PAGE大病檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織員工大病檔案管理，規(guī)范大病檔案的建立、保管、使用等流程，保障員工權(quán)益，為公司/組織的人力資源管理提供準(zhǔn)確依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織全體員工大病檔案的管理。（三）定義1.大病檔案：指員工因患重大疾病而形成的一系列醫(yī)療資料、診斷證明、治療記錄、費(fèi)用明細(xì)等相關(guān)文件的集合。2.重大疾?。阂罁?jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及醫(yī)學(xué)標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)定的嚴(yán)重疾病，具體范圍在本制度后續(xù)條款中明確。（四）管理原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保大病檔案管理工作合法、合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映員工大病情況，保證信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.保密安全原則：妥善保管大病檔案，保護(hù)員工隱私，防止信息泄露。4.便捷高效原則：優(yōu)化管理流程，提高檔案管理效率，方便員工及相關(guān)部門查詢、使用。二、大病檔案的建立（一）檔案資料收集1.員工確診重大疾病后，應(yīng)及時(shí)向公司/組織人力資源部門提交以下資料：醫(yī)院出具的診斷證明原件及復(fù)印件，需明確疾病名稱、確診時(shí)間等關(guān)鍵信息。完整的病歷資料，包括門診病歷、住院病歷、檢查檢驗(yàn)報(bào)告等。治療費(fèi)用明細(xì)清單，涵蓋各項(xiàng)醫(yī)療費(fèi)用支出情況。其他與大病相關(guān)的重要資料，如手術(shù)記錄、康復(fù)計(jì)劃等。2.人力資源部門負(fù)責(zé)對員工提交的資料進(jìn)行初步審核，確保資料齊全、真實(shí)有效。如發(fā)現(xiàn)資料不完整或存在疑問，應(yīng)及時(shí)與員工溝通，要求補(bǔ)充或核實(shí)。（二）檔案整理與錄入1.審核通過的大病檔案資料由專人進(jìn)行整理，按照疾病種類、時(shí)間順序等進(jìn)行分類歸檔。2.同時(shí)，將檔案中的關(guān)鍵信息錄入公司/組織的人力資源管理系統(tǒng)，建立電子大病檔案，便于查詢和統(tǒng)計(jì)分析。錄入內(nèi)容應(yīng)包括員工基本信息、疾病名稱、確診時(shí)間、治療過程、費(fèi)用情況等。3.在整理和錄入過程中，要對資料進(jìn)行編號標(biāo)識，確保每份檔案資料的唯一性和可追溯性。（三）檔案審核與確認(rèn)1.大病檔案整理錄入完成后，由人力資源部門負(fù)責(zé)人會(huì)同相關(guān)醫(yī)療專業(yè)人員進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性等。2.審核通過后，由人力資源部門負(fù)責(zé)人在大病檔案上簽字確認(rèn)，并加蓋公司/組織公章，形成正式的大病檔案。三、大病檔案的保管（一）保管方式1.大病檔案采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列，確保存放整齊、便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.大病檔案的保管期限為自員工康復(fù)或離職后[X]年。在保管期限內(nèi)，應(yīng)確保檔案的完整性和安全性。2.超過保管期限的大病檔案，應(yīng)按照公司/組織檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。銷毀前，應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實(shí)施，并保留銷毀記錄。（三）檔案安全與保密措施1.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案不受損壞。2.嚴(yán)格限制檔案查閱人員范圍，未經(jīng)授權(quán)人員不得擅自查閱大病檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱，并在查閱記錄上簽字。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露員工大病信息。如因工作需要對外提供檔案信息，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并確保信息使用符合法律法規(guī)要求。四、大病檔案的使用（一）內(nèi)部使用1.人力資源部門可根據(jù)公司/組織管理需要，使用大病檔案進(jìn)行員工健康狀況分析、病假管理、福利政策制定等工作。2.其他部門如涉及員工大病相關(guān)事宜，需要查閱大病檔案時(shí)，應(yīng)向人力資源部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定程序查閱。