PAGE縣委辦檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)縣委辦檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在縣委工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣委辦各科室及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：縣委辦檔案由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映縣委工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)縣委辦設(shè)立檔案管理室，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）職責(zé)1.檔案管理室職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定縣委辦檔案管理制度并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)縣委辦各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱利用。負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。2.各科室職責(zé)負(fù)責(zé)本科室文件材料的收集、整理和初步分類，定期移交檔案管理室。配合檔案管理室做好檔案的查閱、利用等工作。對(duì)本科室形成的檔案材料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)黨委及有關(guān)部門發(fā)來(lái)的與縣委工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.縣委召開的各種會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。3.縣委領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、報(bào)告、批示等。4.縣委各科室形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.縣委工作中形成的各種調(diào)研材料、典型材料、經(jīng)驗(yàn)介紹等。6.縣委與其他單位的來(lái)往公文、函件等。7.縣委工作中涉及的重要事件、突發(fā)事件的相關(guān)材料。8.縣委工作中形成的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、錦旗等。9.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意涂改、損毀。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政工作類、業(yè)務(wù)工作類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各科室應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理歸檔完畢，并移交檔案管理室。2.對(duì)一些特殊情況或緊急文件，應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合整理要求。2.歸檔的文件材料應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列，編制歸檔目錄。3.檔案管理室對(duì)接收的檔案應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)退回原科室重新整理。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映縣委主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)縣委工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映縣委一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)縣委工作有查考利用價(jià)值的檔案。保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)縣委工作有查考利用價(jià)值的檔案。保管期限為5年以下。（四）保管措施1.檔案管理室應(yīng)配備專門的檔案庫(kù)房，保持庫(kù)房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。5.做好檔案的防火、防盜、防蟲、防潮、防光、防塵等工作，確保檔案的安全。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍縣委辦檔案主要供縣委內(nèi)部工作人員查閱利用，同時(shí)根據(jù)工作需要，也可向有關(guān)單位和個(gè)人提供查閱服務(wù)。（二）查閱手續(xù)1.縣委內(nèi)部工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。2.外單位人員查閱檔案，需持單位介紹信，填寫《檔案查閱登記表》，經(jīng)縣委辦分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。查閱重要檔案還需經(jīng)縣委主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出室外。（三）利用規(guī)定1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損。2.需要復(fù)印檔案材料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理室同意，并按規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。3.查閱檔案人員對(duì)查閱的檔案內(nèi)容負(fù)有保密義務(wù)，不得泄露檔案信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)，以維護(hù)檔案的歷史真實(shí)面貌為原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員和檔案專家組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其保存價(jià)值。2.綜合鑒定法：結(jié)合檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、數(shù)量等因素，綜合判斷其保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)縣委辦分管領(lǐng)導(dǎo)審核，縣委主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)銷。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字。4.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立縣委辦檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理，確保圖像清晰、完整。3.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和管理。（三）檔案信息系統(tǒng)功能1.檔案檢索功能：能夠根據(jù)檔案的編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行快速檢索。2.檔案借閱功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請(qǐng)、審批和登記。3.檔案統(tǒng)計(jì)功能：能夠?qū)n案的數(shù)量、種類、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。4.安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全。（四）信息化安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)。