PAGE檔案管理制度政府部門一、總則（一）目的為加強本政府部門檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在行政管理、決策支持、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本政府部門機關(guān)各處室、下屬各單位及其工作人員在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本政府部門檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理機構(gòu)負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實完整原則檔案的形成應(yīng)真實反映本政府部門的工作活動和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.方便利用原則檔案管理工作應(yīng)充分考慮檔案利用的需求，建立健全檔案檢索體系和利用制度，提高檔案的利用效率，為政府部門的各項工作提供及時、有效的服務(wù)。4.安全保密原則檔案管理機構(gòu)應(yīng)采取必要的安全保密措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置本政府部門設(shè)立檔案管理室，作為檔案管理的專門機構(gòu)，負責(zé)本部門檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理室配備專職檔案管理人員，負責(zé)檔案管理的具體工作。（二）檔案管理機構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本部門檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)本部門各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.指導(dǎo)、監(jiān)督本部門各處室、下屬各單位的檔案管理工作，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。4.參與本部門重大活動和重要項目的檔案管理工作，對檔案形成過程進行全程跟蹤和指導(dǎo)。5.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進程，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.定期向上級檔案管理部門報送檔案工作情況，接受上級部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。三、檔案收集（一）收集范圍1.本政府部門在履行職能過程中形成的各種文件、會議記錄、決議、決定、規(guī)劃、計劃、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、調(diào)研報告、工作簡報、信函、電報、傳真、電子郵件等紙質(zhì)文件材料。2.本部門在工作活動中形成的照片、錄音、錄像、影片、光盤、磁盤等聲像檔案材料。3.本部門在業(yè)務(wù)工作中使用的印章、題詞、榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案材料。4.本部門在信息化建設(shè)過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站信息等電子檔案材料。（二）收集要求1.各處室、下屬各單位應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，按照檔案管理的要求，及時將本部門在工作活動中形成的各類檔案材料收集齊全、完整，定期移交檔案管理室。2.檔案收集應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，按照年度、機構(gòu)、問題等分類方法進行整理。3.對于重要會議、重大活動、重要項目等形成的檔案材料，應(yīng)實行專項收集，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.電子檔案的收集應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步進行，確保電子文件的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全、真實有效，并按照電子檔案管理的要求進行存儲和保管。（三）收集程序1.各處室、下屬各單位在文件材料形成后，由承辦人員及時進行整理，按照檔案管理的要求進行分類、編號、裝訂等初步處理。2.承辦人員將整理好的文件材料定期移交本部門的檔案管理人員，檔案管理人員對移交的檔案材料進行核對、檢查，確保檔案材料的齊全、完整和質(zhì)量符合要求。3.檔案管理人員對接收的檔案材料進行登記，建立檔案收集臺賬，記錄檔案的名稱、數(shù)量、來源、移交時間等信息。4.對于不符合收集要求的檔案材料，檔案管理人員應(yīng)及時與承辦人員溝通，要求其補充或完善相關(guān)材料。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案的整理按照年度、機構(gòu)、問題等分類方法，對紙質(zhì)文件材料進行分類。對每一類文件材料進行編號，編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，確保編號便于查找和管理。對文件材料進行裝訂，去除金屬物，采用三孔一線或縫紉機裝訂等方式，確保文件材料的整齊、牢固。編制文件材料目錄，目錄應(yīng)包括文件材料的編號、題名、日期、文號、責(zé)任者等信息，便于查找和利用。按照分類方案和編號順序，將文件材料裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明類別、年度、保管期限等信息。2.聲像檔案的整理照片檔案應(yīng)按照年度、問題、時間等順序進行分類整理，對每張照片進行編號，注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息，并編制照片檔案目錄。錄音、錄像檔案應(yīng)按照年度、問題、時間等順序進行分類整理，對每盤錄音、錄像帶進行編號，注明錄制時間、地點、內(nèi)容、錄制人等信息，并編制錄音、錄像檔案目錄。聲像檔案應(yīng)與紙質(zhì)說明材料一并整理歸檔，說明材料應(yīng)包括聲像檔案的形成背景、內(nèi)容摘要、作用等信息。3.實物檔案的整理實物檔案應(yīng)按照類別、年度等順序進行分類整理，對每件實物進行編號，注明名稱、來源、時間等信息，并編制實物檔案目錄。實物檔案應(yīng)與紙質(zhì)說明材料一并整理歸檔，說明材料應(yīng)包括實物檔案的形成背景、內(nèi)容摘要、作用等信息。4.電子檔案的整理電子檔案應(yīng)按照年度、機構(gòu)、問題等分類方法進行分類整理，建立電子檔案文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的分類清晰、便于查找。對電子文件進行命名，命名應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、規(guī)范性的原則，確保電子文件的名稱便于識別和管理。對電子文件進行元數(shù)據(jù)著錄，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件的題名、日期、文號、責(zé)任者、格式、大小、存儲位置等信息，確保電子文件的元數(shù)據(jù)齊全、準(zhǔn)確。按照分類方案和命名規(guī)則，將電子文件存儲到相應(yīng)的文件夾中，并建立電子檔案索引目錄，便于查找和利用。（三）整理程序1.檔案管理人員按照整理原則和方法，對收集到的檔案材料進行分類、編號、裝訂、編目等整理工作。2.在整理過程中，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案材料的內(nèi)容和質(zhì)量，對不符合要求的檔案材料進行補充或完善。3.整理完成后，檔案管理人員應(yīng)將整理好的檔案材料進行復(fù)查，確保整理工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。