PAGE廣州市檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強廣州市檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于廣州市[具體公司/組織名稱]檔案室的檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案室對本單位各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內容應真實反映本單位的各項工作活動，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.高效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為單位各項工作提供及時、有效的服務。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計本單位各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為單位各項工作提供檔案資料服務。4.指導本單位各部門的檔案工作，對兼職檔案員進行業(yè)務培訓。5.參與單位重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的齊全和完整。（二）各部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累和整理工作，按照檔案室的要求定期移交檔案。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理，協(xié)助檔案室做好檔案的收集、整理等工作。3.嚴格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。三、檔案收集（一）收集范圍1.本單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料。2.上級機關頒發(fā)的與本單位有關的文件、指示、規(guī)定等。3.本單位對外交往中形成的合同、協(xié)議、信函、證書等文件材料。4.本單位內部機構設置、人員編制、干部任免、獎懲等文件材料。5.本單位科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動中形成的技術文件、產(chǎn)品樣本、工藝規(guī)程等。6.本單位財務、審計、統(tǒng)計等工作中形成的報表、賬簿、憑證等文件材料。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門形成的文件材料進行整理，確保齊全、完整，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案室。2.對于重要會議、重大活動、重要項目等形成的文件材料，相關部門應在活動結束后及時收集整理，并移交檔案室。3.歸檔的文件材料應字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，載體應符合檔案保管要求。四、檔案整理（一）分類標準1.文書檔案：按照年度保管期限機構（問題）進行分類。2.科技檔案：按照項目專業(yè)階段進行分類。3.會計檔案：按照會計年度形式進行分類。4.聲像檔案：按照載體形式內容時間進行分類。5.實物檔案：按照類別時間來源進行分類。（二）整理方法1.文書檔案：對收集到的文件材料進行分類、編號、編目、裝訂等工作，編制案卷目錄。2.科技檔案：對項目文件材料進行系統(tǒng)整理，建立項目檔案卷內目錄和總目錄，繪制竣工圖等。3.會計檔案：按照會計檔案管理辦法的要求，對會計憑證、賬簿、報表等進行整理、裝訂、編目。4.聲像檔案：對照片、錄音、錄像等資料進行整理，編寫文字說明，注明拍攝時間地點等信息。5.實物檔案：對收集到的實物進行登記、編號，注明實物名稱、來源、時間等信息。（三）整理要求1.整理工作應遵循檔案形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.分類應科學合理，便于查找和利用。3.編目應準確規(guī)范，確保檔案信息的完整性和準確性。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應具備專門的檔案庫房，庫房應符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲鼠設備等。（二）檔案裝具1.應使用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放安全、整齊。2.檔案裝具應定期進行檢查和維護，如有損壞應及時更換。（三）檔案存放1.檔案應按照分類方案進行存放，不同類別、不同保管期限的檔案應分開存放。2.同一類檔案應按照順序排列，便于查找和利用。（四）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.科技檔案、會計檔案等的保管期限按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。（五）檔案保管要求1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.做好檔案庫房的溫濕度記錄，根據(jù)實際情況進行調節(jié)。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。4.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入庫房。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案專家組成。（二）鑒定標準1.根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合本單位實際情況，制定檔案鑒定標準。2.鑒定檔案應從文件材料的內容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，判斷其保存價值。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。2.對擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，經(jīng)單位領導審批后進行銷毀。3.銷毀檔案時應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案信息徹底銷毀。（四）鑒定要求1.鑒定工作應客觀、公正、準確，確保檔案鑒定結果符合國家有關規(guī)定和本單位實際情況。2.對鑒定中發(fā)現(xiàn)的有繼續(xù)保存價值的檔案，應重新確定保管期限并進行妥善保管。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案鑒定、銷毀等情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案相關數(shù)據(jù)進行登記和統(tǒng)計。2.利用檔案管理軟件對檔案信息進行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實、準確、完整，不得虛報、瞞報。2.定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，及時反映本單位檔案管理工作情況。八、檔案利用（一）利用范圍1.本單位內部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案，應按照有關規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：提供檔案原件或復印件供利用者查閱。2.借閱：根據(jù)利用者需求，辦理借閱手續(xù)，限期歸還檔案。3.出具證明：為利用者出具檔案內容的證明材料。（三）利用程序1.本單位內部人員查閱檔案，應填寫查閱申請表，經(jīng)部門負責人簽字后到檔案室查閱。2.外單位人員查閱檔案，應持單位介紹信，填寫查閱申請表，經(jīng)本單位主管領導批準后到檔案室查閱。3.借閱檔案應填寫借閱登記表，注明借閱期限、歸還日期等信息，借閱期限一般不得超過[具體期限]。4.利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損，如需復制檔案應經(jīng)檔案室同意。（四）利用要求1.嚴格遵守檔案利用制度，確保檔案利用過程的安全和保密。2.對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計，及時掌握檔案利用動態(tài)。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、自動化。2.提高檔案信息資源的開發(fā)利用效率，為單位各項工作提供便捷的檔案信息服務。（二）信息化管理內容1.檔案數(shù)據(jù)錄入：將紙質檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案數(shù)字化：對重要檔案進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)檔案信息的長期保存和快速檢索。3.系統(tǒng)維護：定期對檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應具備一定的計算機操作技能，熟悉