PAGE機(jī)關(guān)信息化檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本機(jī)關(guān)信息化檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門在工作中形成的各類信息化檔案，包括但不限于電子文件、電子數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫(kù)記錄、多媒體資料等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則本機(jī)關(guān)信息化檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案管理應(yīng)保證信息化檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性，如實(shí)反映機(jī)關(guān)工作的實(shí)際情況，不得擅自篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則高度重視信息化檔案的安全保密工作，采取有效措施防止檔案信息泄露、丟失、損壞，確保檔案信息安全。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索、查詢、利用效率，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善本機(jī)關(guān)信息化檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織開(kāi)展信息化檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立和維護(hù)信息化檔案管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的信息化檔案管理工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。5.負(fù)責(zé)信息化檔案的統(tǒng)計(jì)分析和編研工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門信息化檔案的形成與積累，按照檔案管理要求及時(shí)整理、移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門信息化檔案管理工作，配合檔案管理部門做好相關(guān)工作。3.嚴(yán)格遵守本機(jī)關(guān)信息化檔案管理制度，確保本部門檔案信息的安全和規(guī)范管理。三、信息化檔案的收集與整理（一）收集范圍1.機(jī)關(guān)在履行職能過(guò)程中形成的各類文件、報(bào)告、通知、會(huì)議紀(jì)要等電子文件。2.業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、數(shù)據(jù)庫(kù)記錄等。3.各類圖片、音頻、視頻等多媒體資料，包括工作照片、錄音錄像、宣傳資料等。4.機(jī)關(guān)信息化建設(shè)過(guò)程中形成的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)文檔、技術(shù)方案、測(cè)試報(bào)告等。5.其他具有保存價(jià)值的信息化資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將本部門產(chǎn)生的信息化檔案收集齊全，不得遺漏。2.收集的信息化檔案應(yīng)確保內(nèi)容真實(shí)、格式規(guī)范、數(shù)據(jù)完整，符合檔案管理的質(zhì)量要求。3.對(duì)于重要的信息化檔案，應(yīng)同時(shí)收集相關(guān)的背景資料、說(shuō)明文件等，以便更好地理解和利用檔案信息。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同年度、保管期限、類別和密級(jí)，進(jìn)行分類整理。3.按照便于管理和利用的原則，對(duì)信息化檔案進(jìn)行編號(hào)、編目、著錄等工作。（四）整理方法1.電子文件整理按照文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等要素進(jìn)行分類，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。對(duì)電子文件進(jìn)行命名，命名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件的主題、日期、作者等關(guān)鍵信息，便于檢索。填寫電子文件的元數(shù)據(jù)，包括文件編號(hào)、題名、日期、作者、保管期限、密級(jí)等，確保元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.數(shù)據(jù)整理對(duì)各類數(shù)據(jù)報(bào)表、數(shù)據(jù)庫(kù)記錄等進(jìn)行規(guī)范化整理，確保數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一、字段準(zhǔn)確。建立數(shù)據(jù)索引和關(guān)聯(lián)關(guān)系，方便數(shù)據(jù)的查詢和分析。3.和多媒體資料整理對(duì)圖片、音頻、視頻等多媒體資料進(jìn)行分類標(biāo)注，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、主題、作者等信息。對(duì)多媒體資料進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和質(zhì)量?jī)?yōu)化，確保能夠長(zhǎng)期保存和正常播放。四、信息化檔案的歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔要求1.各部門整理好的信息化檔案應(yīng)定期移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔，歸檔時(shí)間原則上為每年[具體時(shí)間]。2.檔案管理部門對(duì)接收的信息化檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，審核合格后予以歸檔。3.歸檔的信息化檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，與原存儲(chǔ)介質(zhì)分開(kāi)存放，異地保存。（二）存儲(chǔ)方式1.建立專門的信息化檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用磁盤陣列、磁帶庫(kù)、光盤庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備，確保檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。2.對(duì)存儲(chǔ)的信息化檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，按照不同的保管期限、類別和密級(jí)設(shè)置存儲(chǔ)區(qū)域，便于管理和查找。3.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。（三）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防磁等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全穩(wěn)定。2.控制存儲(chǔ)場(chǎng)所的溫度、濕度等環(huán)境條件，溫度應(yīng)保持在[具體溫度范圍]，濕度應(yīng)保持在[具體濕度范圍]。3.定期對(duì)存儲(chǔ)場(chǎng)所進(jìn)行清潔和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。