PAGE檔案收發(fā)文登記制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案收發(fā)文管理，確保文件的準(zhǔn)確傳遞、妥善保管和有效利用，提高公司工作效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案收發(fā)文過(guò)程中的操作與管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確及時(shí)原則收發(fā)文登記要準(zhǔn)確記錄文件的基本信息、收發(fā)時(shí)間、流轉(zhuǎn)情況等，確保文件傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，避免延誤和錯(cuò)漏。2.規(guī)范統(tǒng)一原則嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的流程和格式進(jìn)行收發(fā)文登記，保證登記內(nèi)容的規(guī)范性和一致性，便于檔案的整理、查詢和統(tǒng)計(jì)。3.安全保密原則對(duì)涉及公司機(jī)密的文件，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，加強(qiáng)安全防護(hù)措施，防止文件泄露、丟失或被篡改。4.高效利用原則通過(guò)科學(xué)合理的登記管理，提高文件的檢索和利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。二、收文登記（一）收文渠道1.公司外部來(lái)文包括上級(jí)主管部門、政府部門、合作伙伴、客戶等發(fā)來(lái)的文件，如通知、函件、報(bào)告、批復(fù)等。2.公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)文件各部門之間因工作需要傳遞的文件，如請(qǐng)示、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃等。（二）收文流程1.文件接收公司收發(fā)室或指定的文件接收人員負(fù)責(zé)接收外部來(lái)文和內(nèi)部流轉(zhuǎn)文件。接收人員應(yīng)對(duì)收到的文件進(jìn)行初步檢查，查看文件是否完整、有無(wú)破損、字跡是否清晰等。2.文件登記對(duì)于符合要求的文件，接收人員應(yīng)立即進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、來(lái)文單位、發(fā)文日期、文件標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、附件、收文日期、承辦部門、傳閱范圍等。登記應(yīng)使用統(tǒng)一的收文登記簿，采用手工或電子方式進(jìn)行記錄，確保登記信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.文件分發(fā)根據(jù)文件的內(nèi)容和傳閱范圍，接收人員將文件及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門或人員。對(duì)于需要緊急處理的文件，應(yīng)優(yōu)先分發(fā)，并注明“急件”字樣，提醒承辦人員盡快辦理。分發(fā)文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)文件分發(fā)記錄表，記錄分發(fā)時(shí)間、接收部門或人員等信息。（三）特殊文件處理1.密級(jí)文件對(duì)于密級(jí)文件，接收人員應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行登記和管理。設(shè)立專門的密級(jí)文件登記簿，記錄文件的密級(jí)、編號(hào)、收發(fā)時(shí)間、傳閱范圍等信息。密級(jí)文件的傳閱應(yīng)嚴(yán)格控制在規(guī)定范圍內(nèi)，傳閱過(guò)程中要確保文件的安全，不得擅自復(fù)印、摘抄或轉(zhuǎn)借他人。2.電子文件接收的電子文件應(yīng)進(jìn)行規(guī)范命名，并存儲(chǔ)在指定的電子檔案管理系統(tǒng)中。在電子檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行收文登記，記錄文件的基本信息、存儲(chǔ)路徑、接收時(shí)間等。定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。三、發(fā)文登記（一）發(fā)文范圍公司各部門以公司名義對(duì)外發(fā)出的文件，包括通知、函件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。（二）發(fā)文流程1.文件擬制各部門根據(jù)工作需要擬制發(fā)文稿，明確文件的主題、內(nèi)容、發(fā)送對(duì)象、發(fā)文日期等。擬稿人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰、格式規(guī)范，并按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審核。2.文件審核發(fā)文稿由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合公司政策和工作要求，格式是否正確，發(fā)送對(duì)象是否準(zhǔn)確等。初審?fù)ㄟ^(guò)后，發(fā)文稿提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行復(fù)審，必要時(shí)還需提交公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.文件編號(hào)經(jīng)審核通過(guò)的發(fā)文稿，由公司辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保文件編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。