PAGE記錄與檔案管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司/組織的記錄與檔案管理工作，確保記錄的真實、完整、準(zhǔn)確、及時，檔案的妥善保管、有效利用，為公司/組織的運(yùn)營決策、業(yè)務(wù)開展、合規(guī)管理等提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各崗位涉及的各類記錄與檔案管理活動。（三）基本原則1.真實性原則：記錄與檔案應(yīng)如實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務(wù)情況。2.完整性原則：涵蓋公司/組織運(yùn)營全過程的記錄與檔案，確保無遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：記錄與檔案的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。4.及時性原則：及時生成、收集、整理記錄與檔案，避免延誤。5.保密性原則：對涉及公司/組織機(jī)密、敏感信息的記錄與檔案嚴(yán)格保密。二、記錄管理（一）記錄的分類1.行政記錄：包括公司文件、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、通知公告等。2.業(yè)務(wù)記錄：如銷售記錄、采購記錄、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗記錄等。3.財務(wù)記錄：財務(wù)報表、賬目明細(xì)、審計報告等。4.人事記錄：員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄等。（二）記錄的生成與填寫1.各部門、各崗位應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求及時生成記錄。2.記錄填寫應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，不得隨意涂改。如需修改，應(yīng)采用規(guī)范的修改方式，并注明修改日期和修改人。（三）記錄的收集與整理1.各部門指定專人負(fù)責(zé)記錄的收集工作，確保記錄按時、完整收集。2.收集后的記錄應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，剔除重復(fù)、無效記錄。3.對整理后的記錄進(jìn)行編號，以便于查找和管理。（四）記錄的存儲1.記錄可采用紙質(zhì)或電子形式存儲。重要記錄應(yīng)同時保存紙質(zhì)和電子版本。2.紙質(zhì)記錄應(yīng)存放在專門的文件柜中，按照類別、時間順序排列整齊。3.電子記錄應(yīng)存儲在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備上，進(jìn)行分類文件夾管理，并定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（五）記錄的查閱與使用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱記錄，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到指定地點(diǎn)查閱。2.查閱記錄時應(yīng)愛護(hù)記錄，不得擅自涂改、抽取、損壞記錄。3.如需復(fù)印或借閱記錄，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。（六）記錄的銷毀1.記錄達(dá)到保存期限或已無保存價值時，應(yīng)進(jìn)行銷毀。2.銷毀記錄前，應(yīng)填寫銷毀申請表，經(jīng)相關(guān)部門審核、公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.銷毀記錄時，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保記錄徹底銷毀，防止信息泄露。三、檔案管理（一）檔案的分類1.文書檔案：公司/組織正式文件、規(guī)章制度、請示報告等。2.科技檔案：工程圖紙、技術(shù)資料、科研項目檔案等。3.會計檔案：財務(wù)憑證、賬簿、報表等。4.人事檔案：員工個人檔案、勞動合同、薪酬福利檔案等。5.業(yè)務(wù)檔案：各類業(yè)務(wù)項目檔案、客戶檔案等。（二）檔案的立卷與歸檔1.各部門應(yīng)在工作完成后及時將相關(guān)文件材料進(jìn)行整理立卷。2.立卷應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接。3.整理好的檔案應(yīng)定期向檔案管理部門歸檔，歸檔時應(yīng)填寫歸檔清單。（三）檔案的編目與裝訂1.檔案管理部門對歸檔的檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄、索引等檢索工具。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，保持整齊、牢固，便于保管和查閱。（四）檔案的保管1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列上架，便于查找和管理。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（五）檔案的鑒定與保管期限1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.保管期限分為永久、長期（[具體年限]年）、短期（[具體年限]年）。3.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，對檔案的價值進(jìn)行評估，提出鑒定意見。（六）檔案的利用與借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要利用檔案，應(yīng)填寫利用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后到檔案管理部門辦理利用手續(xù)。2.檔案借閱應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，明確借閱期限，按時歸還。3.借閱檔案時不得擅自轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、污損檔案。（七）檔案的數(shù)字化1.逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描存儲。2.數(shù)字化檔案應(yīng)建立相應(yīng)的索引和數(shù)據(jù)庫，便于快速檢索和利用。3.加強(qiáng)對數(shù)字化檔案的管理和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。四、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織設(shè)立記錄與檔案管理監(jiān)督小組，定期對各部門的記錄與檔案管理工作進(jìn)行檢查。2.監(jiān)督小組由檔案管理部門、內(nèi)部審計部門等相關(guān)人員組成。（二）檢查內(nèi)容1.記錄與檔案的生成、收集、整理、存儲、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案的分類、立卷、編目、裝訂、保管等是否規(guī)范。3.記錄與檔案管理工作中的各項制度執(zhí)行情況。（三）問題整改1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)認(rèn)真分析問題原因，制定整改措施，并將整改情況及時反饋給監(jiān)督小組。五、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計劃1.檔案管理部門制定年度記錄與檔案管理培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間等。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括記錄與檔案管理的法律法規(guī)、制度流程、操作技能等。（二）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請專家進(jìn)行授課。2.開展內(nèi)部交流培訓(xùn)，由經(jīng)驗豐富的人員分享工作經(jīng)驗。3.利用網(wǎng)絡(luò)平臺提供在線學(xué)習(xí)資源，方便員工自主學(xué)習(xí)。（三）宣傳工作1.通過公司內(nèi)部刊物、宣傳欄等渠道宣傳記錄與檔案管理的重要性和相關(guān)知識。2.對在記錄與檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人進(jìn)行