PAGE防化檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強防化檔案室的管理，確保檔案資料的完整、準確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司防化檔案室的檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、借閱等環(huán)節(jié)。（三）管理職責(zé)1.檔案室主管全面負責(zé)檔案室的管理工作，制定和完善檔案管理制度。組織檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況，及時解決存在的問題。2.檔案管理人員負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、借閱等具體工作。對檔案進行分類、編號、編目，建立檔案檢索系統(tǒng)。定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。3.各部門兼職檔案員負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。二、檔案收集（一）收集范圍1.公司在防化業(yè)務(wù)活動中形成的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，包括但不限于項目報告、實驗記錄、技術(shù)文檔、安全預(yù)案等。2.上級主管部門下發(fā)的與防化工作相關(guān)的文件、通知、標準等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目資料等。4.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃、總結(jié)等。5.防化設(shè)備的采購合同、使用說明書、維護記錄等。6.員工的個人檔案，包括入職資料、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果、獎懲情況等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門產(chǎn)生的檔案資料，確保檔案的完整性和準確性。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其存儲格式的通用性和可讀性，并進行備份保存。4.收集的檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的分類標準進行整理，便于后續(xù)的管理和利用。（三）收集時間1.日常工作中產(chǎn)生的檔案資料，應(yīng)在形成后的[X]個工作日內(nèi)移交至檔案室。2.重大項目結(jié)束后，項目負責(zé)人應(yīng)在項目驗收后的[X]個工作日內(nèi)將項目檔案資料整理齊全并移交至檔案室。3.每年年終，各部門應(yīng)將本年度的檔案資料進行全面整理后移交至檔案室。三、檔案整理（一）分類標準1.項目檔案類：按照項目名稱進行分類，包括項目立項文件、可行性研究報告、設(shè)計方案、施工圖紙、驗收報告等。2.技術(shù)文檔類：按照技術(shù)領(lǐng)域進行分類，如防化材料、防護設(shè)備、檢測技術(shù)等，每個類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分。3.安全管理類：包括安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄、事故處理報告等。4.行政管理類：如公司文件、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)、人事檔案等。5.合同協(xié)議類：按照合同簽訂時間或項目類別進行分類，包括采購合同、租賃合同、合作協(xié)議等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的形式。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類標準，用兩位字母表示，如“XM”表示項目檔案類，“JS”表示技術(shù)文檔類等。4.流水號：按照檔案整理順序依次編排，用四位數(shù)字表示，如“0001”。（三）編目要求1.編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。2.檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，便于查詢和管理。3.對于重要檔案，應(yīng)編寫檔案摘要，簡要介紹檔案的主要內(nèi)容和價值。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房內(nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴禁堆放雜物。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類標準進行上架存放，排列整齊有序。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案盒或檔案夾進行裝訂，并在盒（夾）上標明檔案編號、題名等信息；對于電子檔案，應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份保存，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。3.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和使用價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司的重要規(guī)章制度、歷史沿革、重大項目資料等；長期保管的檔案一般為[X]年，包括一般性的項目檔案、技術(shù)文檔等；短期保管的檔案為[X]年，如一般性的行政管理文件等。3.定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實際情況，及時調(diào)整檔案的保管期限。（四）檔案清查1.每年定期對檔案進行清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案保管臺賬一致。2.清查工作由檔案室主管組織，檔案管理人員參加，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。3.建立檔案清查記錄，記錄清查時間、范圍、結(jié)果等信息。五、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室主管擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的代表。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、使用價值等因素，制定檔案鑒定標準。2.對于保管期限已滿的檔案，應(yīng)進行鑒定，確定是否繼續(xù)保存或銷毀。3.對于失去保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀審批表，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對擬鑒定的檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。2.根據(jù)鑒定意見，填寫檔案鑒定表，注明檔案的編號、題名、保管期限、鑒定結(jié)果等信息。3.將檔案鑒定表提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批，領(lǐng)導(dǎo)批準后，按照審批意見進行處理。六、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.經(jīng)鑒定失去保存價值的檔案。2.已超過保管期限且無繼續(xù)保存必要的檔案。3.因保管不善導(dǎo)致?lián)p壞、變質(zhì)無法修復(fù)的檔案。（二）銷毀程序1.填寫檔案銷毀審批表，注明檔案的編號、題名、數(shù)量、銷毀原因等信息，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。2.檔案銷毀審批表批準后，由檔案管理人員會同相關(guān)部門人員對擬銷毀的檔案進行清點、核對，確保銷毀檔案的準確性。3.采用適當(dāng)?shù)姆绞綄n案進行銷毀，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程中應(yīng)安排專人監(jiān)督，并填寫檔案銷毀記錄，記錄銷毀時間、地點、方式、監(jiān)督人員等信息。5.銷毀記錄應(yīng)與檔案銷毀審批表一并歸檔保存。七、檔案借閱（一）借閱申請1.因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的編號、題名、借閱目的、借閱期限等信息。2.借閱申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交檔案室審批。（二）借閱審批1.檔案室主管根據(jù)借閱申請的內(nèi)容，對借閱檔案的必要性和安全性進行審核。2.對于涉及公司機密或重要信息的檔案，應(yīng)嚴格控制借閱范圍，并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。3.審核通過后，檔案室管理人員在檔案借閱申請表上簽字，并注明借閱期限。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案或涉及公司機密的檔案，借閱期限應(yīng)根據(jù)實際情況確定，并嚴格控制。（四）借閱歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前向檔案室提出申請。2.歸還檔案時，借閱人員應(yīng)確保檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向檔案室報告。3.檔案室管理人員對歸還的檔案進行檢查，確認無誤后，在檔案借閱申請表上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。八、檔案保密（一）保密措施1.檔案室應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對檔案信息進行嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。3.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的保密區(qū)域，對涉及公司機密的檔案進行單獨存放，并采取必要的保密措施，如加密存儲、限制訪問等。4.對進入檔案室的人員進行嚴格登記，禁止無關(guān)人員進入檔案室。（二）保密教育1.定期對檔案管理人員和涉及檔案管理工作的人員進行保密教育，提高保密意識。2.保密教育內(nèi)容包括國家保密法律法規(guī)、