3.在內(nèi)部使用大病檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵循保密原則，不得將檔案信息用于非工作目的或泄露給無關(guān)人員。（二）外部使用1.如因法律法規(guī)要求或員工本人授權(quán)，需要向外部機(jī)構(gòu)提供大病檔案信息時(shí)，必須經(jīng)過公司/組織高層審批，并確保信息提供符合相關(guān)規(guī)定。2.向外部機(jī)構(gòu)提供大病檔案信息時(shí)，應(yīng)進(jìn)行必要的脫敏處理，去除可能涉及員工隱私的敏感信息，確保員工權(quán)益不受侵害。五、大病檔案的更新與變更（一）定期更新1.人力資源部門應(yīng)定期對大病檔案進(jìn)行檢查和更新，確保檔案信息的時(shí)效性。一般每年進(jìn)行一次全面檢查，根據(jù)員工病情變化、治療進(jìn)展等情況及時(shí)更新檔案內(nèi)容。2.員工應(yīng)主動(dòng)向人力資源部門提供大病治療過程中的最新信息，如病情好轉(zhuǎn)情況、新的檢查報(bào)告、治療費(fèi)用變動(dòng)等，以便及時(shí)更新檔案。（二）信息變更1.當(dāng)員工大病信息發(fā)生變更時(shí)，如疾病診斷修正、治療方案調(diào)整、費(fèi)用明細(xì)變化等，應(yīng)及時(shí)填寫大病檔案變更申請表，并提交相關(guān)證明材料。2.人力資源部門收到變更申請后，按照檔案建立流程進(jìn)行審核、整理、錄入和確認(rèn)，確保變更后的檔案信息準(zhǔn)確無誤。六、大病檔案的查詢與借閱（一）查詢流程1.員工本人如需查詢大病檔案，可向人力資源部門提出申請，填寫查詢申請表，注明查詢原因和范圍。2.人力資源部門審核通過后，為員工提供檔案查閱服務(wù)，并在查閱記錄上登記員工姓名、查詢時(shí)間、查詢內(nèi)容等信息。3.非員工本人查詢大病檔案，必須經(jīng)過員工本人書面授權(quán)，并按照上述流程辦理查詢手續(xù)。（二）借閱流程1.因工作需要借閱大病檔案時(shí)，借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如遇特殊情況需要延期，應(yīng)提前向人力資源部門申請并說明原因。4.借閱過程中，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借或泄露檔案內(nèi)容。如因保管不善導(dǎo)致檔案損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、大病檔案的統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.人力資源部門應(yīng)定期對大病檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括員工大病發(fā)病率、疾病種類分布、治療費(fèi)用情況、病假天數(shù)等。2.通過統(tǒng)計(jì)分析，了解公司/組織員工健康狀況，為制定健康管理策略、完善福利政策等提供數(shù)據(jù)支持。（二）分析報(bào)告1.根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，撰寫大病檔案統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括數(shù)據(jù)分析圖表、趨勢分析、存在問題及建議等。2.統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告應(yīng)定期提交給公司/組織管理層，為決策提供參考依據(jù)。同時(shí)，根據(jù)分析結(jié)果，適時(shí)調(diào)整大病檔案管理制度和相關(guān)管理措施。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織設(shè)立大病檔案管理監(jiān)督小組，由人力資源部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對大病檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、保密性，以及檔案管理流程的執(zhí)行情況等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核辦法1.將大病檔案管理工作納入公司/組織績效考核體系，對檔案管理人員及相關(guān)部門進(jìn)行考核。2.考核指標(biāo)包括檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性，檔案管理流程的合規(guī)性，信息安全與保密工作情況等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對違反制度規(guī)定的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰，如警告、罰款、辭退等。九、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織人力資源部門負(fù)責(zé)解釋。