PAGE重大專項(xiàng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司重大專項(xiàng)檔案管理，確保重大專項(xiàng)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司重大專項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司承擔(dān)的各類重大專項(xiàng)項(xiàng)目檔案的管理，包括但不限于科研項(xiàng)目、工程項(xiàng)目、技術(shù)改造項(xiàng)目等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則重大專項(xiàng)檔案由公司檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.全程參與原則檔案管理部門(mén)應(yīng)全程參與重大專項(xiàng)項(xiàng)目的立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)，確保檔案資料的及時(shí)收集、整理和歸檔。3.真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性原則重大專項(xiàng)檔案應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目的實(shí)際情況，保證檔案資料的完整、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改。4.保密性原則對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密的重大專項(xiàng)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，確保檔案信息安全。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定重大專項(xiàng)檔案管理的具體實(shí)施細(xì)則。2.負(fù)責(zé)重大專項(xiàng)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，對(duì)項(xiàng)目承擔(dān)部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。3.參與重大專項(xiàng)項(xiàng)目的立項(xiàng)論證、合同簽訂等工作，提出檔案管理方面的要求和建議。4.負(fù)責(zé)重大專項(xiàng)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。5.定期對(duì)重大專項(xiàng)檔案進(jìn)行檢查、清理和數(shù)字化處理，確保檔案的安全和有效利用。6.組織開(kāi)展重大專項(xiàng)檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）項(xiàng)目承擔(dān)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)承擔(dān)的重大專項(xiàng)項(xiàng)目檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并按規(guī)定及時(shí)向公司檔案管理部門(mén)移交。2.明確本部門(mén)檔案管理工作的責(zé)任人，配備必要的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。3.在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，按照檔案管理要求，及時(shí)收集、整理項(xiàng)目文件資料，保證檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。4.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.對(duì)本項(xiàng)目檔案的形成、積累和歸檔工作負(fù)總責(zé)，確保項(xiàng)目檔案符合相關(guān)要求。2.督促項(xiàng)目承擔(dān)人員及時(shí)整理和移交項(xiàng)目文件資料，對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。3.協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，配合檔案管理部門(mén)做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作。（四）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，保證檔案資料的整齊、美觀。3.做好檔案的保管和保護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全無(wú)損。4.積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為公司重大專項(xiàng)工作提供檔案資料支持。5.完成檔案管理部門(mén)交辦的其他工作任務(wù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍重大專項(xiàng)檔案的收集范圍包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工、調(diào)試、驗(yàn)收等各個(gè)階段形成的文件資料，具體如下：1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件：項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)文件等。2.設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等文件。3.采購(gòu)文件：采購(gòu)合同、招投標(biāo)文件、設(shè)備清單、質(zhì)量證明文件等。4.施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。5.調(diào)試文件：調(diào)試方案、調(diào)試記錄、測(cè)試報(bào)告等。6.驗(yàn)收文件：驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收意見(jiàn)等。7.科研項(xiàng)目文件：研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)記錄、論文發(fā)表、專利申請(qǐng)等文件。8.其他文件：與項(xiàng)目相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函、工作總結(jié)等文件。（二）收集要求1.項(xiàng)目承擔(dān)部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)真實(shí)、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理，便于保管和利用。3.同一項(xiàng)目的檔案應(yīng)集中整理，不得分散。（四）整理方法1.分類：按照項(xiàng)目文件的性質(zhì)、內(nèi)容和形成時(shí)間等進(jìn)行分類，可分為項(xiàng)目管理類、技術(shù)文件類、科研文件類等。2.組卷：將同一類別的文件資料按照一定的順序進(jìn)行排列，組成案卷。案卷內(nèi)文件應(yīng)按照重要程度、時(shí)間順序等進(jìn)行排列，并編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。3.編目：對(duì)案卷進(jìn)行編號(hào)、編制目錄，目錄應(yīng)包括案卷號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。4.