PAGE標(biāo)書(shū)中檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、編目等工作，建立健全檔案管理臺(tái)賬。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)、管理和維護(hù)，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、整潔、有序。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、利用等服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，及時(shí)登記和歸還檔案。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。6.負(fù)責(zé)組織開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)工作，提高公司員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。7.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常管理工作，按照公司檔案管理制度的要求，做好檔案的分類、編號(hào)、裝訂等工作。3.配合綜合管理部門(mén)做好檔案的借閱、查閱、利用等工作，及時(shí)提供所需檔案資料。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的安全保密工作，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序。3.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案分類、編號(hào)、編目等方法，能夠熟練運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息的錄入和查詢。4.做好檔案庫(kù)房的安全管理工作，定期檢查檔案存儲(chǔ)環(huán)境，確保檔案的安全。5.積極為公司各部門(mén)提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需檔案資料，滿足公司工作需要。6.保守公司檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等過(guò)程中形成的各類文件、證照、批文等。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表、報(bào)告等文件資料。3.公司內(nèi)部管理文件，包括規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。4.公司員工的人事檔案，包括入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核材料、獎(jiǎng)懲記錄等。5.公司財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.公司項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。7.公司設(shè)備檔案，包括設(shè)備采購(gòu)合同、安裝調(diào)試記錄、使用說(shuō)明書(shū)、維修保養(yǎng)記錄等。8.公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，包括專利證書(shū)、商標(biāo)注冊(cè)文件、著作權(quán)登記證書(shū)等。9.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步審核，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.對(duì)于重要文件資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，確保檔案分類科學(xué)、合理。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。四、檔案的保管（一）庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠的地方，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.庫(kù)房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，包括檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。（二）檔案存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.對(duì)于電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全。3.檔案存儲(chǔ)應(yīng)遵循先進(jìn)先出的原則，對(duì)到期檔案及時(shí)進(jìn)行處理。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)實(shí)行專人管理，管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫(kù)房管理制度，不得擅自進(jìn)入庫(kù)房。2.庫(kù)房管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。五、檔案的利用（一）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.綜合管理部門(mén)檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)表，對(duì)借閱檔案進(jìn)行審核，符合借閱條件的，予以辦理借閱手續(xù)，并登記借閱檔案的相關(guān)信息。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容，如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，可直接到綜合管理部門(mén)查閱，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱時(shí)間等信息。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室。3.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）利用服務(wù)1.綜合管理部門(mén)應(yīng)積極為公司各部門(mén)提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。2.對(duì)于重要檔案的利用，應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，確保檔案利用的合法性和安全性。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問(wèn)題的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)和人員共同參與，充分聽(tīng)取各方面的意見(jiàn)和建議。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。（三）鑒定程序1.綜合管理部門(mén)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，提出擬銷(xiāo)毀檔案清單。2.組織相關(guān)部門(mén)和人員對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行鑒定，形成鑒定意見(jiàn)。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，對(duì)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（四）銷(xiāo)毀方法1.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方法進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除等技術(shù)手段進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保電子檔案數(shù)據(jù)徹底刪除。（五）銷(xiāo)毀記錄1.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方法等信息。2.銷(xiāo)毀記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?，保存期限按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能：能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。2.檔案檢索功能：能夠根據(jù)檔案編號(hào)、名稱、關(guān)鍵詞等信息進(jìn)行快速檢索，提高檔案查找效率。3.檔案借閱管理功能：能夠?qū)崿F(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等全過(guò)程管理，確保檔案借閱的規(guī)范、有序。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析功能：能夠?qū)n案的數(shù)量、種類、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。5.系統(tǒng)安全功能：具備完善的安全防護(hù)機(jī)制，確保檔案信息的安全保密。（三）數(shù)據(jù)管理1.建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)和管理，及時(shí)更新檔案信息，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.嚴(yán)格控制檔案數(shù)據(jù)的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和操作檔