PAGE檔案資料員工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案資料的利用效率，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案資料管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案資料員負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案資料的安全保密措施，防止檔案資料的泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案資料的管理流程，提高檔案資料的利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案資料管理職責(zé)（一）檔案資料員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司各類檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。2.建立健全檔案資料管理制度，制定檔案資料管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案資料管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.負(fù)責(zé)檔案資料的保管和維護(hù)，定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和修復(fù)，確保檔案資料的安全和完整。4.按照公司規(guī)定的查閱、借閱流程，為公司各部門及員工提供檔案資料查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。5.負(fù)責(zé)檔案資料的統(tǒng)計(jì)和分析工作，定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案資料管理情況，為公司決策提供參考依據(jù)。6.參與公司檔案資料信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案資料的數(shù)字化錄入、存儲(chǔ)和管理，提高檔案資料的利用效率。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案資料管理相關(guān)的工作任務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和移交工作，確保本部門檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照公司檔案資料管理規(guī)定，定期將本部門的檔案資料移交至檔案資料員處，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案資料員做好檔案資料的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負(fù)責(zé)對(duì)本部門員工進(jìn)行檔案資料管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)和教育，提高員工的檔案資料管理意識(shí)。三、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類文件、通知、報(bào)告、決議、合同、協(xié)議、章程、制度等紙質(zhì)和電子文檔。2.公司各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、大事記等。3.公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)的策劃方案、實(shí)施方案、總結(jié)報(bào)告等。4.公司各類項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、施工圖紙、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.公司各類財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.公司各類人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。7.公司各類設(shè)備檔案、物資檔案、固定資產(chǎn)檔案等。8.公司與外部單位往來的信函、傳真、電子郵件等。9.其他與公司工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和整理。2.檔案資料的收集應(yīng)遵循真實(shí)、完整、準(zhǔn)確的原則，不得遺漏重要信息。3.對(duì)于電子文檔，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并及時(shí)進(jìn)行備份。4.收集的檔案資料應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，確保便于查找和利用。（三）整理方法1.分類：根據(jù)檔案資料的性質(zhì)、內(nèi)容和用途，將其分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類、人事管理類、設(shè)備管理類、物資管理類等類別。2.編號(hào)：為每一類檔案資料編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保編號(hào)的系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目：對(duì)每一份檔案資料進(jìn)行詳細(xì)的編目，包括檔案資料的名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查閱和利用。4.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保檔案資料的整齊和牢固。裝訂應(yīng)使用符合檔案管理要求的裝訂材料，不得使用金屬裝訂物。5.上架：將整理好的檔案資料按照編號(hào)順序上架存放，便于查找和利用。上架應(yīng)遵循一定的排列規(guī)則，確保檔案資料的存放有序。四、檔案資料的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案資料保管室，確保檔案資料的安全存放。保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案資料保管室應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。3.檔案資料保管室應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在保管室內(nèi)吸煙、飲食、堆放雜物等。（二）保管期限1.公司檔案資料的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案資料，應(yīng)永久保管。3.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案資料，應(yīng)長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限一般為15年至50年。4.短期保管：凡是反映公司短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案資料，應(yīng)短期保管。短期保管期限一般為5年以下。（三）保管要求1.定期檢查：檔案資料員應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查，確保檔案資料的安全和完整。檢查內(nèi)容包括檔案資料的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.清點(diǎn)核對(duì)：每年應(yīng)對(duì)檔案資料進(jìn)行一次全面的清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案資料的賬實(shí)相符。清點(diǎn)核對(duì)結(jié)果應(yīng)記錄在案，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3.