PAGE涉密檔案登記制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強公司涉密檔案管理，確保涉密檔案的安全與完整，防止涉密檔案信息泄露，特制定本登記制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及國家秘密、商業(yè)秘密等涉密檔案的登記管理工作。包括但不限于文件、資料、圖紙、數據、報告等各類載體形式的涉密檔案。（三）基本原則1.嚴格保密原則：對涉密檔案的登記、保管、查閱、傳遞等環(huán)節(jié)實施嚴格保密措施，防止信息泄露。2.準確規(guī)范原則：確保涉密檔案登記信息的準確、完整和規(guī)范，便于管理和查詢。3.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家相關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，開展涉密檔案登記工作。二、登記職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善涉密檔案登記制度，并組織實施。2.對公司各部門提交的涉密檔案進行統(tǒng)一登記，建立涉密檔案登記臺賬。3.定期對涉密檔案登記情況進行檢查和核對，確保登記信息的準確性。4.負責涉密檔案登記信息的安全存儲和管理，防止信息丟失或損壞。（二）檔案形成部門職責1.在涉密檔案形成后，及時整理并向檔案管理部門提交檔案登記申請。2.準確填寫涉密檔案登記申請表，包括檔案名稱、密級、形成時間、來源、保管期限等信息。3.協(xié)助檔案管理部門做好涉密檔案的登記、保管和查閱等相關工作。（三）檔案查閱部門職責1.根據工作需要，向檔案管理部門提交涉密檔案查閱申請。2.按照規(guī)定程序查閱涉密檔案，并在查閱過程中嚴格遵守保密規(guī)定。3.查閱結束后，及時將涉密檔案歸還檔案管理部門，并做好查閱記錄。三、登記內容與要求（一）檔案基本信息登記1.檔案名稱：準確填寫涉密檔案的具體名稱，確保名稱能夠清晰反映檔案內容。2.密級：依據國家保密規(guī)定和公司保密制度，明確標注涉密檔案的密級，分為絕密、機密、秘密三級。3.形成時間：記錄涉密檔案的形成日期，精確到年、月、日。4.來源：注明涉密檔案的產生部門或來源渠道。5.保管期限：根據檔案的重要性和相關規(guī)定，確定合理的保管期限，保管期限分為永久、長期、短期。（二）檔案載體信息登記1.載體類型：區(qū)分涉密檔案的載體形式，如紙質、電子、光盤、磁帶等。2.載體編號：為每個涉密檔案載體賦予唯一的編號，以便于識別和管理。3.存儲位置：詳細記錄涉密檔案載體的存放地點，確保能夠快速查找。（三）登記信息變更1.當涉密檔案的基本信息、載體信息等發(fā)生變更時，檔案形成部門應及時通知檔案管理部門進行變更登記。2.檔案管理部門在接到變更通知后，應認真核實變更信息，并在登記臺賬和相關檔案記錄中進行更新。四、登記流程（一）檔案形成部門登記申請1.涉密檔案形成后，檔案形成部門應在[X]個工作日內填寫《涉密檔案登記申請表》，并提交至檔案管理部門。2.《涉密檔案登記申請表》應包括檔案基本信息、載體信息等內容，并由部門負責人簽字確認。（二）檔案管理部門審核登記1.檔案管理部門收到《涉密檔案登記申請表》后，應在[X]個工作日內進行審核。2.審核內容包括申請表填寫是否完整、準確，檔案密級確定是否符合規(guī)定等。3.經審核無誤后，檔案管理部門在涉密檔案登記臺賬上進行登記，并為該檔案分配唯一的編號。4.對于不符合登記要求的申請表，檔案管理部門應及時反饋給檔案形成部門，要求其補充或修正信息。（三）檔案入庫保管1.審核登記后的涉密檔案，由檔案管理部門按照規(guī)定的存儲位置進行入庫保管。2.對于紙質涉密檔案，應存放在專門的保密檔案柜中，并按照密級分類存放；對于電子涉密檔案，應存儲在加密的存儲設備中，并進行備份。3.檔案管理部門應建立涉密檔案保管環(huán)境監(jiān)控機制，確保檔案存儲環(huán)境安全，防止檔案受到損壞、丟失或篡改。（四）檔案查閱登記1.檔案查閱部門如需查閱涉密檔案，應提前填寫《涉密檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱期限等信息，并提交至檔案管理部門。2.《涉密檔案查閱申請表》應由部門負責人簽字并加蓋部門公章。3.檔案管理部門收到查閱申請后，應在[X]個工作日內進行審批。審批通過后，在涉密檔案登記臺賬上記錄查閱相關信息，并通知查閱部門前來查閱。4.查閱部門在查閱涉密檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行查閱，并由檔案管理人員現(xiàn)場監(jiān)督。查閱過程中不得擅自復制、拍照、記錄涉密檔案內容。5.查閱結束后，查閱部門應及時將涉密檔案歸還檔案管理部門，并在《涉密檔案查閱登記表》上簽字確認查閱情況。（五）檔案借閱登記1.