PAGE機關(guān)檔案保管與保護制度一、總則（一）目的為加強機關(guān)檔案的保管與保護工作，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機關(guān)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關(guān)各部門及所屬單位檔案的保管與保護工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。機關(guān)檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.安全保密原則。采取有效措施，保障檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.方便利用原則。優(yōu)化檔案保管與保護流程，提高檔案利用效率，滿足機關(guān)工作對檔案的需求。二、檔案保管機構(gòu)與人員（一）保管機構(gòu)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的設(shè)施設(shè)備，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。（二）管理人員1.配備專職檔案管理人員，負責(zé)檔案的日常保管與保護工作。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案工作流程。2.檔案管理人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，如有變動，應(yīng)及時做好交接工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍機關(guān)各部門應(yīng)按照職責(zé)范圍，及時收集本部門形成的各類文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。收集的文件材料應(yīng)齊全、完整、真實。（二）整理要求1.按照檔案分類方案，對收集的文件材料進行分類整理。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用。2.對紙質(zhì)文件進行裝訂、編頁、編目等整理工作，確保文件的整齊、規(guī)范。3.對電子文件進行格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)著錄等整理工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。四、檔案保管（一）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。2.嚴格控制庫房溫度和濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.檔案架排列應(yīng)整齊有序，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序上架存放。（二）檔案存放1.不同載體的檔案應(yīng)分開存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。2.對重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.檔案存放應(yīng)遵循便于保管和利用的原則，避免頻繁搬動檔案。（三）庫存盤點1.定期對檔案庫存進行盤點，每年至少進行一次全面盤點。2.盤點時應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量、種類、保管期限等信息，確保賬實相符。3.對盤點中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進行處理，并做好記錄。五、檔案保護（一）防火1.檔案庫房應(yīng)配備防火設(shè)施設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進行檢查和維護。2.嚴禁在檔案庫房內(nèi)吸煙和使用明火，嚴禁存放易燃、易爆物品。3.制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，定期組織消防演練，提高應(yīng)對火災(zāi)的能力。（二）防潮1.檔案庫房應(yīng)做好防潮措施，如安裝除濕設(shè)備、密封門窗等。2.對受潮的檔案應(yīng)及時進行處理，如晾曬、烘干等，防止檔案霉變。（三）防蟲1.在檔案庫房內(nèi)放置防蟲藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等，防止蟲害對檔案的破壞。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害應(yīng)及時采取措施進行防治。（四）防盜1.檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全。2.嚴格控制檔案庫房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。（五）防光1.檔案庫房應(yīng)采用防光窗簾、燈罩等措施，避免陽光直射檔案。2.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理時，應(yīng)使用專業(yè)的掃描設(shè)備，確保掃描圖像清晰、準(zhǔn)確，同時避免強光對檔案的損害。（六）防塵1.檔案庫房應(yīng)保持清潔，定期進行清掃，減少灰塵對檔案的污染。2.檔案管理人員進入庫房應(yīng)穿戴工作服、工作帽，防止灰塵帶入庫房。（七）防有害氣體1.檔案庫房應(yīng)遠離污染源，避免有害氣體對檔案的侵蝕。2.定期對庫房內(nèi)的空氣進行檢測，確保空氣質(zhì)量符合要求。六、檔案利用（一）利用原則1.嚴格遵守檔案利用制度，確保檔案利用的合法性、安全性和規(guī)范性。2.優(yōu)先滿足機關(guān)工作的需要，提高檔案利用效率。（二）利用手續(xù)1.機關(guān)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱登記表》，經(jīng)機關(guān)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案，需經(jīng)機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出庫房。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用效果等信息。2.定期對檔案利用登記情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)規(guī)定和本機關(guān)檔案保管期限表，對檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組負責(zé)對檔案的保管期限、價值等進行鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷檔案的保存價值。2.參考同類檔案的利用情況，評估檔案的現(xiàn)實利用價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定地點進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，促進檔案信息資源的共享和利用。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整、準(zhǔn)確。2.對掃描后的電子文件進行格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)著錄等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)管理1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的維護和管理，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）信息安全1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息的安全保護。2.采取身份認證、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等技術(shù)措施，防止檔案信息泄露。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.機關(guān)檔案管理部門負責(zé)對本機關(guān)各部門檔案保管與保護工作進行監(jiān)督檢查。2.定期對檔案保管與保護制度的執(zhí)行情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案收集、整理是否齊全、完整、規(guī)范。2.檔案保管條件是否符合要求，檔案存放是否有序。3.檔案保護措施是否落實到位，有無安全隱患。4.檔案利用手續(xù)是否齊全，利用登記是否規(guī)范。5.檔案鑒定與銷毀工作是否符合規(guī)定程序。（三）