裝訂：案卷內(nèi)文件應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.項(xiàng)目承擔(dān)部門(mén)應(yīng)在項(xiàng)目完成后[X]個(gè)月內(nèi)，將整理好的項(xiàng)目檔案向公司檔案管理部門(mén)移交。2.移交的檔案應(yīng)符合檔案整理要求，案卷質(zhì)量應(yīng)達(dá)到國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)退回項(xiàng)目承擔(dān)部門(mén)重新整理。（二）歸檔流程1.項(xiàng)目承擔(dān)部門(mén)填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的案卷號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交清單進(jìn)行審核，并與移交的檔案進(jìn)行核對(duì)。3.雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，完成檔案移交手續(xù)。（三）保管期限重大專項(xiàng)檔案的保管期限根據(jù)項(xiàng)目的重要程度、性質(zhì)和國(guó)家有關(guān)規(guī)定確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司重大專項(xiàng)工作的重要文件、具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。例如，項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件、可行性研究報(bào)告、重大技術(shù)創(chuàng)新成果等檔案。2.長(zhǎng)期保管：對(duì)公司重大專項(xiàng)工作有一定參考價(jià)值，保管期限為[X]年的檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保管。例如，項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、施工文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等檔案。3.短期保管：對(duì)公司重大專項(xiàng)工作參考價(jià)值較小，保管期限為[X]年的檔案，應(yīng)短期保管。例如，項(xiàng)目一般性的來(lái)往信函、會(huì)議紀(jì)要等檔案。（四）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。檔案應(yīng)分類存放，便于查找和利用。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)和命名，確保其存儲(chǔ)安全和便于檢索。3.聲像檔案：如照片、錄音、錄像等，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保其圖像、聲音清晰，內(nèi)容完整。（五）檔案保管期限的調(diào)整檔案保管期限應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展和項(xiàng)目實(shí)際情況進(jìn)行定期調(diào)整。對(duì)于保管期限已滿但仍有利用價(jià)值的檔案，應(yīng)重新鑒定其保管期限；對(duì)于已失去利用價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、便于利用的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)重大專項(xiàng)檔案的鑒定工作，鑒定工作小組由檔案管理部門(mén)、項(xiàng)目管理部門(mén)和相關(guān)技術(shù)專家組成。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，是否涵蓋項(xiàng)目各個(gè)階段的文件資料。2.檔案的準(zhǔn)確性：核實(shí)檔案內(nèi)容與項(xiàng)目實(shí)際情況是否相符，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確。3.檔案的價(jià)值：評(píng)估檔案對(duì)公司重大專項(xiàng)工作的參考價(jià)值和歷史意義。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，確定其保管期限和價(jià)值。2.綜合評(píng)估法：結(jié)合項(xiàng)目的重要程度、技術(shù)難度、經(jīng)濟(jì)效益等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門(mén)填寫(xiě)檔案銷毀清單，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀清單應(yīng)包括檔案的案卷號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，并由檔案鑒定工作小組成員簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀工作應(yīng)在公司指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字，注明銷毀日期和方式。4.檔案銷毀后應(yīng)及時(shí)將銷毀清單歸檔保存，以備查考。六、檔案利用與保密（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。（二）利用范圍公司內(nèi)部人員因工作需要可查閱、借閱重大專項(xiàng)檔案；外部單位因特殊原因需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）利用程序1.查閱：公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。檔案管理部門(mén)應(yīng)提供必要的查閱條件，并對(duì)查閱情況進(jìn)行登記。2.借閱：借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等內(nèi)容，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章，并注明復(fù)制日期和用途。（四）保密措施1.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密的重大專項(xiàng)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱、借閱范圍。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。3.在檔案利用過(guò)程中，利用人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。如需在公司以外使用檔案，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)重大專項(xiàng)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對(duì)項(xiàng)目承擔(dān)部門(mén)的檔案管理情況進(jìn)行抽查，確保檔案管理工作符合本制度要求。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、鑒定、利用等環(huán)節(jié)的工作是否規(guī)范。2.檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，檢查檔案是否涵蓋項(xiàng)目各個(gè)階段的文件資料，內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確。3.檔案保管條件和安全措施的落實(shí)情況，檢查檔案庫(kù)房的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施是否完好，電子檔案的存儲(chǔ)是否安全。