因工作需要借閱涉密檔案的，借閱部門應填寫《涉密檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等內容，并提交至檔案管理部門。2.《涉密檔案借閱申請表》需經部門負責人、分管領導簽字審批。3.檔案管理部門審核通過借閱申請后，在涉密檔案登記臺賬上記錄借閱信息，并辦理借閱手續(xù)。借閱手續(xù)應包括借閱人簽字、借閱日期、預計歸還日期等內容。4.借閱人應嚴格按照規(guī)定的借閱期限歸還涉密檔案，如需延期歸還，應提前向檔案管理部門申請并獲得批準。5.借閱人在借閱期間應妥善保管涉密檔案，不得轉借他人或擅自擴大使用范圍。歸還檔案時，檔案管理部門應認真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)問題應及時追究借閱人的責任。（六）檔案銷毀登記1.涉密檔案達到保管期限或因其他原因需要銷毀時，檔案形成部門應填寫《涉密檔案銷毀申請表》，說明銷毀理由、銷毀檔案清單等內容，并提交至檔案管理部門。2.《涉密檔案銷毀申請表》需經部門負責人、分管領導簽字審批。3.檔案管理部門審核通過銷毀申請后，組織專人對涉密檔案進行銷毀，并在銷毀過程中進行現(xiàn)場監(jiān)督。4.銷毀完成后，檔案管理部門應在涉密檔案登記臺賬上記錄銷毀信息，包括銷毀日期、銷毀方式、銷毀執(zhí)行人等內容。5.銷毀涉密檔案的相關記錄應妥善保存[X]年，以備查閱。五、登記信息管理與保密措施（一）登記信息存儲1.涉密檔案登記信息應存儲在安全可靠的存儲設備中，如加密的數據庫、專用服務器等。2.存儲設備應具備數據備份和恢復功能，定期進行數據備份，防止數據丟失。3.對存儲設備應采取物理安全防護措施，如安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等，防止未經授權的訪問。（二）登記信息查詢1.只有經過授權的人員才能查詢涉密檔案登記信息。查詢人員應填寫《涉密檔案登記信息查詢申請表》，注明查詢目的、查詢范圍等內容，并提交至檔案管理部門。2.《涉密檔案登記信息查詢申請表》需經部門負責人、分管領導簽字審批。3.檔案管理部門根據審批結果，為查詢人員提供相應的登記信息查詢服務，并對查詢過程進行記錄。4.查詢人員不得擅自復制、傳播查詢到的涉密檔案登記信息。（三）登記信息保密1.所有接觸涉密檔案登記信息的人員都應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露登記信息內容。2.在處理涉密檔案登記信息過程中，應采取加密傳輸、加密存儲等技術手段，確保信息安全。3.對涉及涉密檔案登記信息的辦公場所、設備等應進行定期保密檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。六、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部設立保密監(jiān)督小組，定期對涉密檔案登記制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.保密監(jiān)督小組有權對各部門的涉密檔案登記工作進行抽查，檢查內容包括登記信息的準確性、完整性，檔案保管情況，查閱借閱手續(xù)等。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，保密監(jiān)督小組應及時下達整改通知，要求相關部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）外部審計1.定期聘請專業(yè)的審計機構對公司涉密檔案登記制度的執(zhí)行情況進行審計。2.審計機構應按照相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，對公司涉密檔案登記工作進行全面審查，出具審計報告。3.根據審計報告提出的意見和建議，公司應及時調整和完善涉密檔案登記制度，加強管理工作。七、責任追究（一）違規(guī)行為界定1.未按照本制度規(guī)定進行涉密檔案登記的。2.在涉密檔案登記過程中故意隱瞞、虛報信息的。3.擅自查閱、復制、傳播涉密檔案登記信息的。4.未妥善保管涉密檔案，導致檔案丟失、損壞或信息泄露的。5.違反涉密檔案借閱、歸還規(guī)定，逾期不還或轉借他人的。6.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）責任追究措施1.對于違反涉密檔案登記制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，包括警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等。2.如因違規(guī)行為導致公司遭受經濟損失或聲譽損害的，違規(guī)人員應承擔相應的賠償責任。3.構成犯罪的，將依法移送司法機關追究刑事