PAGE發(fā)票檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司發(fā)票檔案管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、保管、使用及核銷等流程，確保發(fā)票檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護(hù)公司合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動中涉及的各類發(fā)票檔案管理，包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機(jī)動車銷售統(tǒng)一發(fā)票、通用機(jī)打發(fā)票等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理相關(guān)規(guī)定，確保發(fā)票管理工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確完整原則：發(fā)票信息記錄應(yīng)準(zhǔn)確無誤，檔案資料應(yīng)完整齊全，保證發(fā)票業(yè)務(wù)全過程可追溯。3.安全保密原則：采取有效措施確保發(fā)票檔案安全，防止信息泄露、丟失或損壞，對涉及公司商業(yè)秘密的發(fā)票信息嚴(yán)格保密。4.便捷高效原則：在保證發(fā)票檔案管理質(zhì)量的前提下，優(yōu)化工作流程，提高工作效率，方便業(yè)務(wù)部門查詢和使用。二、發(fā)票管理職責(zé)分工（一）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定和完善發(fā)票管理制度，并組織實施和監(jiān)督檢查。2.統(tǒng)一購買、保管、發(fā)放發(fā)票，確保發(fā)票的安全存放和正確使用。3.負(fù)責(zé)發(fā)票的開具、審核、記賬、歸檔等工作，保證發(fā)票開具與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實際相符，會計核算準(zhǔn)確。4.定期對發(fā)票使用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決發(fā)票管理中存在的問題。5.配合稅務(wù)機(jī)關(guān)開展發(fā)票檢查工作，提供相關(guān)資料和信息。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動中發(fā)票的申請、取得、傳遞等工作，確保取得的發(fā)票真實、合法、有效。2.按照財務(wù)部門要求，及時、準(zhǔn)確地提供發(fā)票開具所需的相關(guān)信息，配合財務(wù)部門做好發(fā)票開具工作。3.妥善保管本部門收到的發(fā)票及相關(guān)資料，不得擅自損毀、丟失發(fā)票。4.對取得的發(fā)票進(jìn)行初步審核，檢查發(fā)票內(nèi)容是否與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)一致，發(fā)現(xiàn)問題及時與財務(wù)部門溝通。（三）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)接收財務(wù)部門移交的發(fā)票檔案，按照檔案管理要求進(jìn)行整理、裝訂、編號、存儲等工作。2.建立發(fā)票檔案檢索目錄，便于查詢和調(diào)閱發(fā)票檔案。3.定期對發(fā)票檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.根據(jù)公司規(guī)定的保管期限，對到期的發(fā)票檔案進(jìn)行妥善處置。三、發(fā)票的開具（一）開具流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實際發(fā)生情況，填寫發(fā)票開具申請單，詳細(xì)注明購貨單位名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價金額、稅率、稅額等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.業(yè)務(wù)部門將發(fā)票開具申請單提交給財務(wù)部門，財務(wù)部門發(fā)票管理人員對申請單內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，按照發(fā)票管理系統(tǒng)操作規(guī)范開具發(fā)票。3.發(fā)票開具人員在開具發(fā)票時，應(yīng)確保發(fā)票內(nèi)容與申請單一致，字跡清晰，不得壓線、錯格。發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)應(yīng)加蓋發(fā)票專用章。4.將開具好的發(fā)票交給業(yè)務(wù)部門，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)傳遞給購貨單位。（二）開具要求1.必須在發(fā)生經(jīng)營業(yè)務(wù)確認(rèn)營業(yè)收入時開具發(fā)票。未發(fā)生經(jīng)營業(yè)務(wù)一律不準(zhǔn)開具發(fā)票。2.開具發(fā)票應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。3.不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票；不得自行擴(kuò)大專業(yè)發(fā)票使用范圍。4.填開發(fā)票的單位和個人必須在發(fā)生經(jīng)營業(yè)務(wù)確認(rèn)營業(yè)收入時開具發(fā)票。未發(fā)生經(jīng)營業(yè)務(wù)一律不準(zhǔn)開具發(fā)票。