文件編號(hào)應(yīng)包含年份、部門代碼、流水號(hào)等信息，例如：[年份][部門代碼][流水號(hào)]。4.文件登記辦公室根據(jù)編號(hào)后的發(fā)文稿進(jìn)行發(fā)文登記。登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、發(fā)文部門、發(fā)文日期、文件標(biāo)題、文號(hào)、主送單位、抄送單位、附件、份數(shù)等。登記完成后，將發(fā)文稿及相關(guān)附件交至文印室進(jìn)行印制。5.文件印制文印室按照發(fā)文登記的要求進(jìn)行文件印制，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容清晰、印制質(zhì)量符合要求。印制完成后，文印室對(duì)文件進(jìn)行清點(diǎn)、裝訂，并將文件交回辦公室。6.文件分發(fā)辦公室根據(jù)發(fā)文登記記錄，將印制好的文件及時(shí)分發(fā)給主送單位和抄送單位。分發(fā)文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)文件分發(fā)記錄表，記錄分發(fā)時(shí)間、接收單位等信息。對(duì)于重要文件或緊急文件，應(yīng)采用專人送達(dá)或特快專遞等方式確保文件安全、及時(shí)送達(dá)。（三）特殊文件處理1.密級(jí)文件對(duì)于密級(jí)文件，發(fā)文部門應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行擬制、審核和編號(hào)。在發(fā)文登記時(shí)，要注明文件的密級(jí)，并采取加密存儲(chǔ)、專人傳遞等措施確保文件安全。密級(jí)文件的分發(fā)應(yīng)嚴(yán)格控制在規(guī)定范圍內(nèi)，不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍。2.電子文件如需發(fā)送電子文件，發(fā)文部門應(yīng)將文件存儲(chǔ)在指定的電子檔案管理系統(tǒng)中，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限。在發(fā)文登記時(shí)，記錄電子文件的存儲(chǔ)路徑、發(fā)送對(duì)象等信息。提醒接收方及時(shí)查收電子文件，并確保電子文件的傳輸安全。四、登記管理要求（一）登記人員職責(zé)1.收文登記人員負(fù)責(zé)及時(shí)、準(zhǔn)確地接收和登記外部來(lái)文及內(nèi)部流轉(zhuǎn)文件。對(duì)收到的文件進(jìn)行初步檢查和分類，確保文件完整、清晰。按照規(guī)定的流程和格式進(jìn)行登記，保證登記信息的準(zhǔn)確性和完整性。及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員，并跟蹤文件的傳閱和辦理情況。2.發(fā)文登記人員負(fù)責(zé)審核發(fā)文稿的編號(hào)、內(nèi)容、格式等，確保發(fā)文規(guī)范。根據(jù)審核通過(guò)的發(fā)文稿進(jìn)行準(zhǔn)確登記，記錄發(fā)文的詳細(xì)信息。協(xié)調(diào)文印室進(jìn)行文件印制，并對(duì)印制好的文件進(jìn)行清點(diǎn)、分發(fā)。定期對(duì)發(fā)文登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司發(fā)文管理提供數(shù)據(jù)支持。（二）登記記錄保存1.手工登記簿收文登記簿和發(fā)文登記簿應(yīng)采用紙質(zhì)形式，由專人負(fù)責(zé)保管。登記簿應(yīng)按年度裝訂成冊(cè)，妥善保存，保存期限不少于[X]年。2.電子記錄電子收發(fā)文登記記錄應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上。電子記錄的保存期限與紙質(zhì)登記簿相同，并確保電子記錄的可查詢和可追溯性。（三）登記信息查詢與統(tǒng)計(jì)1.查詢服務(wù)公司各部門及員工因工作需要，可以向辦公室查詢收發(fā)文登記信息。查詢時(shí)應(yīng)提供必要的文件信息，如文件編號(hào)、標(biāo)題、發(fā)文日期等，以便辦公室快速準(zhǔn)確地提供查詢結(jié)果。2.統(tǒng)計(jì)分析辦公室應(yīng)定期對(duì)收發(fā)文登記信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如文件數(shù)量、來(lái)源、去向、辦理情況等。通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為公司檔案管理和決策提供參考依據(jù)。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查公司辦公室定期對(duì)檔案收發(fā)文登記制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括登記記錄的準(zhǔn)確性、完整性，文件的傳閱和辦理情況等。2.不定期抽查公司辦公室不定期對(duì)各部門的檔案收發(fā)文登記工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）考核機(jī)制1.考核指標(biāo)將檔案收發(fā)文登記工作納入公司績(jī)效考核體系，考核指標(biāo)包括登記準(zhǔn)確率、文件傳閱及時(shí)率、文件辦理完成率等。2.考核方式采用定量與定性相結(jié)合的考核方式，根據(jù)檢查和抽查結(jié)果，對(duì)各部門及相關(guān)人員進(jìn)行考核評(píng)分。3.考核結(jié)果應(yīng)用考核結(jié)果與部門和個(gè)人的績(jī)效獎(jiǎng)金、晉升等掛鉤