五、信息化檔案的保管與保護(hù)（一）保管期限劃分1.信息化檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括本機(jī)關(guān)制定的重要政策文件、法規(guī)性文件、重大活動(dòng)記錄、歷史沿革資料等。3.定期保管的檔案期限分為[X]年、[X]年、[X]年等，具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和實(shí)際需要確定。（二）保管措施1.建立信息化檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、存儲(chǔ)位置等信息，便于查詢和管理。2.對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行定期鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的處理，需要繼續(xù)保存的檔案重新確定保管期限，不需要保存的檔案按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。3.加強(qiáng)對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備的管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)測(cè)試，確保檔案數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。（三）保護(hù)措施1.采取數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制等技術(shù)手段，保障信息化檔案的安全保密。2.安裝防病毒軟件、防火墻等安全防護(hù)軟件，定期進(jìn)行病毒查殺和安全掃描，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的信息化檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制訪問(wèn)權(quán)限，確保信息安全。六、信息化檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則1.遵循合法、合規(guī)、合理的原則，在確保檔案信息安全和保密的前提下，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。2.充分利用信息化手段，提高檔案利用效率，為利用者提供便捷、高效的服務(wù)。（二）利用方式1.提供檔案查詢服務(wù)，利用者可通過(guò)檔案管理系統(tǒng)查詢所需的信息化檔案信息。2.開(kāi)展檔案借閱服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件借閱。借閱檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還要求。3.提供檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析服務(wù)，為機(jī)關(guān)決策提供數(shù)據(jù)支持。4.根據(jù)機(jī)關(guān)工作需要，開(kāi)展檔案編研工作，編寫專題資料、大事記等，為機(jī)關(guān)工作提供參考。（三）利用審批1.利用信息化檔案應(yīng)填寫利用申請(qǐng)表，注明利用目的、利用內(nèi)容、利用期限等信息。2.利用申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)檔案的密級(jí)、保管期限等情況進(jìn)行審批，審批通過(guò)后方可提供利用服務(wù)。3.對(duì)于涉及重要檔案或敏感信息的利用申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。七、信息化檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織1.成立信息化檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門代表等。2.鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定鑒定方案，明確鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法，組織開(kāi)展信息化檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)信息化檔案進(jìn)行綜合鑒定。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，如過(guò)期的文件、重復(fù)的數(shù)據(jù)、無(wú)用的資料等，可以考慮銷毀。3.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，銷毀前應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審查和處理，確保信息安全。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的信息化檔案，由檔案管理部門填寫銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.銷毀清單經(jīng)鑒定工作小組組長(zhǎng)審核簽字后，報(bào)機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，銷毀方式可采用物理銷毀（如粉碎存儲(chǔ)介質(zhì)）或數(shù)據(jù)擦除等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、人員、方式等，記錄材料應(yīng)歸檔保存。八、信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)（一）系統(tǒng)建設(shè)要求1.信息化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、保管、利用、鑒定、銷毀等全流程管理功能，滿足機(jī)關(guān)檔案管理工作的實(shí)際需求。2.系統(tǒng)應(yīng)采用先進(jìn)的信息技術(shù)架構(gòu)，具備良好的擴(kuò)展性、兼容性和穩(wěn)定性，能夠適應(yīng)未來(lái)業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)變革的需要。3.系統(tǒng)應(yīng)提供友好的用戶界面，方便檔案管理人員和利用者操作使用，同時(shí)具備完善的權(quán)限管理功能，確保檔案信息的安全。（二）系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)1.建立系統(tǒng)維護(hù)管理制度，定期對(duì)信息化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檢查、維護(hù)和優(yōu)化，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的故障和問(wèn)題，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)測(cè)試，保障數(shù)據(jù)安全。3.根據(jù)機(jī)關(guān)檔案管理工作的發(fā)展和需求變化，及時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造，完善系統(tǒng)功能，提高系統(tǒng)性能。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.加強(qiáng)信息化檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理工作，采取數(shù)據(jù)加密