PAGE黨群部門檔案管理制度一、總則（一）目的為加強黨群部門檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為黨群工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于黨群部門在工作中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：黨群部門檔案由專門的檔案管理機構或人員進行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內容應真實反映黨群工作的實際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集黨群工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全和完整。4.保密性原則：對涉及黨和國家機密、組織內部敏感信息的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便黨群工作人員查閱和利用檔案。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理機構設置黨群部門設立檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。（二）檔案管理機構職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善本部門檔案管理制度。2.負責黨群部門各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.對檔案進行安全保管，采取必要的防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全。5.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定進行銷毀處理。6.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高黨群工作人員的檔案意識和業(yè)務水平。7.積極推進檔案信息化建設，利用現(xiàn)代信息技術手段，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網絡化。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理職責，嚴格遵守檔案管理制度和操作規(guī)程。2.負責檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的質量和完整性。3.對檔案進行科學分類、編號、編目，建立規(guī)范的檔案檢索體系。4.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.為黨群工作人員提供檔案查閱、借閱服務，嚴格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。6.負責檔案信息的安全保密工作，防止檔案信息泄露。7.積極參與檔案信息化建設，熟練掌握檔案管理軟件的操作技能。8.完成領導交辦的其他檔案管理工作任務。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍黨群部門檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.上級黨組織下發(fā)的文件、指示、通知等。2.黨群部門制定的工作計劃、總結、報告、規(guī)章制度等。3.黨組織建設、黨員管理、思想政治工作等方面的文件、記錄。4.各類會議記錄、紀要、決議等。5.黨員教育培訓、主題活動等相關資料。6.宣傳工作中的稿件、圖片、音像資料等。7.統(tǒng)戰(zhàn)工作、群團工作等方面的文件、資料。8.涉及黨群工作的重要文件、資料的起草、修改稿及相關審批記錄。9.黨群部門與其他部門之間的往來文件、函件等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集上來。2.收集的檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽署齊全。3.對電子文件，應按照規(guī)定進行格式轉換和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.收集的檔案材料應按照規(guī)定的時間節(jié)點移交檔案管理室，不得拖延或積壓。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計。（四）整理方法1.分類：按照黨群工作的職能和檔案的內容，將檔案分為黨群工作綜合類、組織建設類、宣傳工作類、統(tǒng)戰(zhàn)工作類、群團工作類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案的編號、題名、日期、保管期限等內容，確保目錄準確、清晰。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于保管和查閱。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，檔案盒應標明檔案的類別、編號、年度等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理室應定期對收集整理好的檔案進行歸檔，確保檔案及時歸入相應的類別和年度。2.歸檔的檔案應按照規(guī)定的排列順序進行存放，便于查找和利用。3.對電子檔案，應建立相應的存儲目錄和索引，確保電子檔案的存儲和管理規(guī)范有序。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映黨群工作重大事件、重要決策、歷史沿革等具有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，主要包括黨群工作中具有一定歷史價值和查考利用價值的文件、資料等。3.短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案，主要包括黨群工作中一般性的文件、資料等。（三）保管措施1.檔案管理室應配備專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案應存放在專用的檔案架（柜）上，按照類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和管理。3.對電子檔案，應采用安全可靠的存儲設備進行備份，并定期進行檢查和維護，確保電子檔案的安全。4.檔案管理人員應定期對檔案進行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.嚴格控制檔案庫房的溫度、濕度，保持庫房環(huán)境的相對穩(wěn)定。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.黨群部門工作人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經部門負責人批準后，到檔案管理室查閱。2.檔案管理人員應根據批準的查閱申請，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。4.查閱完畢后，檔案管理人員應及時收回檔案，并對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時報告并處理。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經部門負責人審核，黨群部門分管領導批準后，方可借閱。2.借閱檔案一般不得超過規(guī)定的期限，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘抄檔案內容。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并追究責任。（三）保密要求1.查閱和借閱檔案時，應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內容。2.對涉及黨和國家機密、組織內部敏感信息的檔案，應按照保密規(guī)定進行查閱和借閱，嚴禁違規(guī)操作。3.檔案管理人員應對查閱和借閱檔案的情況進行記錄，以備查考。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.堅持全面的歷史觀點，從黨群工作的實際出發(fā)，準確判定檔案材料的價值。2.以國家有關檔案鑒定的規(guī)定和標準為依據，確保鑒定工作的科學性和規(guī)范性。3.充分考慮檔案的現(xiàn)實利用價值和潛在利用價值，避免片面強調保管期限而忽視檔案的重要性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由黨群部門負責人、檔案管理人員及相關業(yè)務人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進行逐件審查，根據檔案的內容、來源、時間等因素，綜合判定其價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較，分析其在黨群工作中的地位和作用，確定其價值。3.效益評估法：評估檔案對黨群工作決策、研究、宣傳等方面的效益，判斷其是否具有保存價值。（四）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應包括檔案的編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內容，并由鑒定小組成員簽字確認。3.檔案銷毀前，應報黨群部門分管領導批準。4.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。5.監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字，并注明銷毀日期。6.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應長期保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的黨群部門檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網絡化。2.提高檔案信息的檢索效率和利用水平，為黨群工作提供便捷的信息服務。3.加強檔案信息的安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）信息化管理內容1.檔案數(shù)字化：對紙質檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉換，建立電子檔案數(shù)據庫。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、內容摘要等錄入檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的計算機檢索。3.檔案信息存儲：采用安全可靠的存儲設備，對電子檔案進行備份存儲，確保檔案信息的安全。4.檔案信息檢索：利用檔案信息管理系統(tǒng)的檢索功能，快速準確地查找所需檔案信息。5.檔案信息利用：通過檔案信息管理系統(tǒng)，為黨群工作人員提供檔案在線查閱、借閱、下載等服務。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，明確安全責任，規(guī)范操作流程。2.加強對檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設備，防止網絡攻擊和數(shù)據泄露