5.不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財務(wù)報銷憑證，任何單位和個人有權(quán)拒收。四、發(fā)票的取得（一）取得原則1.業(yè)務(wù)部門在購買貨物、接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動支付款項時，應(yīng)當(dāng)向收款方取得發(fā)票。取得發(fā)票時，不得要求變更品名和金額。2.取得的發(fā)票應(yīng)是由收款方從稅務(wù)機(jī)關(guān)領(lǐng)購的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)加蓋發(fā)票專用章。（二）取得流程1.業(yè)務(wù)人員在辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時，應(yīng)主動向收款方索取發(fā)票。取得發(fā)票后，應(yīng)及時檢查發(fā)票的真實性、完整性和合法性。2.對取得的發(fā)票，業(yè)務(wù)人員應(yīng)在發(fā)票上注明業(yè)務(wù)發(fā)生日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額等信息，并簽字確認(rèn)。3.將取得的發(fā)票交給財務(wù)部門，財務(wù)部門發(fā)票管理人員對發(fā)票進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括發(fā)票的真?zhèn)?、發(fā)票內(nèi)容是否與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相符、發(fā)票開具是否規(guī)范等。4.經(jīng)審核無誤的發(fā)票，財務(wù)部門予以入賬處理；對審核發(fā)現(xiàn)問題的發(fā)票，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，要求收款方重新開具或補(bǔ)充相關(guān)證明材料。（三）特殊情況處理1.如果因特殊原因無法取得發(fā)票，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《無發(fā)票業(yè)務(wù)情況說明》，詳細(xì)說明業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、未取得發(fā)票原因等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。財務(wù)部門根據(jù)情況進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。2.對于取得的發(fā)票存在開票錯誤、發(fā)票丟失等情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與收款方聯(lián)系，要求其按照規(guī)定進(jìn)行更正或重新開具發(fā)票。如發(fā)票丟失，應(yīng)取得收款方提供的發(fā)票存根聯(lián)復(fù)印件，并加蓋發(fā)票專用章，同時由業(yè)務(wù)部門寫出詳細(xì)情況說明，經(jīng)財務(wù)部門審核后作為記賬憑證附件。五、發(fā)票的保管（一）保管要求1.財務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的發(fā)票保管場所，配備必要的安全設(shè)施，如保險柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保發(fā)票存放安全。2.發(fā)票應(yīng)按照種類、號碼順序存放，不得混放、亂放。同時，應(yīng)建立發(fā)票臺賬，詳細(xì)記錄發(fā)票的購入、發(fā)出、結(jié)存情況。3.對空白發(fā)票和已開具發(fā)票應(yīng)分別保管，已開具發(fā)票的存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應(yīng)按照規(guī)定的保管期限妥善保管。（二）日常保管措施1.發(fā)票管理人員應(yīng)定期對發(fā)票進(jìn)行盤點(diǎn)，核對發(fā)票的實際數(shù)量與臺賬記錄是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時查找原因并處理。2.嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入發(fā)票保管場所，防止發(fā)票被盜、丟失或損壞。3.在發(fā)票保管場所應(yīng)設(shè)置明顯的防火、防潮、防蟲等警示標(biāo)識，確保發(fā)票存放環(huán)境符合要求。（三）電子發(fā)票保管1.對于電子發(fā)票，應(yīng)建立電子檔案管理制度，將電子發(fā)票的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行備份存儲。備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀取性。2.電子發(fā)票的存儲應(yīng)按照一定的分類規(guī)則進(jìn)行，便于查詢和檢索。同時，應(yīng)建立電子發(fā)票索引目錄，記錄電子發(fā)票的相關(guān)信息，如發(fā)票號碼、開票日期、金額等。六、發(fā)票的使用（一）使用范圍公司發(fā)票僅限于在公司正常經(jīng)營業(yè)務(wù)活動中按照規(guī)定開具和取得，不得用于與公司經(jīng)營業(yè)務(wù)無關(guān)的其他活動。（二）使用登記1.財務(wù)部門應(yīng)建立發(fā)票使用登記制度，對發(fā)票的領(lǐng)用、開具、作廢、紅沖等情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.