PAGE基建檔案查借閱制度一、總則（一）目的為加強基建檔案的管理，確?；n案的安全與完整，充分發(fā)揮基建檔案在公司/組織建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動中的作用，特制定本查借閱制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員對基建檔案的查借閱活動。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確?；n案的管理合法合規(guī)。2.基建檔案的查借閱應(yīng)遵循保密、高效、有序的原則，保證檔案的安全與完整，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.基建檔案的利用應(yīng)服務(wù)于公司/組織的中心工作，滿足合理的查借閱需求，提高檔案的利用效率。二、基建檔案的定義與范圍（一）定義基建檔案是指公司/組織在基本建設(shè)活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（二）范圍1.項目前期文件，包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目立項批復(fù)等。2.設(shè)計文件，如初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更等相關(guān)圖紙及說明。3.工程管理文件，涵蓋工程招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、施工組織設(shè)計、工程進(jìn)度計劃、工程質(zhì)量檢驗記錄、工程安全管理資料等。4.施工文件，包括施工過程中的各類技術(shù)資料、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、施工日志等。5.監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報、工程質(zhì)量評估報告等。6.竣工驗收文件，包含竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書等。7.其他與基建項目相關(guān)的文件資料，如項目照片、錄像、電子文檔等。三、查借閱職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)基建檔案查借閱制度的制定、修訂和解釋。2.負(fù)責(zé)基建檔案的整理、分類、編目和存儲，建立健全基建檔案檢索體系。3.負(fù)責(zé)受理基建檔案的查借閱申請，對查借閱申請進(jìn)行審核，并按照規(guī)定提供檔案服務(wù)。4.負(fù)責(zé)對基建檔案的查借閱情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計，定期對檔案的利用效果進(jìn)行分析和評估。5.負(fù)責(zé)對歸還的基建檔案進(jìn)行檢查和核對，確保檔案的完整與安全。（二）申請部門職責(zé)1.明確本部門查借閱基建檔案的具體需求和目的，填寫《基建檔案查借閱申請表》。2.負(fù)責(zé)安排專人負(fù)責(zé)基建檔案的查借閱工作，確保查借閱人員熟悉查借閱流程和相關(guān)規(guī)定。3.對查借閱的基建檔案負(fù)有妥善保管的責(zé)任，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、污損或丟失檔案。4.按照規(guī)定的時間及時歸還查借閱的基建檔案，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查借閱人員職責(zé)1.遵守基建檔案查借閱制度，如實填寫《基建檔案查借閱申請表》，明確查借閱的目的、內(nèi)容和期限。2.按照檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定場所。3.查閱檔案時應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.如需復(fù)印、拍照或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.對查借閱過程中知悉的檔案內(nèi)容和機密信息負(fù)有保密責(zé)任，不得泄露給無關(guān)人員。四、查借閱流程（一）申請1.申請部門根據(jù)工作需要，填寫《基建檔案查借閱申請表》，詳細(xì)注明查借閱的檔案名稱、編號、查借閱目的、查借閱期限等內(nèi)容。2.《基建檔案查借閱申請表》應(yīng)由申請部門負(fù)責(zé)人簽字并加蓋部門公章后，提交至檔案管理部門。（二）審核1.檔案管理部門收到《基建檔案查借閱申請表》后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。審核的內(nèi)容包括查借閱目的是否合理、查借閱期限是否適當(dāng)、申請部門及人員的權(quán)限等。2.對于符合查借閱規(guī)定的申請，檔案管理部門應(yīng)在申請表上簽署審核意見，并安排專人負(fù)責(zé)辦理檔案查閱或借閱手續(xù)。對于不符合查借閱規(guī)定的申請，檔案管理部門應(yīng)及時與申請部門溝通，說明原因并退還申請表。（三）查閱1.檔案管理部門根據(jù)審核通過的《基建檔案查借閱申請表》，為查借閱人員提供相應(yīng)的基建檔案，并引導(dǎo)查借閱人員到指定的查閱場所進(jìn)行查閱。2.