PAGE基建檔案管理工作制度一、總則（一）目的基建檔案是公司基本建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是維護(hù)公司權(quán)益、反映公司歷史面貌、服務(wù)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、推動(dòng)技術(shù)創(chuàng)新的重要依據(jù)。為加強(qiáng)基建檔案管理工作，確?；n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有基建項(xiàng)目從項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過程中形成的各類文件材料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則基建檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，避免分散保存造成的遺失或混亂。2.同步管理原則基建檔案管理工作應(yīng)與基建項(xiàng)目建設(shè)過程同步進(jìn)行，從項(xiàng)目立項(xiàng)開始，就要明確檔案管理的要求和職責(zé)，確保檔案材料的及時(shí)收集、整理和歸檔。3.真實(shí)性和準(zhǔn)確性原則基建檔案應(yīng)如實(shí)反映基建項(xiàng)目的實(shí)際情況，所有文件材料必須真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，嚴(yán)禁弄虛作假。4.完整性原則基建檔案應(yīng)全面涵蓋項(xiàng)目建設(shè)過程中的各種文件材料，包括項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等，確保檔案內(nèi)容完整無(wú)缺。5.便于利用原則基建檔案的整理和保管應(yīng)便于查閱和利用，按照科學(xué)合理的分類方法進(jìn)行整理，建立完善的檢索體系，提高檔案的利用效率。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司基建檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查和考核。3.參與基建項(xiàng)目的前期論證、設(shè)計(jì)審查、竣工驗(yàn)收等工作，提出檔案管理方面的意見和建議。4.負(fù)責(zé)基建檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管和提供利用基建項(xiàng)目檔案，建立基建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。5.組織開展基建檔案的編研工作，編寫基建項(xiàng)目大事記、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編等資料，為公司決策提供參考依據(jù)。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門基建項(xiàng)目檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案材料的齊全、完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。2.明確本部門基建項(xiàng)目檔案管理的責(zé)任人，對(duì)責(zé)任人進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，督促其認(rèn)真履行職責(zé)。3.在基建項(xiàng)目建設(shè)過程中，按照檔案管理要求，及時(shí)將項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的文件材料移交檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。4.配合檔案管理部門做好基建項(xiàng)目檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）項(xiàng)目設(shè)計(jì)單位職責(zé)1.在基建項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程中，按照國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和要求，做好設(shè)計(jì)文件的形成、積累和整理工作，確保設(shè)計(jì)文件的質(zhì)量和完整性。2.在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，將完整的設(shè)計(jì)文件及相關(guān)資料移交建設(shè)單位檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助建設(shè)單位做好設(shè)計(jì)文件的審查和歸檔工作，提供必要的技術(shù)支持和解釋。（四）項(xiàng)目施工單位職責(zé)1.建立健全項(xiàng)目施工檔案管理制度，配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)施工過程中文件材料的收集、整理和歸檔工作。2.按照合同要求和檔案管理規(guī)定，及時(shí)將施工過程中形成的各種文件材料，如施工組織設(shè)計(jì)、施工圖紙、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等，進(jìn)行分類整理，編制目錄，定期移交建設(shè)單位檔案管理部門。3.對(duì)施工檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，確保檔案材料符合檔案管理的要求和標(biāo)準(zhǔn)。（五）項(xiàng)目監(jiān)理單位職責(zé)1.建立監(jiān)理檔案管理制度，負(fù)責(zé)監(jiān)理過程中文件材料的收集、整理和歸檔工作。2.對(duì)施工單位報(bào)送的文件材料進(jìn)行審核，對(duì)工程建設(shè)過程中的重要事項(xiàng)進(jìn)行記錄，形成監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。3.在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，將監(jiān)理文件及相關(guān)資料移交建設(shè)單位檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助建設(shè)單位做好基建項(xiàng)目檔案的審核和驗(yàn)收工作，提供監(jiān)理過程中的相關(guān)資料和意見。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.設(shè)計(jì)文件包括初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知、圖紙會(huì)審記錄等。3.施工文件包括施工組織設(shè)計(jì)、施工圖紙、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、施工試驗(yàn)報(bào)告等。4.監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)等。5.竣工驗(yàn)收文件包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書、工程竣工驗(yàn)收備案表等。6.其他文件包括與基建項(xiàng)目有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、來往信函、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全，格式規(guī)范。3.對(duì)收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照文件形成的時(shí)間順序或項(xiàng)目建設(shè)階段進(jìn)行排列，便于查找和歸檔。（三）整理方法1.基建檔案應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行分類，每個(gè)項(xiàng)目單獨(dú)設(shè)立檔案卷。2.每個(gè)檔案卷內(nèi)的文件材料應(yīng)按照文件性質(zhì)進(jìn)行分類，如項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等。3.同一類文件材料應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，編制文件目錄。4.對(duì)圖紙類文件材料應(yīng)折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄外露，按順序排列，編制圖紙目錄。5.對(duì)電子文件應(yīng)按照紙質(zhì)文件的分類方法進(jìn)行整理，建立電子文件目錄，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在基建項(xiàng)目文件材料收集整理完畢后，及時(shí)向檔案管理部門移交歸檔，辦理交接手續(xù)。2.移交的檔案應(yīng)符合整理要求，檔案卷封面、目錄、備考表等應(yīng)填寫完整規(guī)范，裝訂整齊牢固。3.檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)接收的檔案，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)及時(shí)退回原部門進(jìn)行整改。（二）保管期限基建檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保存的檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告等重要文件材料。2.長(zhǎng)期保存的檔案包括項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件等與項(xiàng)目建設(shè)過程密切相關(guān)的文件材料，保管期限為30年。3.短期保存的檔案包括一般性的來往信函、會(huì)議紀(jì)要等文件材料，保管期限為10年。（三）保管方式1.基建檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式，確保檔案的安全和完整。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，建立備份制度，定期進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編目、檢索和利用，提高電子檔案的管理效率。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.基建檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案的安全和保密。2.檔案利用應(yīng)根據(jù)工作需要，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、借閱和復(fù)制檔案。（二）利用方式1.查閱檔案因工作需要查閱基建檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱檔案因工作需要借閱基建檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，辦理借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案。借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。3.復(fù)制檔案因工作需要復(fù)制基建檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制，并做好復(fù)制登記工作。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，與原件具有同等效力。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱和復(fù)制情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱、復(fù)制）時(shí)間、查閱（借閱、復(fù)制）人姓名、查閱（借閱、復(fù)制）內(nèi)容、審批人等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則基建檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織檔案管理部門應(yīng)定期組織對(duì)基建檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目建設(shè)部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性和準(zhǔn)確性檢查檔案是否齊全、完整，文件材料是否真實(shí)、準(zhǔn)確，簽字蓋章是否齊全。2.檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值，重新審查檔案的保管期限是否合理。3.檔案的密級(jí)檢查檔案的密級(jí)是否準(zhǔn)確，是否符合國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限