PAGE合同檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同檔案管理，確保合同檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高合同管理效率，維護(hù)公司合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門簽訂的各類合同檔案的管理，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、勞動(dòng)合同等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司合同檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則合同檔案應(yīng)如實(shí)反映合同簽訂、履行的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則采取有效措施確保合同檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密的合同檔案嚴(yán)格保密。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于合同檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、合同檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善合同檔案管理制度，明確檔案管理流程和要求。2.負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立合同檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和清理，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.對(duì)各部門合同檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，協(xié)助解決檔案管理中出現(xiàn)的問題。（二）合同承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的收集和整理。2.在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同文本及相關(guān)資料移交檔案管理部門歸檔。3.配合檔案管理部門做好合同檔案的查閱、借閱等工作，及時(shí)提供所需信息。4.對(duì)本部門合同檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（三）合同審批部門職責(zé)1.對(duì)合同的合法性、合規(guī)性、合理性進(jìn)行審核，并簽署審批意見。2.協(xié)助檔案管理部門做好合同檔案的審核工作，確保檔案內(nèi)容符合審批要求。3.對(duì)合同履行過程中的重大事項(xiàng)進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)向檔案管理部門反饋相關(guān)信息。（四）公司領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.審批合同檔案管理制度和重要合同檔案。2.對(duì)合同檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，協(xié)調(diào)解決檔案管理中的重大問題。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合同文本：包括合同正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等。2.合同相關(guān)資料：如合同審批表、授權(quán)委托書、招投標(biāo)文件、會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)信函、電報(bào)、傳真、電子郵件等。3.合同履行過程中的文件：如發(fā)貨單、收貨單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、對(duì)賬單、付款憑證、發(fā)票等。4.其他與合同有關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂或履行完畢后，及時(shí)將合同檔案收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的合同檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份和存儲(chǔ)。（三）整理原則1.遵循合同檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照合同類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.每份合同檔案應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊(cè)，并編制頁(yè)碼，填寫卷內(nèi)目錄。（四）整理方法1.分類根據(jù)合同的性質(zhì)和內(nèi)容，將合同檔案分為買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、勞動(dòng)合同等類別。2.編號(hào)為每份合同檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)合同類別、年份、序號(hào)等信息，便于識(shí)別和管理。3.編目填寫卷內(nèi)目錄，包括序號(hào)、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等內(nèi)容，確保目錄清晰準(zhǔn)確。4.裝訂將合同文本及相關(guān)資料按照順序排列，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁(yè)。四、合同檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的合同檔案移交檔案管理部門歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的合同檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.歸檔的合同檔案應(yīng)按照類別、編號(hào)順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明合同類別、年份、起止編號(hào)等信息。（二）保管期限合同檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的合同檔案涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、核心業(yè)務(wù)等方面的合同檔案，如公司合并、分立、改制、上市等相關(guān)合同，以及對(duì)公司具有長(zhǎng)期影響的合同檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管的合同檔案保管期限為[X]年的合同檔案，主要包括一般的買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同等，這些合同在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)具有重要參考價(jià)值。3.短期保管的合同檔案保管期限為[X]年的合同檔案，如臨時(shí)性的服務(wù)合同、一次性的采購(gòu)合同等，這些合同在履行完畢后，其參考價(jià)值相對(duì)較小。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)合同檔案的安全保管。2.電子檔案保管建立合同檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將電子合同檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要采取有效的安全防護(hù)措施，確保電子檔案的安全。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.保持檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生，控制庫(kù)房溫度、濕度，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。3.對(duì)破損、褪色的合同檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失或泄露。五、合同檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的合同檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案管理規(guī)定。3.查閱人員不得在合同檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案內(nèi)容，如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容、時(shí)間、歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任并及時(shí)賠償。4.借閱人員歸還合同檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有問題應(yīng)及時(shí)記錄并追究借閱人員責(zé)任。（三）外單位查閱與借閱1.外單位因工作需要查閱或借閱公司合同檔案的，應(yīng)提前向公司提出書面申請(qǐng)，說明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、范圍等信息，并提供單位介紹信和查閱人員有效身份證件。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照本制度規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)，并對(duì)外單位查閱或借閱人員進(jìn)行必要的監(jiān)督。3.外單位查閱或借閱合同檔案不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容，如需使用檔案信息，應(yīng)經(jīng)公司書面同意，并簽訂保密協(xié)議。六、合同檔案的統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立合同檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)合同檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、動(dòng)態(tài)更新。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括合同檔案的類別、數(shù)量、保管期限、查閱借閱情況等，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。（二）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，確定檔案的存毀。2.鑒定工作由檔案管理部門牽頭，會(huì)同合同承辦部門、合同審批部門等相關(guān)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)認(rèn)真審查合同檔案的內(nèi)容，對(duì)已到保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫《合同檔案鑒定銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。4.銷毀合同檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案銷毀徹底、安全。銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。七、合同檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的合同檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能將合同檔案的基本信息、文本內(nèi)容、相關(guān)資料等錄入信息化管理系統(tǒng)，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確完整。2.檢索查詢功能提供多種檢索方式，如按合同編號(hào)、類別、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便快速查找所需合同檔案。3.借閱管理功能實(shí)現(xiàn)合同檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，跟蹤借閱情況，提醒借閱人員按時(shí)歸還檔案。4.統(tǒng)計(jì)分析功能對(duì)合同檔案的數(shù)量、類別、保管期限、查閱借閱等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保不同人員只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的合同檔案信息；采取數(shù)據(jù)備份、加密、防病毒等安全措施，保障檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)合同檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.定期對(duì)合同檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，包括檔案信息的修改、補(bǔ)充、刪除等操作，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案情況一致。（四）信息化安全保障1.加強(qiáng)合同檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.對(duì)系統(tǒng)用戶進(jìn)行嚴(yán)格的身份認(rèn)證和權(quán)限管理，定