查借閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的范圍內(nèi)查閱檔案，如需摘錄、復(fù)印或拍照檔案內(nèi)容，應(yīng)事先向檔案管理人員提出申請，經(jīng)同意后按照規(guī)定的方式進(jìn)行操作。3.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保查借閱人員遵守查借閱制度，不得擅自將檔案帶出查閱場所或進(jìn)行其他違規(guī)操作。（四）借閱1.對于確需借閱基建檔案的申請，檔案管理部門應(yīng)在審核通過后，辦理借閱手續(xù)。借閱手續(xù)包括填寫《基建檔案借閱登記表》，明確借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱人等信息，并由借閱人簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門根據(jù)《基建檔案借閱登記表》，將借閱的基建檔案交付給借閱人，并提醒借閱人注意檔案的保管和歸還要求。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的基建檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或用于非查借閱目的的其他活動。如因特殊情況需要轉(zhuǎn)借他人，應(yīng)事先征得檔案管理部門的同意，并辦理相關(guān)轉(zhuǎn)借手續(xù)。（五）歸還1.查借閱人員應(yīng)在規(guī)定的查借閱期限屆滿前，將查借閱的基建檔案歸還至檔案管理部門。如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案管理部門在收到歸還的基建檔案后，應(yīng)及時進(jìn)行檢查和核對。檢查的內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、是否有涂改或損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)檔案有問題，應(yīng)及時與查借閱人員溝通，查明原因并要求其采取相應(yīng)的補救措施。3.經(jīng)檢查核對無誤后，檔案管理部門應(yīng)在《基建檔案借閱登記表》上注明檔案歸還情況，并將檔案歸還原位。同時，對基建檔案的查借閱情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計，以便日后進(jìn)行分析和評估。五、查借閱期限（一）查閱期限一般情況下，基建檔案的查閱期限為[X]個工作日。如有特殊情況需要延長查閱期限，查借閱人員應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。（二）借閱期限基建檔案的借閱期限一般不超過[X]個工作日。對于重要的基建檔案或有特殊保管要求的檔案，借閱期限可根據(jù)實際情況適當(dāng)縮短。如需延期借閱，借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿前[X]個工作日向檔案管理部門提出續(xù)借申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可續(xù)借，續(xù)借期限不得超過[X]個工作日。六、保密規(guī)定（一）保密內(nèi)容基建檔案涉及公司/組織的技術(shù)秘密、商業(yè)秘密、項目信息等重要內(nèi)容，查借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案中的任何機密信息。（二）保密措施1.在查借閱過程中，檔案管理部門應(yīng)采取必要的保密措施，如限制查閱場所、對檔案內(nèi)容進(jìn)行遮蓋等，防止無關(guān)人員接觸到檔案機密信息。2.查借閱人員應(yīng)妥善保管查借閱的基建檔案，不得在非保密場所談?wù)摍n案內(nèi)容或隨意放置檔案，防止檔案信息泄露。3.如需復(fù)印、拍照或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定進(jìn)行操作，確保復(fù)印件、照片或摘錄內(nèi)容的使用范圍和方式符合保密要求。（三）違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)查借閱人員違反保密規(guī)定，泄露基建檔案機密信息，檔案管理部門應(yīng)立即停止其查借閱活動，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究其法律責(zé)任。七、檔案利用的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.檔案管理部門應(yīng)定期對基建檔案的查借閱情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保查借閱活動符合制度規(guī)定。2.對于查借閱過程中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時與相關(guān)部門和人員溝通，提出整改意見并督促其落實。3.建立健全基建檔案利用效果反饋機制，鼓勵查借閱人員對檔案利用情況進(jìn)行反饋，以便檔案管理部門及時了解檔案利用需求，改進(jìn)檔案管理工作。（二）考核辦法1.將基建檔案查借閱制度的執(zhí)行情況納入公司/組織的績效考核體系，對檔案管理部門和申請部門進(jìn)行考核。2.考核內(nèi)容包括查借閱申請的審核通過率、檔案歸還的及時率、檔案利用效果的評估等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