PAGE區(qū)政府辦檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強區(qū)政府辦檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在區(qū)政府各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于區(qū)政府辦各科室及所屬事業(yè)單位在工作中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。區(qū)政府辦檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由辦公室指定專人負責檔案管理工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學化。2.真實性原則。檔案應如實反映區(qū)政府辦各項工作的歷史過程和實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則。全面收集、整理和保存區(qū)政府辦在工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、工作秘密和敏感信息的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則。檔案管理應便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率，為區(qū)政府辦各項工作提供有力支持。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門區(qū)政府辦設立檔案管理室，作為檔案管理的專門機構(gòu)，負責全辦檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.制定和完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。3.對檔案進行定期檢查和維護，確保檔案安全。4.負責檔案的查閱、借閱登記和統(tǒng)計工作，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務。5.積極開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為區(qū)政府辦決策提供參考依據(jù)。6.參與檔案信息化建設，推進檔案管理現(xiàn)代化。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與區(qū)政府辦工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.區(qū)政府辦形成的各類文件、會議記錄、紀要、調(diào)研報告、工作計劃、總結(jié)、報表等。3.區(qū)政府辦領導的重要講話、批示、信函等。4.區(qū)政府辦與其他單位往來的文件、函件、合同等。5.區(qū)政府辦組織的各類會議、活動、培訓等形成的文件、資料、照片、音像等。6.區(qū)政府辦工作人員在工作中形成的具有保存價值的文件、筆記、手稿等。（二）收集要求1.各科室應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應保持原件的完整性，不得隨意涂改、損毀。3.對重要文件材料應進行備份，以防丟失。（三）整理原則1.文件材料應按照形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類整理，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件的原貌，便于保管和利用。3.分類應科學合理，便于查找和統(tǒng)計。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段進行分類整理，建立檔案目錄和底圖檔案。3.會計檔案：按照會計年度、保管期限進行分類整理，裝訂成冊，編制會計檔案目錄。4.聲像檔案：按照載體形式、內(nèi)容進行分類整理，編制目錄，注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等。5.電子檔案：按照文件類型、年度、保管期限進行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，進行備份存儲。四、檔案的分類與編號（一）分類標準1.文書檔案：分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類、人事管理類、財務管理類等。2.科技檔案：分為基本建設類、設備儀器類、科研項目類等。3.會計檔案：分為會計憑證、會計賬簿、財務報告、其他會計資料等。4.聲像檔案：分為照片檔案、錄音檔案、錄像檔案等。5.電子檔案：按照文件的性質(zhì)、用途等進行分類。（二）編號方法1.文書檔案：采用年度保管期限流水號的編號方法，如2023永久001。2.科技檔案：采用項目代號分類號流水號的編號方法，如XM001JB001。3.會計檔案：采用年度類別保管期限流水號的編號方法，如2023會計憑證永久001。4.聲像檔案：采用年度類別流水號的編號方法，如2023照片001。5.電子檔案：采用電子文件名或文件夾名進行標識，同時建立電子檔案索引目錄。五、檔案的保管與保護（一）保管場所檔案管理室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲藥品等。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映區(qū)政府辦主要職能活動和歷史面貌的，對區(qū)政府辦工作、國家建設和歷史研究具有長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指反映區(qū)政府辦一般工作活動，在較長時間內(nèi)對區(qū)政府辦工作有查考利用價值的檔案；短期保管的檔案是指反映區(qū)政府辦局部工作活動，在較短時間內(nèi)對區(qū)政府辦工作有查考利用價值的檔案。（三）檔案整理與上架檔案管理人員應定期對檔案進行整理和上架，確保檔案排列有序，便于查找和利用。檔案上架應按照編號順序進行，不同類別、保管期限的檔案應分別存放。（四）檔案保護措施1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制。3.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，確保檔案安全。4.對電子檔案應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍區(qū)政府辦工作人員因工作需要，可查閱本辦保管的檔案。外單位查閱檔案，須經(jīng)區(qū)政府辦領導批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。涉及國家機密、工作秘密和敏感信息的檔案，查閱時應嚴格遵守保密規(guī)定。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、用途等。2.查閱人應出示有效證件，經(jīng)檔案管理人員核實身份后，方可查閱檔案。3.查閱檔案應在檔案管理室內(nèi)進行，如需帶出室外查閱，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)。（三）借閱規(guī)定1.借閱檔案應填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱日期、借閱人姓名、單位、借閱內(nèi)容、歸還日期等。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應責任。4.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因，并要求借閱人作出說明。（四）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要查閱檔案，檔案管理人員應及時提供服務，但查閱人應在事后補辦查閱手續(xù)。2.涉及重大事項或重要決策需要查閱檔案的特殊情況，應經(jīng)區(qū)政府辦主要領導批準，并按照相關(guān)規(guī)定進行查閱。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面的歷史觀點，以維護檔案的歷史真實性和完整性為原則，準確判定檔案的價值，確保有保存價值的檔案得到妥善保管，失去保存價值的檔案得到及時銷毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務科室負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映區(qū)政府辦的主要職能活動和歷史面貌。2.檔案的保存價值，包括對區(qū)政府辦工作、國家建設和歷史研究的利用價值。3.檔案的保管期限是否符合規(guī)定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、編號、日期、保管期限等。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)區(qū)政府辦領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底。監(jiān)銷人應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應永久保存。八、檔案信息化建設（一）建設目標推進區(qū)政府辦檔案管理信息化建設，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化，提高檔案管理效率和服務水平。（二）建設內(nèi)容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、分類、編目、存儲、檢索、利用等全過程的信息化管理。2.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理。3.加強檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息安全。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應按照檔案整理要求，將檔案信息準確錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的正常運行。3.及時將新形成的檔案信息錄入系統(tǒng)，保證檔案信息的及時性和完整性。（四）信息安全管理1.建立健全檔案信息安