PAGE廣州檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是指公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的工作活動(dòng)和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織的各項(xiàng)工作，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)一管理工作。檔案管理部門(mén)可根據(jù)實(shí)際情況配備檔案管理人員若干名。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類(lèi)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作，對(duì)各部門(mén)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。6.參與公司/組織重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)活動(dòng)、技術(shù)研發(fā)、行政管理等方面形成的各類(lèi)文件、資料。2.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。3.公司/組織的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。4.公司/組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。5.公司/組織的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.公司/組織的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。7.公司/組織的產(chǎn)品研發(fā)資料（包括圖紙、技術(shù)文件、測(cè)試報(bào)告等）。8.公司/組織的市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)資料（包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、宣傳資料等）。9.公司/組織的工程建設(shè)資料（包括項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄等）。10.公司/組織的設(shè)備檔案（包括設(shè)備采購(gòu)合同、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄等）。11.公司/組織的照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求，對(duì)收集的檔案進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的文件。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門(mén)，不得擅自留存或銷(xiāo)毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類(lèi)，可分為文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，注明檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。2.定期對(duì)保管設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案的分類(lèi)、編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期更換，并存放在安全可靠的地方。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（五）檔案鑒定1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出存毀意見(jiàn)。4.對(duì)確定銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案。2.外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：?jiǎn)T工可到檔案管理部門(mén)查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助。2.借閱：?jiǎn)T工因工作需要借閱檔案，須填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：?jiǎn)T工如需復(fù)制檔案，須填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)支付相應(yīng)的費(fèi)用。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。2.未經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的完整、整潔，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量水平，為公司/組織的決策提供有力的支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等，形成電子檔案。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合公司/組織的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類(lèi)、編號(hào)、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密等安全機(jī)制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的地方。3.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全管理，設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員任職條件1.具有檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)流程。2.具備較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。3.熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能，能夠運(yùn)用檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理工作。（二）檔案管理人員崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等日常工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。3.維護(hù)檔案庫(kù)房的安全和衛(wèi)生，定期檢查檔案保管情況。4.辦理檔案的查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)，提供檔案利用服務(wù)。5.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。6.對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門(mén)公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查小組由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案管理人員的工作情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年至少進(jìn)行一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分部門(mén)或檔案管理環(huán)節(jié)進(jìn)行不定期抽查。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或突發(fā)事件，進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)檢查。（四）問(wèn)題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督檢查小