PAGE低保五保檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)和規(guī)范低保五保檔案管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，保障低保五保對(duì)象的合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織負(fù)責(zé)的低保五保檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和政策規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映低保五保對(duì)象的實(shí)際情況，保證信息準(zhǔn)確無(wú)誤。3.完整規(guī)范原則：全面收集各類檔案資料，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行整理，確保檔案的完整性和規(guī)范性。4.安全保密原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)低保五保對(duì)象的隱私。5.便捷高效原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為相關(guān)工作提供及時(shí)、有效的支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善低保五保檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案收集、整理、移交等工作。4.集中保管低保五保檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀等工作。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)低保五保業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步審核工作。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作，提供必要的協(xié)助和信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集整理、分類編目、裝訂歸檔等工作，確保檔案質(zhì)量。3.做好檔案的保管和安全防護(hù)工作，定期檢查檔案保管狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理問(wèn)題。4.負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、維護(hù)和更新，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確和完整。5.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤服務(wù)。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，提出合理建議。三、檔案收集（一）收集范圍1.低保五保對(duì)象的申請(qǐng)材料，包括申請(qǐng)書(shū)、家庭經(jīng)濟(jì)狀況證明、身份證明等。2.審核審批過(guò)程中形成的各類表格、調(diào)查記錄、評(píng)審意見(jiàn)、公示材料等。3.動(dòng)態(tài)管理資料，如定期核查報(bào)告、變更情況記錄等。4.相關(guān)部門(mén)提供的與低保五保工作有關(guān)的文件、政策法規(guī)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在辦理低保五保業(yè)務(wù)過(guò)程中，同步收集相關(guān)檔案資料，確保資料的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、有效，簽字蓋章齊全，符合檔案管理要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.低保檔案：按照對(duì)象類別分為城市低保檔案和農(nóng)村低保檔案，再根據(jù)年度進(jìn)行細(xì)分。2.五保檔案：按照集中供養(yǎng)和分散供養(yǎng)進(jìn)行分類，同樣按年度進(jìn)一步劃分。（二）整理步驟1.區(qū)分類別：將收集到的檔案按照低保、五保類別進(jìn)行區(qū)分。2.排序編號(hào)：按照辦理時(shí)間順序?qū)γ款悪n案進(jìn)行排序，并依次編號(hào)。3.編目裝訂：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、內(nèi)容摘要等信息，然后將檔案材料進(jìn)行裝訂。4.裝盒上架：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注相關(guān)信息，按照類別和編號(hào)順序上架存放。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等功能。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放，便于查找和管理；電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、存放位置等信息，確保檔案管理的可追溯性。(三)保管期限1.低保五保檔案的保管期限為長(zhǎng)期，自檔案形成之日起不少于[X]年。2.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、特殊情況或有歷史研究?jī)r(jià)值的檔案，應(yīng)永久保存。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱低保五保檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。3.查閱檔案的內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格限于工作需要，不得泄露檔案中的機(jī)密信息。（二）借閱規(guī)定1.外單位因工作需要借閱低保五保檔案的，應(yīng)提前向本公司/組織提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明借閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。2.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，并簽字確認(rèn)。檔案管理部門(mén)應(yīng)留存借閱人員的有效身份證明復(fù)印件。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如出現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.定期對(duì)低保五保檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，掌握檔案的總體情況。2.統(tǒng)計(jì)檔案的查閱、借閱情況，包括查閱借閱的時(shí)間、人員、內(nèi)容等信息。（二）分析利用1.根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，分析低保五保工作的開(kāi)展情況、存在問(wèn)題及發(fā)展趨勢(shì)，為決策提供參考依據(jù)。2.通過(guò)對(duì)檔案內(nèi)容的分析，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善低保五保檔案管理工作。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)于保管期限已滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可進(jìn)行銷毀。2.鑒定過(guò)程中，應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)代表等人員參加，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見(jiàn)。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定同意銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。九、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立低保五保檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能。2.信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶權(quán)限管理功能，確保不同人員只能訪問(wèn)其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案中的信息錄入到管理信息系統(tǒng)中，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和完整。2.定期對(duì)系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)與實(shí)際情況一致。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.建立檔案管理工作考核機(jī)制，將檔案管理工作納入績(jī)效考核體系，對(duì)工作表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工