PAGE檔案管理局檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案管理局檔案保管工作，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案管理局所保管的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄密。2.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)和檢索。3.有效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供支持和服務(wù)。二、檔案保管職責(zé)（一）檔案管理局職責(zé)1.制定和完善檔案保管制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。4.定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案保管制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、裝訂、上架、下架等。3.做好檔案的安全防護(hù)工作，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。4.積極為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，及時(shí)登記和歸還檔案。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理局的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案移交至檔案管理局。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案移交情況進(jìn)行檢查，確保檔案收集工作的及時(shí)、完整。3.對(duì)于重要檔案和特殊載體檔案，應(yīng)采取特殊的收集方式，確保檔案的安全和完整。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.檔案整理應(yīng)包括文件材料的裝訂、編目、裝盒等工作，確保檔案的整齊、規(guī)范。四、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理局應(yīng)定期對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理局組織，相關(guān)部門和人員參加，組成鑒定小組進(jìn)行鑒定。3.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并存檔備查。五、檔案保管條件（一）庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件良好的地點(diǎn)。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、防盜門窗等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)根據(jù)檔案的種類和數(shù)量，合理劃分庫(kù)房區(qū)域，設(shè)置不同類型的檔案架、柜等存儲(chǔ)設(shè)備。（二）溫濕度控制1.檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)房的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，采取相應(yīng)措施進(jìn)行調(diào)節(jié)，確保溫濕度符合要求。（三）安全防護(hù)1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝安全監(jiān)控設(shè)備，對(duì)庫(kù)房的出入情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防器材的正常使用。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫(kù)房管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。六、檔案存儲(chǔ)與保管（一）檔案存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存儲(chǔ)，不同類型和保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.檔案存儲(chǔ)應(yīng)采用科學(xué)合理的方式，如檔案架存儲(chǔ)、檔案盒存儲(chǔ)等，確保檔案的整齊、規(guī)范。3.檔案存儲(chǔ)應(yīng)標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于查找和利用。（二）檔案保管1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。2.檔案保管應(yīng)注意防潮、防蟲、防鼠等，采取相應(yīng)的防護(hù)措施，確保檔案的安全。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。七、檔案利用與借閱（一）檔案利用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理局查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理局指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。（二）檔案借閱1.公司/組織外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理局辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱應(yīng)嚴(yán)格控制借閱期限和借閱范圍，借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。3.借閱檔案時(shí)，應(yīng)簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄、涂改檔案內(nèi)容。八、檔案統(tǒng)計(jì)與信息化管理（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理局應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到準(zhǔn)確、及時(shí)、全面，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。3.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，經(jīng)審核后上報(bào)相關(guān)部門。（二）檔案信息化管理1.檔案管理局應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.檔案信息化管理應(yīng)遵循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息的安全和保密。3.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，及時(shí)錄入和更新檔案信息，提高檔案管理工作的效率和水平。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理局應(yīng)定期對(duì)自身的檔案保管工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.檔案管理人員應(yīng)自覺接受內(nèi)部監(jiān)督，嚴(yán)格遵守檔案保管制度，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序。（二）外部檢查1.檔案管理局應(yīng)積極配合上級(jí)主管部門和相關(guān)部門的檔案檢查工作，如實(shí)提供檔案管理情況。2.對(duì)于外