PAGE縣應(yīng)急局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強縣應(yīng)急管理局（以下簡稱“本局”）檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在應(yīng)急管理工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各科室、下屬事業(yè)單位在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本局檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則各科室、下屬事業(yè)單位應(yīng)及時、準(zhǔn)確地收集和整理工作中形成的各類文件材料，保證檔案內(nèi)容真實、完整，能夠全面反映本局應(yīng)急管理工作的歷史和現(xiàn)狀。3.安全保密原則加強檔案的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案信息化水平，為檔案的查閱和利用提供便利條件，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局主要領(lǐng)導(dǎo)為組長，各分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議檔案管理工作的重大事項，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問題。（二）辦公室辦公室作為本局檔案管理的職能部門，具體負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織實施。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)本局各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等日常工作。3.指導(dǎo)各科室、下屬事業(yè)單位的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和評估，向上級主管部門和局領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況。（三）各科室、下屬事業(yè)單位各科室、下屬事業(yè)單位應(yīng)明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本科室、本單位文件材料的收集、整理和移交工作，并協(xié)助辦公室做好檔案管理相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集、整理本科室、本單位在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，對本科室、本單位的文件材料進行分類、編號、裝訂等初步整理工作，并定期向辦公室移交。3.配合辦公室做好檔案的查閱、利用等工作，提供相關(guān)檔案信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍本局檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.上級機關(guān)下發(fā)的與應(yīng)急管理工作相關(guān)文件、指示、通知等。2.本局制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)等文件材料。3.應(yīng)急管理工作中形成的應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急演練方案、應(yīng)急處置記錄、災(zāi)害損失統(tǒng)計等文件材料。4.安全生產(chǎn)監(jiān)管工作中涉及的企業(yè)安全生產(chǎn)許可證、安全檢查記錄、隱患排查治理臺賬、事故調(diào)查報告等文件材料。5.自然災(zāi)害防治工作中有關(guān)地質(zhì)災(zāi)害、氣象災(zāi)害、水旱災(zāi)害等監(jiān)測預(yù)警、防治措施、災(zāi)情評估等文件材料。6.應(yīng)急物資儲備管理工作中涉及的物資采購、入庫、出庫、庫存盤點等文件材料。7.人事管理工作中形成的干部任免、考核、獎懲、培訓(xùn)等文件材料。8.財務(wù)管理工作中產(chǎn)生的財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、報表等文件材料。9.在各類會議、活動中形成的會議紀(jì)要、活動方案、照片、音像資料等文件材料。10.其他與本局應(yīng)急管理工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各科室、下屬事業(yè)單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要文件材料，應(yīng)實行紙質(zhì)文件與電子文件同時收集，并確保兩者內(nèi)容一致。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行保存。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，不得使用易褪色的書寫材料。4.各科室、下屬事業(yè)單位應(yīng)定期將收集的文件材料移交辦公室，移交時應(yīng)填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案等類別。其中，文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類；業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進行分類，如安全生產(chǎn)監(jiān)管檔案、自然災(zāi)害防治檔案等；人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進行分類；財務(wù)檔案按照會計檔案管理辦法進行分類；聲像檔案按照載體形式和內(nèi)容進行分類。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。文書檔案編號采用“年度+保管期限代碼+流水號”的形式；業(yè)務(wù)檔案編號根據(jù)業(yè)務(wù)特點和分類情況進行編制；人事檔案編號按照干部人事檔案管理規(guī)定執(zhí)行；財務(wù)檔案編號按照會計檔案管理辦法進行；聲像檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的形式。3.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案整齊、牢固。4.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)注明案卷編號、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)注明序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等信息。5.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限、起止卷號等信息。四、檔案的保管（一）保管場所本局設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管要求1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案整齊排列在檔案柜中，便于查找和利用。2.對重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。4.做好檔案庫房的安全管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。5.加強檔案信息化管理，對檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。電子檔案應(yīng)定期進行備份，存儲在安全可靠的數(shù)據(jù)存儲設(shè)備上，并異地存放。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點，根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，準(zhǔn)確判定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷檔案的保存價值。2.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本局實際情況，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期（30年、10年）。3.對已到保管期限的檔案進行重點鑒定，對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，形成檔案銷毀清冊，注明檔案的題名、年度、保管期限、卷號、文號、責(zé)任者等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審批后，報上級主管部門備案。3.按照規(guī)定的程序進行檔案銷毀，銷毀時應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清冊永久保存。六（此處序號應(yīng)連貫，可改為“六、”）、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到辦公室查閱。2.外單位人員查閱本局檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案的，還需經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行查閱，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱和泄露檔案內(nèi)容。（二）查閱程序1.查閱人員憑有效證件到辦公室辦理查閱登記手續(xù)，填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱檔案名稱、卷號等信息。2.辦公室檔案管理人員根據(jù)查閱人員的申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進行辦理。復(fù)印、摘錄的檔案材料應(yīng)注明出處，并加蓋辦公室印章。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用服務(wù)1.辦公室應(yīng)積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時準(zhǔn)確地提供檔案信息。2.對于重要檔案的利用，辦公室應(yīng)做好跟蹤服務(wù)，了解利用效果，及時反饋利用情況。3.鼓勵本局工作人員充分利用檔案資源，開展應(yīng)急管理工作研究、經(jīng)驗總結(jié)等活動，為提高本局應(yīng)急管理工作水平提供支持。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.辦公室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，數(shù)據(jù)應(yīng)與檔案實際情況相符。統(tǒng)計報表應(yīng)按時報送局領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門。3.利用檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，分析檔案管理工作中的問題和趨勢，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.本局工作人員因工作調(diào)動、退休等原因離職時，應(yīng)將本人保管的檔案材料全部