PAGE應急檔案管理工作制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司應急檔案管理工作，確保應急檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，提高公司應對突發(fā)事件的能力，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬單位在應急管理工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：應急檔案應如實反映應急事件的發(fā)生、發(fā)展、處置過程及結果。2.完整性原則：涵蓋應急管理工作的各個環(huán)節(jié)，確保檔案資料齊全。3.及時性原則：對應急事件相關資料及時收集、整理和歸檔。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對應急檔案中涉及的機密信息妥善保管。二、應急檔案管理職責分工（一）應急管理部門職責1.負責制定應急檔案管理的工作計劃和方案。2.組織、指導和監(jiān)督各部門應急檔案的收集、整理、歸檔工作。3.對應急檔案進行分類、編號、編目等基礎管理工作。4.建立應急檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。（二）各部門職責1.負責本部門應急事件相關檔案資料的收集、整理和初步分類。2.按照規(guī)定時間將整理好的檔案移交至應急管理部門。3.配合應急管理部門做好應急檔案的查閱、利用等工作。（三）檔案管理部門職責1.提供檔案管理的專業(yè)指導和培訓。2.對移交的應急檔案進行審核、驗收，確保檔案質量。3.負責應急檔案的存儲、保管，維護檔案的安全。三、應急檔案的分類與編號（一）分類1.應急預案類：包括綜合應急預案、專項應急預案、現(xiàn)場處置方案等。2.應急演練類：演練計劃、方案、總結、評估報告等。3.應急事件處置類：事件報告、批示、處置措施、結果報告等。4.應急資源管理類：應急物資儲備清單、調配記錄，應急救援隊伍信息等。5.培訓教育類：應急知識培訓教材、培訓記錄、考核資料等。（二）編號采用“年份+類別代碼+流水號”的方式進行編號。例如，2023YJYA001表示2023年的應急預案類檔案的第1份。四、應急檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確專人負責應急檔案資料的收集工作，確保資料收集的及時性和完整性。2.收集范圍包括但不限于文件、報告、圖表、照片、音頻、視頻等各種形式的資料。3.對于重要應急事件，應同時收集相關的外部資料，如政府部門的通報、媒體報道等。（二）整理要求1.按照分類標準對收集到的資料進行分類整理。2.每份檔案資料應保持清晰、完整，如有破損、缺失應及時修復和補充。3.對文件資料應進行編號、編目，注明標題、日期、來源等信息。4.照片、音頻、視頻等資料應進行文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、事件等關鍵信息。五、應急檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門整理好的應急檔案應定期移交至應急管理部門。2.應急管理部門對應收檔案進行審核，審核合格后進行統(tǒng)一歸檔。歸檔時間為每年的[具體時間]，特殊情況除外。（二）保管1.設立專門的應急檔案庫房，配備必要的保管設備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案應按照類別、編號順序存放，便于查找和管理。3.建立應急檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、查閱等情況。4.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。六、應急檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱應急檔案的，需填寫《應急檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到應急管理部門查閱。2.涉及公司機密的應急檔案，查閱人員需經公司保密管理部門批準，并在指定地點查閱。3.外部單位因工作需要查閱應急檔案的，需持單位介紹信，經公司分管領導批準后，由應急管理部門安排專人陪同查閱。（二）利用方式1.查閱人員可根據(jù)需要復印、拍照、摘錄檔案資料，但需經應急管理部門同意，并注明用途。2.應急檔案原則上不得外借，如有特殊情況需外借的，需經公司主要領導批準，并辦理相關手續(xù)，限期歸還。七、應急檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對應急檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作由應急管理部門牽頭，檔案管理部門及相關業(yè)務部門參加。3.根據(jù)檔案的重要性、時效性等因素，將檔案保管期限分為永久、長期（[具體年限]）、短期（[具體年限]）。（二）銷毀1.對已過保管期限且無保存價值的應急檔案，填寫《應急檔案銷毀申請表》，經審批后進行銷毀。2.銷毀工作應在指定地點進行，由專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。3.銷毀后，在檔案保管臺賬中注明銷毀日期、檔案名稱、數(shù)量等信息。八、應急檔案的信息化管理（一）建立數(shù)據(jù)庫1.利用信息技術建立應急檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質檔案進行數(shù)字化掃描錄入。2.數(shù)據(jù)庫應具備檔案檢索、查詢、統(tǒng)計、備份等功能，提高檔案管理效率。（二）數(shù)據(jù)安全1.加強應急檔案數(shù)據(jù)庫的安全管理，設置用戶權限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對數(shù)據(jù)庫進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.應急管理部門定期對各部門應急檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.檢查內容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱利用等方面。（二）考核評價1.將應急檔案管理工作納入公司績效考核體系，對工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵。