PAGE扶貧辦檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)扶貧辦檔案室管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在扶貧工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于扶貧辦機(jī)關(guān)各科室及所屬事業(yè)單位在各項(xiàng)扶貧工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：扶貧辦檔案室對(duì)全辦檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：歸檔的檔案必須是真實(shí)反映扶貧工作實(shí)際情況的原始材料，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理扶貧工作中形成的各類檔案，保證檔案資料的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本辦檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全辦檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)各科室及所屬事業(yè)單位的檔案業(yè)務(wù)工作，開展檔案工作培訓(xùn)和宣傳。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）各科室及所屬事業(yè)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室及所屬事業(yè)單位檔案的收集、整理和初步立卷工作，并按規(guī)定定期向檔案室移交。2.明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)本科室及所屬事業(yè)單位檔案工作的日常管理，確保檔案資料的及時(shí)歸檔和安全保管。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與扶貧工作有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.本辦制定的扶貧工作計(jì)劃、方案、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.扶貧項(xiàng)目申報(bào)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收等過程中形成的文件、資料、合同、協(xié)議等。4.扶貧資金管理方面的文件、賬目、報(bào)表等。5.扶貧工作調(diào)研、考察、會(huì)議等活動(dòng)中形成的文件、記錄、紀(jì)要等。6.反映扶貧工作成果和經(jīng)驗(yàn)的典型材料、宣傳報(bào)道等。7.其他與扶貧工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各科室及所屬事業(yè)單位應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的文件材料進(jìn)行收集整理，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，載體應(yīng)符合耐久性要求，禁止使用易褪色的書寫材料。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)和相關(guān)背景信息，確保電子檔案的可讀性和可用性。（三）整理方法1.按照檔案形成的時(shí)間順序、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般分為綜合類、項(xiàng)目類、資金類、宣傳類等類別。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)科學(xué)合理、便于查找。3.按照檔案的分類順序，對(duì)每份檔案進(jìn)行裝訂、編目、裝盒，編制檔案目錄。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案存放1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列存放，便于查找和利用。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并定期進(jìn)行檢查和更新。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映扶貧工作重大歷史事件、重要政策制定、重要項(xiàng)目實(shí)施等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)扶貧工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為10年至50年。3.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)扶貧工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為1年至10年。（四）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無誤。2.清查中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合扶貧工作實(shí)際，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.確保鑒定工作的客觀性、準(zhǔn)確性和公正性，避免隨意銷毀檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等進(jìn)行全面審查，確定其是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)已到保管期限的檔案，重點(diǎn)審查其是否涉及重要事項(xiàng)、是否仍有查考利用價(jià)值等。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)上級(jí)主管部門備案。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀日期。六、檔案的利用（一）利用范圍1.為扶貧工作決策提供參考依據(jù)。2.為扶貧項(xiàng)目申報(bào)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收等工作提供資料支持。3.為扶貧工作研究、宣傳、培訓(xùn)等活動(dòng)提供素材。4.為社會(huì)各界了解扶貧工作情況提供信息服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案室查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：對(duì)確需借出檔案室的檔案，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并限期歸還。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案的復(fù)制件。（三）利用手續(xù)1.利用者需填寫檔案利用登記表，注明利用目的、內(nèi)容、期限等。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.借閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.復(fù)制檔案時(shí)，需經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。（四）利用反饋1.利用者在利用檔案后，應(yīng)及時(shí)將利用情況反饋給檔案室，以便對(duì)檔案利用效果進(jìn)行跟蹤和評(píng)估。2.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)檔案管理工作。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立扶貧辦檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為扶貧工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等，形成電子檔案。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合扶貧辦檔案管理的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、安全防護(hù)等機(jī)制，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，具