PAGE軍休人員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)軍休人員檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和軍隊(duì)檔案管理規(guī)定，結(jié)合軍休工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位對(duì)軍休人員檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀、利用等管理活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映軍休人員的經(jīng)歷、政治面貌、業(yè)務(wù)能力、獎(jiǎng)懲情況等實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集軍休人員在各個(gè)時(shí)期形成的各類(lèi)文件材料，確保檔案的齊全完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及軍休人員個(gè)人隱私和機(jī)密的檔案信息予以保密。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理，保證檔案整理、編目、裝訂等工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。5.便利性原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為軍休人員和相關(guān)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家和軍隊(duì)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、方針政策，制定本單位軍休人員檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)軍休人員檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀軍休人員檔案，并提供檔案利用服務(wù)。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)對(duì)涉及軍休人員檔案材料的收集、整理和歸檔工作。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，建立軍休人員電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。5.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)軍休人員檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的整齊規(guī)范。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.按照規(guī)定的程序和要求，及時(shí)為軍休人員和相關(guān)部門(mén)提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。5.負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、更新和維護(hù)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。6.參與檔案的鑒定和銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定對(duì)已到保管期限或失去保存價(jià)值的檔案提出處理意見(jiàn)。（三）軍休人員所在部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門(mén)形成的與軍休人員有關(guān)的文件材料，并按照檔案管理部門(mén)的要求及時(shí)移交歸檔。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好軍休人員檔案的核實(shí)、補(bǔ)充等工作，提供相關(guān)檔案信息和線(xiàn)索。3.在工作中需要查閱軍休人員檔案時(shí)，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并在檔案管理部門(mén)的監(jiān)督下使用檔案。三、檔案收集（一）收集范圍1.履歷材料：包括個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、學(xué)位、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)等方面的材料。2.自傳材料：軍休人員撰寫(xiě)的反映個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷和思想變化的自傳。3.鑒定、考核、考察材料：年度考核、任職期滿(mǎn)考核、專(zhuān)項(xiàng)考察等形成的鑒定材料。4.學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）材料：學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(shū)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書(shū)、聘任文件等。5.政審材料：入伍政審、入黨政審、出國(guó)政審等形成的材料。6.黨團(tuán)材料：入黨志愿書(shū)、入黨申請(qǐng)書(shū)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)、黨員登記表、團(tuán)組織關(guān)系材料等。7.獎(jiǎng)勵(lì)材料：各級(jí)各類(lèi)獎(jiǎng)勵(lì)的表彰決定、獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)等。8.處分材料：受到黨紀(jì)政紀(jì)處分的決定、調(diào)查報(bào)告、處分審批表等。9.工資、任免、出國(guó)（境）等材料：工資變動(dòng)審批表、職務(wù)任免文件、出國(guó)（境）審批表等。10.其他可供組織參考的材料：如健康體檢表、榮譽(yù)證書(shū)、社會(huì)活動(dòng)證明等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集本部門(mén)形成的與軍休人員有關(guān)的文件材料，確保材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合檔案整理要求，不得擅自涂改、偽造或銷(xiāo)毀。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份或復(fù)制，防止原件丟失或損壞。4.軍休人員個(gè)人應(yīng)積極配合檔案收集工作，主動(dòng)提供本人相關(guān)的文件材料，并確保材料的真實(shí)性和完整性。（三）收集時(shí)間1.新接收的軍休人員檔案，應(yīng)在辦理交接手續(xù)后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案材料的收集和整理工作。2.日常工作中形成的與軍休人員有關(guān)的文件材料，應(yīng)在文件材料形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)移交檔案管理部門(mén)。3.對(duì)于定期形成的檔案材料，如年度考核材料、工資變動(dòng)材料等，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)統(tǒng)一收集并移交檔案管理部門(mén)。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接，便于檔案的保管和利用。（二）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和特點(diǎn)，將軍休人員檔案分為履歷類(lèi)、自傳類(lèi)、鑒定考核類(lèi)、學(xué)歷學(xué)位類(lèi)、政審類(lèi)、黨團(tuán)類(lèi)、獎(jiǎng)勵(lì)類(lèi)、處分類(lèi)、工資任免類(lèi)、出國(guó)（境）類(lèi)等十大類(lèi)。2.排列：每一類(lèi)檔案按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，同一類(lèi)檔案中的文件材料按照其形成時(shí)間先后順序排列。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)注明案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)注明文件序號(hào)、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等信息。4.裝訂：對(duì)破損、褪色的文件材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，去除金屬物，按照卷內(nèi)文件目錄順序依次裝訂，采用三孔一線(xiàn)或縫紉機(jī)裝訂的方式，確保裝訂牢固、整齊美觀(guān)。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面和脊背填寫(xiě)相關(guān)信息，包括單位名稱(chēng)、檔案類(lèi)別、案卷號(hào)、保管期限、起止日期等。（三）整理要求1.整理檔案時(shí)應(yīng)做到分類(lèi)準(zhǔn)確、排列有序、編目清晰、裝訂整齊，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.對(duì)于不符合整理要求的文件材料，應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)充、修正或重新整理，保證檔案質(zhì)量。3.檔案整理過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得隨意裁剪、拼接或涂改檔案內(nèi)容。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案架、檔案盒等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式，對(duì)軍休人員檔案進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類(lèi)別、保管期限、年度等進(jìn)行排列上架，建立檔案存放位置索引，方便快速定位查找。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行備份和異地存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。