為[X]年。3.保管期限的確定按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況執(zhí)行，如有特殊情況需延長(zhǎng)或縮短保管期限，應(yīng)經(jīng)審計(jì)科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)與原存儲(chǔ)介質(zhì)分開存放，并定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。五、檔案的借閱與利用（一）借閱范圍1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)人員因工作需要查閱審計(jì)檔案。2.公司/組織其他部門因工作需要，經(jīng)審計(jì)科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后查閱相關(guān)審計(jì)檔案。3.外部單位因?qū)徲?jì)監(jiān)督、檢查等工作需要，按照規(guī)定程序辦理借閱手續(xù)后查閱審計(jì)檔案。（二）借閱手續(xù)1.借閱人需填寫《審計(jì)科檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.內(nèi)部審計(jì)人員借閱檔案，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)審計(jì)科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.公司/組織其他部門借閱檔案，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和審計(jì)科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.外部單位借閱檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，審計(jì)科負(fù)責(zé)人審核后辦理借閱手續(xù)。5.檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的借閱申請(qǐng)表，向借閱人提供檔案，并在《審計(jì)科檔案借閱登記薄》上登記借閱人姓名、單位、借閱檔案名稱、編號(hào)、借閱日期、歸還日期等信息。（三）借閱期限1.內(nèi)部審計(jì)人員借閱檔案一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.公司/組織其他部門借閱檔案一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需經(jīng)審計(jì)科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.外部單位借閱檔案一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期使用，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（四）利用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。2.借閱人如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并注明出處。3.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。2.對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施，確保信息安全。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱、借閱人的行為，防止檔案信息泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。2.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改。3.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)和傳輸應(yīng)采取安全防護(hù)措施，防止電子檔案被篡改、丟失或泄露。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理人員定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，由審計(jì)科負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理人員和相關(guān)審計(jì)人員。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《審計(jì)科檔案銷毀申請(qǐng)表》。（二）銷毀審批1.《審計(jì)科檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)鑒定小組簽字后，報(bào)審計(jì)科負(fù)責(zé)人審核，再報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在《審計(jì)科檔案銷毀登記薄》上登記銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀日期等信息。（三）銷毀方法1.對(duì)紙質(zhì)檔案采用焚燒或