修復(fù)整理：對(duì)于破損、褪色、霉變等有問題的檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)整理，確保檔案資料的可讀性和完整性。4.安全防護(hù)：加強(qiáng)檔案資料保管室的安全防護(hù)措施，安裝必要的安全設(shè)備，如監(jiān)控?cái)z像頭、門禁系統(tǒng)等，防止檔案資料的泄露、丟失和損壞。5.保密管理：嚴(yán)格遵守檔案資料保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止檔案資料的泄露。五、檔案資料的利用（一）查閱流程1.公司內(nèi)部人員查閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案資料員處。2.檔案資料員收到《檔案資料查閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行審核，審核通過后，為查閱人員提供檔案資料查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。3.查閱人員應(yīng)在檔案資料員指定的地點(diǎn)查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出保管室。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損等。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案資料歸還檔案資料員，并在查閱登記本上簽字確認(rèn)。（二）借閱流程1.公司內(nèi)部人員借閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案資料員處。2.檔案資料員收到《檔案資料借閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行審核，審核通過后，為借閱人員辦理檔案資料借閱手續(xù)，并做好借閱登記工作。3.借閱人員應(yīng)在檔案資料員指定的地點(diǎn)領(lǐng)取檔案資料，并按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案資料員。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案資料員申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案資料內(nèi)容。如因保管不善導(dǎo)致檔案資料丟失、損壞的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）利用限制1.涉及公司機(jī)密的檔案資料，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和利用。2.檔案資料的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得用于任何違法違規(guī)或損害公司利益的活動(dòng)。3.檔案資料員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的查閱、借閱流程為公司各部門及員工提供檔案資料利用服務(wù)，不得擅自擴(kuò)大檔案資料的利用范圍或降低利用標(biāo)準(zhǔn)。六、檔案資料的信息化管理（一）數(shù)字化錄入1.公司應(yīng)逐步推進(jìn)檔案資料的數(shù)字化錄入工作，將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為電子檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化管理。2.檔案資料員應(yīng)按照檔案資料數(shù)字化錄入標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，確保電子檔案資料的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。3.數(shù)字化錄入完成后，檔案資料員應(yīng)將電子檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，并建立電子檔案資料數(shù)據(jù)庫，便于查詢和利用。（二）存儲(chǔ)與管理1.電子檔案資料應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.建立電子檔案資料管理制度，規(guī)范電子檔案資料的存儲(chǔ)、傳輸、使用、維護(hù)等行為，確保電子檔案資料的安全和完整。3.檔案資料員應(yīng)定期對(duì)電子檔案資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案資料的可讀性和可用性。如發(fā)現(xiàn)電子檔案資料存在問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。（三）利用與共享1.公司內(nèi)部人員可以通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或檔案管理系統(tǒng)查閱、借閱電子檔案資料，提高檔案資料的利用效率。2.對(duì)于需要共享的電子檔案資料，應(yīng)按照公司規(guī)定的權(quán)限和流程進(jìn)行共享，確保檔案資料的安全和保密。3.鼓勵(lì)公司各部門及員工積極利用電子檔案資料，為公司各項(xiàng)工作提供支持和服務(wù)。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案資料利用情況的統(tǒng)計(jì)和分析，不斷優(yōu)化檔案資料管理工作。七、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案資料的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.鑒定工作應(yīng)由檔案資料員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)等組成的鑒定小組共同進(jìn)行。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案資料的保管期限是否已滿。3.檔案資料是否已失去保存價(jià)值。4.檔案資料是否涉及公司機(jī)密或其他不宜公開的內(nèi)容。（三）銷毀流程1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案資料，應(yīng)填寫《檔案資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案資料員應(yīng)按照公司規(guī)定的銷毀方式和程序，對(duì)需要銷毀的檔案資料進(jìn)行銷毀。銷毀方式可以采用焚燒、粉碎、電子刪除等方式，確保檔案資料無法恢復(fù)。3.銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。銷毀完畢后，應(yīng)填寫《檔案資料銷毀登記表》，記錄銷毀檔案資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。4.對(duì)于涉及公司機(jī)密或其他不宜公開的檔案資料，應(yīng)采取特殊的銷毀措施，確保檔案資料的保密性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)建立檔案資料管理監(jiān)督檢查制度，定期對(duì)檔案資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案資料管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案資料的收集、整理、保管、利用、信息化管理、鑒定與銷毀等工作環(huán)節(jié)。3.監(jiān)督檢查方式可以采用定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，并及時(shí)反饋給相關(guān)部門和人員。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司應(yīng)建立