PAGE糧食質(zhì)量安全檔案制度卡一、總則（一）目的為加強(qiáng)糧食質(zhì)量安全管理，規(guī)范糧食質(zhì)量安全檔案的建立、管理和使用，保障糧食質(zhì)量安全，維護(hù)糧食市場(chǎng)秩序，依據(jù)《中華人民共和國(guó)食品安全法》《糧食流通管理?xiàng)l例》等相關(guān)法律法規(guī)以及糧食行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度卡。（二）適用范圍本制度卡適用于本公司/組織從事糧食收購(gòu)、儲(chǔ)存、運(yùn)輸、加工和銷(xiāo)售等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中涉及的糧食質(zhì)量安全檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確反映糧食質(zhì)量安全狀況及相關(guān)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。2.完整性原則：涵蓋糧食從生產(chǎn)到流通各環(huán)節(jié)的質(zhì)量安全信息，確保檔案資料完整無(wú)缺。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、內(nèi)容和程序進(jìn)行檔案的建立、整理、保管和使用。4.保密性原則：對(duì)涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案內(nèi)容（一）糧食收購(gòu)環(huán)節(jié)檔案1.產(chǎn)地信息糧食產(chǎn)地的地理位置、土壤條件、氣候特點(diǎn)等自然環(huán)境信息。產(chǎn)地周邊的污染源情況，如工業(yè)污染源、農(nóng)業(yè)面源污染等。2.種植信息種植品種、種植面積、施肥情況（肥料種類(lèi)、施肥量、施肥時(shí)間等）。農(nóng)藥使用情況（農(nóng)藥名稱(chēng)、用量、使用次數(shù)、安全間隔期等）。3.收購(gòu)信息收購(gòu)時(shí)間、地點(diǎn)、收購(gòu)主體（農(nóng)戶姓名/企業(yè)名稱(chēng)等）。收購(gòu)糧食的品種、數(shù)量、等級(jí)、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告（包括水分、雜質(zhì)、不完善粒等指標(biāo)）。（二）糧食儲(chǔ)存環(huán)節(jié)檔案1.倉(cāng)庫(kù)信息倉(cāng)庫(kù)的地理位置、倉(cāng)型（平房倉(cāng)、筒倉(cāng)等）、倉(cāng)容。倉(cāng)庫(kù)的設(shè)施設(shè)備情況，如通風(fēng)系統(tǒng)、熏蒸設(shè)備、測(cè)溫測(cè)濕設(shè)備等。2.儲(chǔ)存條件糧食入庫(kù)時(shí)的水分、雜質(zhì)含量，儲(chǔ)存期間的溫濕度記錄。熏蒸記錄（熏蒸時(shí)間、熏蒸藥劑名稱(chēng)、用量、操作人員等）。防蟲(chóng)、防鼠、防霉措施及實(shí)施情況。3.出入庫(kù)記錄糧食出入庫(kù)時(shí)間、品種、數(shù)量、質(zhì)量狀況。出入庫(kù)檢驗(yàn)報(bào)告（包括感官指標(biāo)、理化指標(biāo)等）。（三）糧食運(yùn)輸環(huán)節(jié)檔案1.運(yùn)輸工具信息運(yùn)輸車(chē)輛/船舶的型號(hào)、載重、清潔消毒情況。運(yùn)輸工具的維護(hù)保養(yǎng)記錄。2.運(yùn)輸條件運(yùn)輸過(guò)程中的溫度、濕度控制措施及記錄。防雨、防潮、防污染措施及實(shí)施情況。3.運(yùn)輸記錄運(yùn)輸起止地點(diǎn)、時(shí)間、運(yùn)輸?shù)募Z食品種、數(shù)量。運(yùn)輸過(guò)程中的質(zhì)量安全狀況記錄（有無(wú)撒漏、變質(zhì)等情況）。（四）糧食加工環(huán)節(jié)檔案1.加工企業(yè)信息企業(yè)名稱(chēng)、地址、生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)工藝。加工設(shè)備的型號(hào)、性能、維護(hù)保養(yǎng)記錄。2.原料信息加工所用糧食的來(lái)源、品種、數(shù)量、質(zhì)量狀況。原料的驗(yàn)收檢驗(yàn)報(bào)告。3.加工過(guò)程記錄加工時(shí)間、加工工序、各工序的操作參數(shù)（如溫度、壓力、時(shí)間等）。添加劑使用情況（添加劑名稱(chēng)、用量、使用范圍等）。加工過(guò)程中的質(zhì)量檢驗(yàn)記錄（半成品、成品的質(zhì)量指標(biāo)檢驗(yàn)情況）。（五）糧食銷(xiāo)售環(huán)節(jié)檔案1.銷(xiāo)售信息銷(xiāo)售時(shí)間、地點(diǎn)、銷(xiāo)售對(duì)象（企業(yè)名稱(chēng)/個(gè)人姓名等）。銷(xiāo)售糧食的品種、數(shù)量、價(jià)格。2.質(zhì)量追溯信息銷(xiāo)售糧食的質(zhì)量安全追溯碼或標(biāo)識(shí)，以便消費(fèi)者查詢(xún)相關(guān)質(zhì)量信息。對(duì)消費(fèi)者反饋的質(zhì)量問(wèn)題處理記錄。三、檔案建立與整理（一）建立要求1.