發(fā)票使用登記臺賬應(yīng)包括發(fā)票號碼、開票日期、購貨單位名稱、金額、稅額、領(lǐng)用人員、用途等信息，確保發(fā)票使用情況清晰可查。（三）作廢與紅沖1.開具發(fā)票后，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓的，可以開具紅字發(fā)票。2.發(fā)票作廢應(yīng)在防偽稅控系統(tǒng)中進(jìn)行操作，并注明作廢字樣。作廢發(fā)票應(yīng)全聯(lián)次留存，不得擅自銷毀。3.開具紅字發(fā)票應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的程序辦理，取得相關(guān)證明材料，并在發(fā)票管理系統(tǒng)中進(jìn)行準(zhǔn)確錄入。七、發(fā)票的核銷（一）核銷流程1.財務(wù)部門定期對已開具發(fā)票進(jìn)行核銷，核對發(fā)票開具金額與實際入賬金額是否一致，發(fā)票存根聯(lián)與記賬聯(lián)信息是否相符。2.發(fā)票管理人員根據(jù)發(fā)票使用登記臺賬，對已使用的發(fā)票進(jìn)行統(tǒng)計匯總，編制發(fā)票核銷清單。3.將發(fā)票核銷清單提交給財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后，對已核銷的發(fā)票進(jìn)行歸檔處理。（二）核銷要求1.發(fā)票核銷應(yīng)做到賬實相符、賬賬相符，確保發(fā)票開具與使用情況準(zhǔn)確無誤。2.對核銷過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理，如涉及發(fā)票違規(guī)行為，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整改和報告。八、發(fā)票檔案的歸檔與保管期限（一）歸檔要求1.財務(wù)部門應(yīng)定期將已開具發(fā)票的存根聯(lián)、發(fā)票登記簿、紅字發(fā)票通知單、發(fā)票開具申請單等相關(guān)資料整理成冊，移交檔案管理部門歸檔。2.在歸檔時，應(yīng)按照檔案管理要求對資料進(jìn)行分類、編號、裝訂，確保檔案資料整齊、規(guī)范。3.檔案管理部門接收發(fā)票檔案后，應(yīng)在檔案封面注明檔案名稱、年度、月份、保管期限等信息，并建立檔案索引目錄。（二）保管期限1.發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿的保管期限為5年。2.其他與發(fā)票管理相關(guān)的資料，如發(fā)票開具申請單、紅字發(fā)票通知單等，應(yīng)按照會計檔案保管期限的規(guī)定進(jìn)行保管，一般為30年。九、發(fā)票檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱發(fā)票檔案的，應(yīng)填寫《發(fā)票檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.查閱發(fā)票檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)發(fā)票檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換、銷毀檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱發(fā)票檔案的，應(yīng)填寫《發(fā)票檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對借閱的發(fā)票檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案丟失、損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人員歸還發(fā)票檔案時，檔案管理部門應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與借閱人員溝通處理。十、發(fā)票檔案的銷毀（一）銷毀條件發(fā)票檔案保管期滿，需要銷毀的，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫《發(fā)票檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明擬銷毀檔案的名稱、年度、月份、數(shù)量、保管期限等信息，并附銷毀清單。（二）銷毀程序1.財務(wù)部門對擬銷毀的發(fā)票檔案進(jìn)行審核，確認(rèn)檔案內(nèi)容已無保留價值，并簽署審核意見。2.將《發(fā)票檔案銷毀申請表》及銷毀清單提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會同財務(wù)部門共同組織銷毀。3.在銷毀發(fā)票檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀發(fā)票檔案的相關(guān)資料，如銷毀申請表、銷毀清單等，應(yīng)按照會計檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管，保管期限為[X]年。十一、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對發(fā)票檔案管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況、發(fā)票管理流程的合規(guī)性、發(fā)票檔案的完整性和準(zhǔn)確性等。2.財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對發(fā)票管理工作