PAGE監(jiān)獄檔案庫(kù)房管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)監(jiān)獄檔案庫(kù)房管理，確保檔案的安全與完整，提高檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合監(jiān)獄工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于監(jiān)獄檔案庫(kù)房的管理工作，包括各類檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格保密制度，防止檔案泄露、損毀和丟失。2.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和檢索，提高管理效率。3.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分考慮檔案利用的需求，提供便捷的服務(wù)。二、檔案庫(kù)房管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案庫(kù)房管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集、整理工作，確保檔案的質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)檔案的接收、登記、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、保管和統(tǒng)計(jì)工作。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，為檔案利用提供便利。5.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。6.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）庫(kù)房管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理工作。2.做好檔案的接收、登記、上架、下架等工作，確保檔案存放有序。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。5.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫(kù)房整潔。6.協(xié)助檔案利用部門查找、調(diào)閱檔案，提供必要的服務(wù)。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，并按時(shí)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的利用工作，提供必要的檔案信息。3.遵守檔案庫(kù)房管理制度，不得擅自查閱、借閱、銷毀檔案。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門形成的各類檔案，并進(jìn)行初步整理。2.檔案收集范圍包括但不限于獄政管理、刑罰執(zhí)行（包括罪犯檔案、減刑假釋檔案等）、教育改造、勞動(dòng)改造、生活衛(wèi)生、組織人事、財(cái)務(wù)審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等方面的文件材料。3.收集的檔案應(yīng)齊全完整、真實(shí)有效，符合檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)。（二）檔案整理1.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類。2.對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，確保每份檔案有唯一的標(biāo)識(shí)。編號(hào)應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速檢索。4.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保檔案的整齊美觀和牢固耐用。四、檔案存儲(chǔ)與保管（一）庫(kù)房建設(shè)與布局1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點(diǎn)建設(shè)。2.庫(kù)房應(yīng)分為不同的功能區(qū)域，如檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)木嚯x，便于管理和操作。3.檔案存儲(chǔ)區(qū)應(yīng)安裝密集架或檔案柜，用于存放檔案。密集架或檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和存取檔案。（二）檔案存儲(chǔ)1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，同一類別的檔案應(yīng)集中存放。2.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序依次上架存儲(chǔ)，不得隨意堆放。3.對(duì)于珍貴檔案、重要檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、密封保存等。（三）檔案保管1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。發(fā)現(xiàn)檔案短缺、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并報(bào)告處理。2.做好檔案庫(kù)房的溫濕度控制，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備消防器材、除濕設(shè)備、防蟲藥品等。4.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，如對(duì)檔案進(jìn)行除塵、消毒等，防止檔案霉變、蟲蛀等。五、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和監(jiān)獄相關(guān)規(guī)定。2.審批登記原則：利用檔案需經(jīng)過(guò)審批，并進(jìn)行登記，確保檔案的安全和規(guī)范使用。3.保密原則：利用檔案時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）利用流程1.利用部門填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門對(duì)利用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)。3.庫(kù)房管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的申請(qǐng)表，查找、調(diào)閱檔案，并進(jìn)行登記。4.利用人員在指定的查閱區(qū)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并進(jìn)行登記。5.利用完畢后，利用人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還庫(kù)房管理人員，庫(kù)房管理人員進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)后入庫(kù)。（三）利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、監(jiān)獄秘密的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、利用。2.正在辦理的案件相關(guān)檔案，在案件未審結(jié)前，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、利用。3.檔案利用應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，不得長(zhǎng)時(shí)間占用檔案。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.全面審查原則：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、價(jià)值和歷史意義。3.集體鑒定原則：鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織，相關(guān)部門人員參加，進(jìn)行集體鑒定。（二）鑒定流程1.檔案管理部門制定檔案鑒定計(jì)劃，并組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法。2.對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和歷史意義，確定檔案的保管期限。3.填寫檔案鑒定表，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，并由鑒定人員簽字確認(rèn)。4.對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行公示，征求各部門意見(jiàn)。如無(wú)異議，報(bào)監(jiān)獄領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）銷毀流程1.對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)監(jiān)獄領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊(cè)存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為監(jiān)獄工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，防止檔案信息泄露。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等，形成電子檔案。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息管理系統(tǒng)。3.檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案檢索數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索。4.檔案利用系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)檔案利用模塊，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、下載、打印等功能。（三）信息化管理要求1.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，防止病毒、黑客等攻擊。2.定期對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和安全意識(shí)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.監(jiān)獄應(yīng)建立檔案庫(kù)房管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)檔案庫(kù)房管理工作進(jìn)行檢查。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案庫(kù)房管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、利用等工作情況。3.檔案庫(kù)房的安全設(shè)施、設(shè)備運(yùn)行情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。（三）檢查方式1.定期檢查：每月或每季度對(duì)檔案庫(kù)房管理工作進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)檔案庫(kù)房管理工作進(jìn)行不定期抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或突發(fā)事件，進(jìn)行專項(xiàng)檢查。（四）問(wèn)題處理1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)認(rèn)真落實(shí)整改措施，按時(shí)提交整