各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)人員應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)及時(shí)記錄相關(guān)信息，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和及時(shí)性。2.記錄應(yīng)使用規(guī)范的表格、文字或電子文檔格式，字跡清晰、內(nèi)容完整。3.涉及質(zhì)量檢驗(yàn)的數(shù)據(jù)應(yīng)依據(jù)準(zhǔn)確的檢驗(yàn)報(bào)告填寫(xiě)，檢驗(yàn)報(bào)告應(yīng)加蓋檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)公章。（二）整理方法1.按照糧食經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)分類(lèi)，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的檔案進(jìn)行集中整理。2.同一環(huán)節(jié)的檔案按照時(shí)間順序排列，便于查閱和追溯。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、裝訂，編制目錄，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)范的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)，文件名應(yīng)清晰反映檔案內(nèi)容和時(shí)間，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案保管(一)保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案保管室，確保保管室具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全條件。2.保管室應(yīng)保持清潔、干燥，溫度和濕度適宜，防止檔案受損。(二)保管期限1.糧食收購(gòu)、儲(chǔ)存、運(yùn)輸環(huán)節(jié)的檔案保管期限為自糧食銷(xiāo)售完畢后不少于3年。2.糧食加工環(huán)節(jié)的檔案保管期限為自加工批次產(chǎn)品銷(xiāo)售完畢后不少于3年。3.糧食銷(xiāo)售環(huán)節(jié)的檔案保管期限為自銷(xiāo)售之日起不少于3年。(三)保管責(zé)任1.明確檔案管理人員的職責(zé)，負(fù)責(zé)檔案的日常保管、整理和查閱登記等工作。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。五、檔案查閱與使用(一)查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱糧食質(zhì)量安全檔案的，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外部單位（如監(jiān)管部門(mén)、執(zhí)法機(jī)構(gòu)等）查閱檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函，經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱，并做好查閱記錄。(二)查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管室。2.查閱人員如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)檢查檔案是否完整、有無(wú)損壞等情況。(三)使用范圍1.糧食質(zhì)量安全檔案主要用于本公司/組織內(nèi)部的質(zhì)量安全管理、追溯查詢(xún)、風(fēng)險(xiǎn)防控等工作。2.在對(duì)外提供糧食質(zhì)量安全信息時(shí)，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定進(jìn)行，確保信息的準(zhǔn)確性和合法性。六、檔案更新與補(bǔ)充(一)更新情形1.當(dāng)糧食質(zhì)量安全狀況發(fā)生變化時(shí)，如儲(chǔ)存期間糧食出現(xiàn)變質(zhì)、加工工藝改進(jìn)等，應(yīng)及時(shí)更新檔案內(nèi)容。2.發(fā)現(xiàn)檔案記錄存在錯(cuò)誤或遺漏時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更正和補(bǔ)充。(二)更新程序1.相關(guān)業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)收集更新信息，并填寫(xiě)檔案更新申請(qǐng)表。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，交檔案管理人員進(jìn)行檔案更新操作。3.檔案管理人員更新檔案后，應(yīng)在檔案目錄和相關(guān)記錄中注明更新時(shí)間和內(nèi)容。七、檔案銷(xiāo)毀(一)銷(xiāo)毀條件1.檔案保管期限屆滿，且已無(wú)留存價(jià)值的。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、滅失，無(wú)法繼續(xù)保管的。(二)銷(xiāo)毀程序1.檔案管理人員提出檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，注明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)