同時(shí)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)編目和檢索，提高電子檔案的利用效率。（三）保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和軍休人員檔案的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。一般分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）和短期（[X]年）三種。1.永久保管的檔案：涉及軍休人員政治歷史、重要職務(wù)任免、重大獎(jiǎng)勵(lì)處分、黨團(tuán)關(guān)系等重要文件材料。2.長(zhǎng)期保管的檔案：反映軍休人員一般工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、工資待遇等方面的文件材料。3.短期保管的檔案：時(shí)效性較強(qiáng)、保存價(jià)值相對(duì)較低的文件材料，如臨時(shí)性的通知、報(bào)表等。（四）保管期限的劃分和調(diào)整1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，按照規(guī)定的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)新接收和整理的檔案進(jìn)行保管期限的確定。2.對(duì)于已確定保管期限的檔案，如發(fā)現(xiàn)其保管期限需要調(diào)整的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。調(diào)整保管期限時(shí)，應(yīng)充分考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素。3.定期對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行檢查和評(píng)估，對(duì)于已到保管期限的檔案，按照規(guī)定的鑒定和銷(xiāo)毀程序進(jìn)行處理。（五）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)施設(shè)備、檔案信息等的安全管理。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全操作規(guī)程，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、門(mén)禁系統(tǒng)等，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，配備必要的消防器材和防護(hù)用品，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查。5.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)、傳輸、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行安全管理，采取加密、備份、訪(fǎng)問(wèn)控制等措施，防止電子檔案信息泄露、篡改或丟失。6.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保檔案安全。六、檔案鑒定（一）鑒定原則依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合軍休人員檔案的實(shí)際情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行科學(xué)、準(zhǔn)確的鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理人員、軍休人員所在部門(mén)負(fù)責(zé)人等。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織、指導(dǎo)和審核。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和法律憑證作用。3.檔案的保管期限是否合理，是否需要調(diào)整保管期限或進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每一份檔案材料進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形成時(shí)間等因素，判斷其保存價(jià)值。2.綜合分析法：結(jié)合軍休人員的工作經(jīng)歷、政治地位、社會(huì)影響等因素，對(duì)檔案的整體價(jià)值進(jìn)行綜合分析評(píng)估。3.對(duì)比參照法：參照同類(lèi)軍休人員檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和已鑒定的檔案案例，對(duì)本單位軍休人員檔案進(jìn)行鑒定。（五）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)已到保管期限或認(rèn)為失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.將需要鑒定的檔案材料提交給檔案鑒定工作小組，鑒定工作小組按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行逐件審查，并填寫(xiě)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)。3.根據(jù)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)；對(duì)保管期限需要調(diào)整的檔案，提出調(diào)整建議。4.檔案鑒定工作小組的鑒定意見(jiàn)和銷(xiāo)毀建議報(bào)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀或調(diào)整保管期限等處理。七、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀原則嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案銷(xiāo)毀的規(guī)定和程序進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保銷(xiāo)毀檔案的真實(shí)性和徹底性，防止檔案信息泄露。（二）銷(xiāo)毀范圍經(jīng)檔案鑒定工作小組鑒定并報(bào)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，確無(wú)保存價(jià)值的檔案。（三）銷(xiāo)毀程序1.編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄擬銷(xiāo)毀檔案的案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)等信息。檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)一式兩份，一份留存檔案管理部門(mén)，一份報(bào)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)備案。2.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行造冊(cè)登記，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和本單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷(xiāo)毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。5.對(duì)已銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)及時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)注和刪除，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。八、檔案利用（一）利用原則遵循保密、合法、合理、及時(shí)原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為軍休人員和相關(guān)工作提供必要的檔案利用服務(wù)。（二）利用范圍1.軍休人員本人因工作、生活等需要查閱本人檔案。2.組織人事部門(mén)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)、司法機(jī)關(guān)等因工作需要查閱軍休人員檔案。3.其他經(jīng)本單位批準(zhǔn)的單位或個(gè)人因特殊原因查閱軍休人員檔案。（三）利用程序1.軍休人員本人查閱：軍休人員憑有效身份證件到檔案管理部門(mén)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案。查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，不得讓軍休人員單獨(dú)接觸檔案。2.組織人事部門(mén)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)、司法機(jī)關(guān)等查閱：查閱單位應(yīng)出具正式的查閱介紹信，注明查閱目的、查閱范圍、查閱人員等信息。檔案管理部門(mén)對(duì)查閱介紹信進(jìn)行審核后，按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。查閱完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收回檔案，并對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)。3.其他單位或個(gè)人查閱：其他單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱軍休人員檔案的，應(yīng)提交書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱理由、查閱范圍、查閱人員等信息，并經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門(mén)按照上述規(guī)定的程序提供檔案查閱服務(wù)。（四）利用方式1.查閱：軍休人員和查閱單位可直接到檔案管理部門(mén)查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。2.借閱：對(duì)于因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容