PAGE建設(shè)局檔案借閱制度一、總則（一）目的為加強建設(shè)局檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在建設(shè)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于建設(shè)局機關(guān)各科室、下屬各單位及因工作需要借閱建設(shè)局檔案的外部單位或個人。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.檔案借閱應(yīng)遵循必要、合理、安全的原則，不得隨意擴大借閱范圍和用途。3.確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)建設(shè)局各類檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。2.制定和完善檔案管理制度，包括檔案借閱制度，并組織實施。3.對檔案借閱情況進行登記、統(tǒng)計和跟蹤管理，及時掌握檔案的流向和使用情況。4.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全保管。（二）借閱審批部門職責(zé)1.根據(jù)工作需要，對檔案借閱申請進行審批，明確借閱范圍、期限、用途等。2.對不符合借閱規(guī)定或可能影響檔案安全的申請予以駁回，并說明理由。（三）借閱人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，按照審批要求借閱檔案，不得擅自更改借閱范圍、期限和用途。2.妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.按時歸還所借閱的檔案，如有特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。三、檔案借閱范圍（一）可借閱檔案類型1.與建設(shè)項目相關(guān)的規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理等文件資料。2.建設(shè)局出臺的各類政策文件、規(guī)章制度、會議紀(jì)要等。3.涉及建設(shè)工程質(zhì)量、安全、招投標(biāo)等方面的檔案資料。4.其他與建設(shè)工作有關(guān)且經(jīng)批準(zhǔn)可以借閱的檔案。（二）限制借閱檔案類型1.涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得借閱。2.正在進行保密審查或尚未解密的檔案。3.檔案管理部門認(rèn)為不宜借閱的其他檔案。四、檔案借閱流程（一）借閱申請1.內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫《建設(shè)局檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、預(yù)計歸還日期等，并經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意。2.外部單位或個人借閱檔案，需提交單位介紹信或個人身份證明，填寫《建設(shè)局檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的用途、范圍、期限等，經(jīng)建設(shè)局相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人審核后，報檔案管理部門審批。（二）審批1.檔案管理部門收到借閱申請后，對申請內(nèi)容進行審核，重點審查借閱范圍、期限、用途是否合理，是否符合檔案管理規(guī)定。2.對于符合借閱條件且手續(xù)齊全的申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)；對于不符合借閱條件的申請，應(yīng)及時通知申請人并說明理由。（三）借閱登記1.經(jīng)批準(zhǔn)的借閱申請，檔案管理人員應(yīng)在《建設(shè)局檔案借閱登記簿》上進行詳細(xì)登記，記錄借閱人姓名、單位、借閱檔案名稱、編號、借閱日期、預(yù)計歸還日期等信息。2.向借閱人發(fā)放所借閱的檔案，并在檔案上加蓋“建設(shè)局檔案借閱專用章”，注明借閱期限。（四）檔案借閱1.借閱人憑《建設(shè)局檔案借閱申請表》和有效證件到檔案管理部門領(lǐng)取檔案，檔案管理人員應(yīng)與借閱人當(dāng)面核對檔案數(shù)量、內(nèi)容等，確保檔案完整無損。2.在借閱過程中，借閱人應(yīng)嚴(yán)格按照審批要求使用檔案，不得擅自將檔案帶出建設(shè)局辦公區(qū)域（如有特殊情況需帶出，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)）。（五）歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前歸還所借閱的檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出書面申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量、內(nèi)容等，檢查檔案是否有損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。3.借閱人歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)在《建設(shè)局檔案借閱登記簿》上記錄歸還日期，并注銷相關(guān)借閱記錄。五．檔案借閱期限（一）一般檔案借閱期限1.內(nèi)部人員借閱檔案，一般期限為[X]個工作日，最長不超過[X]個工作日。2.外部單位或個人借閱檔案，一般期限為[X]個工作日，最長不超過[X]個工作日。（二）特殊情況借閱期限1.因重大建設(shè)項目或重要工作需要長期借閱檔案的，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可適當(dāng)延長借閱期限，但最長不得超過[X]個月。2.對于需歸還后重新借閱的檔案，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)，每次借閱期限按照上述規(guī)定執(zhí)行。六、檔案借閱要求（一）借閱檔案的使用1.借閱人應(yīng)嚴(yán)格按照審批用途使用檔案，不得擅自將檔案用于其他目的。2.如需對檔案進行復(fù)印、摘錄等，應(yīng)事先征得檔案管理部門同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進行操作。復(fù)印、摘錄的檔案應(yīng)注明出處，并加蓋“建設(shè)局檔案復(fù)印摘錄專用章”。（二）檔案的保管1.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、折疊、撕毀等。2.借閱人應(yīng)將檔案存放在安全、保密的地方，防止檔案丟失、被盜或損壞。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）檔案的歸還1.借閱人應(yīng)按時歸還所借閱的檔案，不得逾期。如因特殊情況不能按時歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時，借閱人應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性，如有損壞應(yīng)及時修復(fù)或賠償。七、檔案保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.所有參與檔案管理和借閱工作的人員，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和建設(shè)局的保密制度，履行保密義務(wù)。2.檔案管理人員應(yīng)加強對檔案的保密管理，對涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私的檔案應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。（二）借閱過程中的保密措施1.借閱人在借閱檔案過程中，不得向無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容，不得在公共場所查閱檔案。2.如需在非建設(shè)局辦公區(qū)域查閱檔案，應(yīng)選擇安全、保密的場所，并采取必要的保密措施。（三）保密監(jiān)督與檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案保密情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對于違反檔案保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、檔案借閱的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門建設(shè)局紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對檔案借閱制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案借閱申請、審批、登記、歸還等手續(xù)是否齊全、規(guī)范。2.檔案借閱期限是否符合規(guī)定，有無逾期未還的情況。3.檔案借閱人是否按照審批用途使用檔案，有無擅自擴大借閱范圍、轉(zhuǎn)借他人等行為。4.檔案保管是否安全，有無丟失、損壞、泄密等情況。（三）檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案借閱情況進行自查，形成自查報告報紀(jì)檢監(jiān)察部門。2.不定期抽查：紀(jì)檢監(jiān)察部門可根據(jù)工作需要，不定期對檔案借閱情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（四）違規(guī)處理1.對于違反檔案借閱制度的行為，由紀(jì)檢監(jiān)察部門責(zé)令限期改正，并視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、通報批評等處理。2.對于因違規(guī)借閱導(dǎo)致檔案丟失、損