PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)扶貧檔案保管制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)扶貧檔案管理，確保扶貧檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在扶貧工作中的憑證和參考作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)在扶貧工作中形成的各類檔案資料的保管管理，包括但不限于扶貧項目申報、實施、驗收過程中產(chǎn)生的文件、報表、圖片、影像等資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則扶貧檔案由鄉(xiāng)鎮(zhèn)指定的專門部門或人員進(jìn)行集中保管，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映扶貧工作的實際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集扶貧工作各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案資料，保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件和信息。4.保密性原則對涉及扶貧對象個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則檔案保管應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率，為扶貧工作決策和管理提供有力支持。二、檔案收集與整理（一）收集范圍1.扶貧政策文件包括國家、省、市、縣各級出臺的扶貧政策法規(guī)、指導(dǎo)性文件等。2.項目申報材料扶貧項目申報書、可行性研究報告、項目預(yù)算等相關(guān)資料。3.項目實施過程資料項目實施方案、招投標(biāo)文件、工程進(jìn)度記錄、物資采購清單、資金撥付憑證等。4.項目驗收資料驗收申請報告、驗收報告、驗收意見、審計報告等。5.扶貧對象信息資料貧困戶識別、幫扶、退出等過程中產(chǎn)生的各類表格、臺賬、證明材料等。6.幫扶工作資料幫扶責(zé)任人工作記錄、幫扶計劃、幫扶成效評估等。7.培訓(xùn)與宣傳資料扶貧培訓(xùn)教材、宣傳資料、影像資料等。8.其他相關(guān)資料與扶貧工作有關(guān)的會議記錄、調(diào)研報告、統(tǒng)計報表等。（二）收集要求1.各部門和人員應(yīng)及時將本部門在扶貧工作中形成的檔案資料收集整理，定期移交至檔案保管部門。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對電子檔案資料，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲安全，并與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類按照扶貧工作的不同類別和階段，將檔案資料分為政策法規(guī)類、項目管理類、扶貧對象類、幫扶工作類、培訓(xùn)宣傳類等若干類別。2.編號為每一份檔案資料編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年度、順序號等信息，便于查詢和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索檔案。4.裝訂對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行分類裝訂，保持整齊美觀，便于長期保存。三、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用密集架存放，按照檔案類別和年度順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.特殊載體檔案如照片、錄像帶、錄音帶等，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和保管，確保其質(zhì)量和可讀性。（三）保管期限1.扶貧政策法規(guī)類檔案長期保管，直至相關(guān)政策法規(guī)失效或不再適用。2.項目管理類檔案項目申報、實施、驗收全過程的檔案資料，保管期限為項目結(jié)束后至少10年。3.扶貧對象類檔案貧困戶識別、幫扶、退出等過程中產(chǎn)生的檔案資料，保管期限為貧困戶脫貧后至少10年。4.幫扶工作類檔案幫扶責(zé)任人工作記錄、幫扶計劃、幫扶成效評估等檔案資料，保管期限為幫扶工作結(jié)束后至少10年。5.培訓(xùn)宣傳類檔案保管期限為5年。6.其他相關(guān)資料根據(jù)實際情況確定保管期限，一般不少于5年。（四）檔案清查1.定期清查每年對檔案進(jìn)行一次全面清查，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容、保管期限等信息，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2.不定期清查在檔案保管場所發(fā)生變動、檔案管理人員調(diào)整等情況下，及時進(jìn)行清查，防止檔案丟失或損壞。3.清查記錄對檔案清查情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括清查時間、范圍、結(jié)果等，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將清查結(jié)果報告鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)。四、檔案借閱與利用（一）借閱范圍1.因工作需要查閱扶貧檔案的本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員。2.上級主管部門、審計部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等依法依規(guī)查閱扶貧檔案的人員。3.其他經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)查閱扶貧檔案的單位或個人。（二）借閱手續(xù)1.借閱人需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案保管部門負(fù)責(zé)人審批。3.檔案保管部門根據(jù)審批意見，為借閱人辦理借閱手續(xù)，提供檔案資料，并登記借閱檔案的相關(guān)信息。（三）借閱要求1.在檔案保管場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。2.借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得涂改、圈劃、污損、抽取、撤換檔案內(nèi)容。3.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人同意，并在指定地點進(jìn)行復(fù)印，復(fù)印件應(yīng)與原件核對無誤后加蓋檔案保管部門印章。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人歸還檔案時，檔案保管部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和內(nèi)容，確保檔案完整無損后辦理歸還手續(xù)。（四）利用服務(wù)1.為利用檔案的人員提供必要的咨詢和指導(dǎo)服務(wù)，幫助其了解檔案內(nèi)容和查閱方法。2.根據(jù)利用需求，對檔案進(jìn)行整理、編研，形成專題資料，為扶貧工作決策和管理提供參考依據(jù)。3.積極開展檔案信息資源共享，通過信息化手段，為相關(guān)部門和人員提供便捷的檔案查閱服務(wù)。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案保管期限和實際利用價值，對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案保管部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門代表組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實施。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，對照保管期限標(biāo)準(zhǔn)，判斷檔案是否仍具有保存價值。2.征求相關(guān)部門和人員的意見，了解檔案的實際利用情況和后續(xù)需求。3.對涉及重要事項、敏感信息或可能具有長期歷史價值的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點鑒定，慎重決定是否銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一登記，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字確認(rèn)后，報鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案保管部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.監(jiān)銷人員在檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字注明銷毀情況，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。六、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保持庫房整潔衛(wèi)生，確保檔案保管環(huán)境安全。2.按照檔案整理規(guī)范，對檔案資料進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，保證檔案的完整性和規(guī)范性。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管制度，定期對檔案進(jìn)行清查、盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱登記、歸還檢查等工作，按照規(guī)定為借閱人提供檔案查閱服務(wù)，確保檔案的安全和合理利用。5.對電子檔案進(jìn)行備份管理，定期檢查電子檔案的存儲情況，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。6.積極參與檔案鑒定和銷毀工作，協(xié)助檔案鑒定小組做好相關(guān)工作。（二）檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員職責(zé)1.對本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門的檔案收集、整理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保檔案資料的質(zhì)量和規(guī)范性。2.定期組織檔案業(yè)