PAGE檢察司法檔案管理制度一、總則（一）目的檢察司法檔案是檢察機(jī)關(guān)在履行法律監(jiān)督職能過程中形成的具有保存價值的各種載體的歷史記錄，全面、系統(tǒng)、規(guī)范地管理檢察司法檔案，對于維護(hù)司法公正、保障當(dāng)事人合法權(quán)益、促進(jìn)檢察工作規(guī)范化建設(shè)具有重要意義。本制度旨在加強(qiáng)檢察司法檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。（二）適用范圍本制度適用于本院各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及全體檢察人員在辦理各類案件和開展檢察業(yè)務(wù)活動中形成的檔案材料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則檢察司法檔案由本院檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得擅自分散保存或銷毀檔案。2.真實完整原則檔案管理人員應(yīng)確保檔案材料的真實性、完整性，如實反映檢察工作的全過程和實際情況，不得對檔案進(jìn)行涂改、偽造、抽換等。3.方便利用原則在確保檔案安全的前提下，應(yīng)充分考慮檔案利用的需求，簡化利用手續(xù)，提高利用效率，為檢察工作和社會公眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。4.保密安全原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行保密管理，確保檔案信息不泄露。同時，加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，防止檔案損壞、丟失、被盜等情況發(fā)生。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，制定本院檢察司法檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管本院各類檢察司法檔案，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.對檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計，定期分析檔案利用需求，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。7.指導(dǎo)和監(jiān)督本院各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和考核。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在辦理案件和開展業(yè)務(wù)活動中形成的檔案材料的收集、整理和移交工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門檔案材料進(jìn)行分類、編號、編目等初步整理工作，并及時移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.對本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保檔案管理工作符合要求。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律和操作規(guī)程，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等，確保檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施，確保檔案的安全和完整。4.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，為檔案管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.案件受理階段形成的材料，如案件受理登記表、舉報線索登記表、立案決定書等。2.偵查階段形成的材料，包括訊問筆錄、詢問筆錄、勘驗檢查筆錄、鑒定意見、證據(jù)材料等。3.審查起訴階段形成的材料，如起訴書、審查報告、證據(jù)目錄、證人名單等。4.審判階段形成的材料，包括判決書、裁定書、抗訴書等法律文書及相關(guān)庭審記錄、證據(jù)材料等。5.執(zhí)行階段形成的材料，如執(zhí)行通知書、裁定書、執(zhí)行報告等。6.其他與檢察業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料、圖表等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，不得使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和保存，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類檢察司法檔案按照案件類別進(jìn)行分類，分為刑事檢察檔案、民事檢察檔案、行政檢察檔案、公益訴訟檢察檔案等。每類檔案再根據(jù)案件性質(zhì)、時間順序等進(jìn)行細(xì)分。2.編號對每一份檔案材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用年度+案件類別+流水號的方式，如“2023刑001”表示2023年受理的第一起刑事案件檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨(dú)成冊作為檢索工具。4.裝訂將整理好的檔案材料按照一定順序進(jìn)行裝訂，一般采用左側(cè)裝訂的方式。裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱和保管。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列上架存放，便于查找和利用。同時，應(yīng)定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.電子檔案保管電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類存儲，建立健全電子檔案的檢索體系，方便查詢和利用。3.聲像檔案保管聲像檔案包括照片、錄音、錄像等，應(yīng)按照載體類型進(jìn)行分類整理，注明拍攝時間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行編目。聲像檔案應(yīng)存儲在專門的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保聲像檔案的質(zhì)量。（三）保管期限檢察司法檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管凡是反映本院主要職能活動和基本歷史面貌的，對本院、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括：本院制定并發(fā)布的重要文件、法規(guī)性文件；本院重要的會議文件、決議、決定等；本院辦理的重大案件的檔案材料；本院機(jī)構(gòu)演變、人事任免文件等。2.長期保管凡是反映本院一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本院工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為30年。主要包括：本院辦理的一般案件的檔案材料；本院一般性的會議文件、工作報告等；本院與外單位簽訂的重要合同、協(xié)議等。3.短期保管凡是在較短時間內(nèi)對本院工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限為10年。主要包括：本院辦理的簡易案件的檔案材料；本院一般性的業(yè)務(wù)文件、報表等；本院臨時性的工作安排、通知等。（四）檔案的鑒定與銷毀1.鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成的鑒定小組，對檔案的保存價值進(jìn)行評估。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價值。2.銷毀經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本院檢察人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級檢察機(jī)關(guān)、其他司法機(jī)關(guān)因工作需要查閱、借閱檔案。3.有關(guān)單位和個人因工作需要查閱、借閱檔案，須按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本院檢察人員利用檔案檢察人員因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案編號、題名、利用目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照申請表的內(nèi)容提供檔案，并對利用情況進(jìn)行登記。2.上級檢察機(jī)關(guān)、其他司法機(jī)關(guān)利用檔案上級檢察機(jī)關(guān)、其他司法機(jī)關(guān)因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱、借閱的檔案范圍、利用目的等內(nèi)容，經(jīng)本院分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照介紹信的內(nèi)容提供檔案，并對利用情況進(jìn)行登記。3.有關(guān)單位和個人利用檔案有關(guān)單位和個人因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信或個人身份證明，注明查閱、借閱的檔案范圍、利用目的等內(nèi)容，經(jīng)本院檔案管理部門審核，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理查閱、借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并對利用情況進(jìn)行登記。查閱、借閱檔案的單位和個人應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用的有關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、涂改、銷毀檔案。（三）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的申請，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱檔案時，利用者應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，將檔案借給利用者。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。利用者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等。借閱期滿后，利用者應(yīng)及時歸還檔案。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檢察司法檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為檢察工作提供更加便捷、高效的服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件進(jìn)行整理、存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案管理的要求。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合本院檔案管理工作的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等全過程的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能，方便檔案管理人員操作和利用者查詢。3.數(shù)據(jù)安全管理加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。同時，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對檔案數(shù)據(jù)的訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止數(shù)據(jù)泄露和非法篡改。（三）信息化利用服務(wù)1.網(wǎng)上查詢利用者可通過本院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或互聯(lián)網(wǎng)登錄檔案管理系統(tǒng)，按照規(guī)定權(quán)限進(jìn)行檔案查詢，獲取所需檔案信息。2.遠(yuǎn)程借閱對于確需借閱檔案的利用者，可通過檔案管理系統(tǒng)提交借閱申請，經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員可通過系統(tǒng)將電子檔案發(fā)送給利用者，實現(xiàn)遠(yuǎn)程借閱。利用者應(yīng)按照規(guī)定對電子檔案進(jìn)行妥善保管和使用。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.本院建立健全檢察司法檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和考核。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對自身工作的監(jiān)督檢查，定期對檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)配合檔案管理部門做好檔案管理工作的監(jiān)督檢查，對本部門檔案管理工作進(jìn)行定期自查，確保檔案管理工作符合要求。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，檢查檔案材料是否齊全、真實，編號、編目、裝訂等是否符合要求。3.檔案保管場所的安全防護(hù)情況，檢查庫房設(shè)施是否完好，防火、防潮、防蟲、防盜等措施是否落實。4.檔案信息化管理情況，檢查檔案數(shù)字化工作是否規(guī)范，檔案管理系統(tǒng)是否正常運(yùn)行，數(shù)據(jù)安全是否得到保障。