4.檔案管理人員將整理好的檔案材料按照分類方案和編號順序，裝入檔案盒或存儲到電子存儲設(shè)備中，并在檔案盒或存儲設(shè)備上標(biāo)明相關(guān)信息。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火（采用防火門、防火墻、防火卷簾等防火設(shè)施）、防潮（配備除濕設(shè)備）、防蟲（采用防蟲藥品、防蟲網(wǎng)等防蟲措施）、防盜（安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施）、防光（采用遮光窗簾、無紫外線照明燈具等防光措施）、防塵（配備空氣過濾設(shè)備）、防有害氣體（采用通風(fēng)換氣設(shè)備）等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和檔案裝具，如辦公桌椅、電腦、打印機、復(fù)印機、檔案架、檔案盒、光盤柜、磁盤柜等，便于檔案的整理、保管和利用。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色、霉變等有問題的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進入檔案庫房，確保檔案的安全保密。5.對檔案的借閱、歸還等情況應(yīng)進行詳細登記，確保檔案的去向清楚、手續(xù)完備。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。1.永久保管的檔案本政府部門制定的法規(guī)性文件、重要會議記錄、決議、決定、規(guī)劃、計劃、統(tǒng)計報表等具有長遠查考利用價值的檔案。本部門機構(gòu)演變、人事任免、獎懲等重要文件材料。本部門涉及重大事件、重要項目、重要業(yè)務(wù)活動等形成的具有歷史憑證作用的檔案。本部門的印章、題詞、榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案。2.定期保管的檔案本政府部門在工作活動中形成的一般性文件材料，保管期限為10年。本部門在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件材料，保管期限為30年。（四）檔案鑒定1.檔案管理室應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，鑒定工作由檔案管理機構(gòu)負責(zé)人主持，檔案管理人員、業(yè)務(wù)人員等組成鑒定小組進行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容、價值等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理機構(gòu)負責(zé)人審核后，報本政府部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同負責(zé)實施，確保檔案銷毀過程的安全、保密。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。六、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的年度歸檔數(shù)量、累計歸檔數(shù)量等。2.檔案的整理情況統(tǒng)計，包括整理的檔案類別、數(shù)量、整理時間等。3.檔案的保管情況統(tǒng)計，包括檔案的保管期限、存儲位置、保管狀況等。4.檔案的利用情況統(tǒng)計，包括檔案的借閱次數(shù)、利用人次、利用效果等。（二）統(tǒng)計方法1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的數(shù)量、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計記錄。2.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，統(tǒng)計報表應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求填寫，經(jīng)檔案管理機構(gòu)負責(zé)人審核后上報。3.檔案管理機構(gòu)應(yīng)定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗和問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。七、檔案利用（一）利用范圍1.本政府部門工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機關(guān)、其他政府部門、社會組織等因工作需要查閱本部門檔案。3.司法機關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)等因辦案需要查閱本部門檔案。4.公民、法人和其他組織因合法權(quán)益受到侵害等原因，按照有關(guān)規(guī)定查閱本部門檔案。（二）利用方式1.查閱本政府部門工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在處室負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室查閱。檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案材料，并做好查閱登記。上級機關(guān)、其他政府部門、社會組織等因工作需要查閱本部門檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱目的、范圍等信息，經(jīng)本政府部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理室查閱。檔案管理人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的查閱范圍，提供相應(yīng)的檔案材料，并做好查閱登記。司法機關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)等因辦案需要查閱本部門檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)本政府部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理室查閱。檔案管理人員應(yīng)按照法律文書的要求，提供相應(yīng)的檔案材料，并做好查閱登記。公民、法人和其他組織因合法權(quán)益受到侵害等原因查閱本部門檔案，應(yīng)提交相關(guān)證明材料，經(jīng)本政府部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理室查閱。檔案管理人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的查閱范圍，提供相應(yīng)的檔案材料，并做好查閱登記。2.借閱本政府部門工作人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在處室負責(zé)人簽字同意，報檔案管理機構(gòu)負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理室借閱。檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案材料，并辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限、歸還時間等信息。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、銷毀檔案。借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。（三）利用審批1.本政府部門工作人員查閱、借閱檔案，由所在處室負責(zé)人簽字同意，報檔案管理機構(gòu)負責(zé)人批準(zhǔn)。2.上級機關(guān)、其他政府部門、社會組織等查閱本部門檔案，由本政府部門