PAGE商標(biāo)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司商標(biāo)檔案管理，規(guī)范商標(biāo)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，維護(hù)公司商標(biāo)權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有商標(biāo)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司商標(biāo)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范商標(biāo)檔案管理工作。3.安全保密原則確保商標(biāo)檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)公司商業(yè)機(jī)密。4.方便利用原則便于公司內(nèi)部各部門(mén)及相關(guān)人員查閱和利用商標(biāo)檔案，提高工作效率。二、商標(biāo)檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善商標(biāo)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司商標(biāo)檔案，建立商標(biāo)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)商標(biāo)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、保管和統(tǒng)計(jì)。3.負(fù)責(zé)商標(biāo)檔案的收集、接收和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。4.按照規(guī)定的期限保管商標(biāo)檔案，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)商標(biāo)檔案的查閱、借閱和復(fù)制等服務(wù)工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用審批手續(xù)。6.對(duì)商標(biāo)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，定期總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)工作。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)商標(biāo)申請(qǐng)、變更、續(xù)展、轉(zhuǎn)讓等業(yè)務(wù)文件的形成、積累和整理，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.配合檔案管理部門(mén)做好商標(biāo)檔案的查閱、利用等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和資料。3.對(duì)本部門(mén)形成的商標(biāo)檔案進(jìn)行自查，確保檔案質(zhì)量符合要求。（三）相關(guān)人員職責(zé)1.商標(biāo)申請(qǐng)人負(fù)責(zé)提供商標(biāo)申請(qǐng)所需的原始材料，并確保材料的真實(shí)性和完整性。2.商標(biāo)管理人員負(fù)責(zé)商標(biāo)檔案的日常管理工作，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密。3.查閱、借閱商標(biāo)檔案的人員必須遵守檔案利用規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。三、商標(biāo)檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.商標(biāo)申請(qǐng)文件，包括商標(biāo)申請(qǐng)書(shū)、商標(biāo)圖樣、身份證明文件、委托書(shū)等。2.商標(biāo)審查過(guò)程中的各類文件，如商標(biāo)局的受理通知書(shū)、補(bǔ)正通知書(shū)、駁回通知書(shū)、異議裁定書(shū)等。3.商標(biāo)變更、續(xù)展、轉(zhuǎn)讓、許可使用等手續(xù)辦理過(guò)程中的相關(guān)文件。4.商標(biāo)使用管理文件，如商標(biāo)使用授權(quán)書(shū)、商標(biāo)標(biāo)識(shí)使用記錄、商標(biāo)侵權(quán)處理文件等。5.商標(biāo)宣傳推廣資料，如廣告宣傳文案、海報(bào)、宣傳冊(cè)等。6.其他與商標(biāo)有關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在商標(biāo)業(yè)務(wù)辦理完畢后，及時(shí)將相關(guān)文件整理齊全，移交檔案管理部門(mén)。2.移交的文件應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)接收的商標(biāo)檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案質(zhì)量。（三）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)收集到的商標(biāo)檔案進(jìn)行分類整理，按照商標(biāo)類別、申請(qǐng)時(shí)間、業(yè)務(wù)類型等進(jìn)行編號(hào)。2.將整理好的商標(biāo)檔案裝訂成冊(cè)或裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案目錄。3.將商標(biāo)檔案存入專門(mén)的檔案庫(kù)房，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，建立電子檔案。四、商標(biāo)檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計(jì)，提高檔案管理效率。（二）分類方法1.按照商標(biāo)類別進(jìn)行一級(jí)分類，如商品商標(biāo)、服務(wù)商標(biāo)、集體商標(biāo)、證明商標(biāo)等。2.在每個(gè)商標(biāo)類別下，按照商標(biāo)申請(qǐng)時(shí)間進(jìn)行二級(jí)分類。3.對(duì)于每個(gè)商標(biāo)申請(qǐng)，按照業(yè)務(wù)類型進(jìn)行三級(jí)分類，如申請(qǐng)文件、審查文件、變更文件、續(xù)展文件等。（三）編號(hào)規(guī)則1.商標(biāo)檔案編號(hào)采用“類別代碼+申請(qǐng)年份+流水號(hào)”的形式。2.類別代碼按照商標(biāo)分類表的類別編號(hào)填寫(xiě)，申請(qǐng)年份為商標(biāo)申請(qǐng)的公歷年份，流水號(hào)為該年份內(nèi)該類別商標(biāo)的順序號(hào)。3.例如，某商品商標(biāo)在2023年申請(qǐng)，其編號(hào)為“1（商品商標(biāo)類別代碼）2023001”。（四）目錄編制1.檔案管理人員根據(jù)商標(biāo)檔案的分類和編號(hào)，編制商標(biāo)檔案目錄。2.目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、商標(biāo)名稱、類別、申請(qǐng)日期、業(yè)務(wù)類型、文件名稱、頁(yè)數(shù)、保管期限等內(nèi)容。3.目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)成冊(cè)，便于查閱。五、商標(biāo)檔案的保管（一）保管期限1.商標(biāo)申請(qǐng)文件、審查文件等重要檔案永久保管。2.商標(biāo)變更、續(xù)展、轉(zhuǎn)讓等手續(xù)辦理文件保管期限為該商標(biāo)有效期滿后5年。3.商標(biāo)使用管理文件、宣傳推廣資料等保管期限為3年。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立檔案出入庫(kù)登記制度，嚴(yán)格記錄檔案的出入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、去向等信息。（四）檔案清查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)商標(biāo)檔案進(jìn)行清查，每年至少一次。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制清查報(bào)告，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。六、商標(biāo)檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱商標(biāo)檔案。2.公司對(duì)外提供商標(biāo)檔案用于商標(biāo)維權(quán)、合作洽談等。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他利用情形。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱商標(biāo)檔案，需填寫(xiě)《商標(biāo)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.公司對(duì)外提供商標(biāo)檔案，需填寫(xiě)《商標(biāo)檔案對(duì)外提供申請(qǐng)表》，注明提供對(duì)象、用途等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門(mén)辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱、借閱商標(biāo)檔案的人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱商標(biāo)檔案的人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。不能在檔案上進(jìn)行標(biāo)記、批注等操作。2.如需復(fù)制商標(biāo)檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)制手續(xù)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)商標(biāo)檔案的利用情況進(jìn)行登記，記錄利用時(shí)間、利用人員單位、利用內(nèi)容等信息。七、商標(biāo)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，對(duì)商標(biāo)檔案進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判斷、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立商標(biāo)檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)代表、法務(wù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)商標(biāo)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，根據(jù)保管期限和利用價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。3.檔案的密級(jí)，確定是否仍需保密。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的商標(biāo)檔案，編制《商標(biāo)檔案銷毀清單》。2.《商標(biāo)檔案銷毀清單》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管