PAGE沙洋縣檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)沙洋縣檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)歷史真實(shí)面貌，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于沙洋縣各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體等組織（以下簡稱“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：沙洋縣檔案管理部門對全縣各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。2.真實(shí)性原則：各單位應(yīng)如實(shí)記錄和反映各項(xiàng)工作活動，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集、整理各方面形成的檔案，保證檔案的門類齊全、內(nèi)容完整。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化操作。5.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門沙洋縣設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全縣檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)等工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本縣檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)全縣各單位移交的檔案資料，建立健全檔案數(shù)據(jù)庫。3.開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為社會提供檔案查閱、咨詢等服務(wù)。4.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全縣檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。5.監(jiān)督檢查各單位檔案管理工作，對違反檔案管理規(guī)定的行為進(jìn)行糾正和處理。（二）各單位檔案管理機(jī)構(gòu)各單位應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家和本縣檔案管理的法律法規(guī)及規(guī)章制度，制定本單位檔案管理的具體辦法。2.負(fù)責(zé)收集、整理本單位在各項(xiàng)工作活動中形成的檔案資料，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。3.按照規(guī)定的保管期限和分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行科學(xué)整理和編目，建立健全檔案檢索體系。4.做好檔案的安全保管工作，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案實(shí)體和信息的安全。5.積極開展檔案利用工作，為單位各項(xiàng)工作提供檔案信息支持，同時(shí)做好檔案查閱登記和保密工作。6.定期向沙洋縣檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案資料，并接受其業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍各單位應(yīng)按照國家和本縣有關(guān)規(guī)定，全面收集本單位在以下工作活動中形成的各類檔案：1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳教育、紀(jì)檢監(jiān)察等方面的文件材料。2.行政管理類：涵蓋單位行政事務(wù)管理、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事任免、公文處理等文件。3.業(yè)務(wù)工作類：根據(jù)各單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)，收集與其業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、技術(shù)資料等。4.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包括財(cái)務(wù)預(yù)決算、會計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等文件。5.基本建設(shè)類：涉及單位基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等全過程的文件材料。6.設(shè)備儀器類：有關(guān)設(shè)備儀器的購置、使用、維護(hù)、報(bào)廢等方面的文件。7.聲像電子類：包括照片、錄音、錄像、電子文件等。（二）歸檔要求1.各單位應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任部門和責(zé)任人，確保檔案收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確。2.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對紙質(zhì)文件材料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行分類、編號、裝訂；對電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、存儲和備份，并確保其可讀性和完整性。4.各單位應(yīng)定期對檔案進(jìn)行整理歸檔，一般每年進(jìn)行一次集中整理，確保檔案資料及時(shí)、有序地納入檔案管理體系。（三）移交程序1.各單位檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案向沙洋縣檔案管理部門移交。移交時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清冊，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、起止時(shí)間等信息。2.沙洋縣檔案管理部門應(yīng)對接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對和檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交單位溝通解決。對符合要求的檔案，辦理接收手續(xù)，并將檔案妥善保管。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。即先將檔案按年度分開，再根據(jù)保管期限分為永久、長期、短期，然后在每個(gè)保管期限內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行排列。2.科技檔案：根據(jù)項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，如基本建設(shè)檔案可按項(xiàng)目階段分為項(xiàng)目前期、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等類別；設(shè)備儀器檔案可按設(shè)備型號、購置時(shí)間等進(jìn)行分類。3.會計(jì)檔案：按照會計(jì)檔案的種類和保管期限進(jìn)行分類，如憑證類、賬簿類、報(bào)表類等，分別存放保管。4.聲像電子檔案：根據(jù)載體形式、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類，如照片檔案可按時(shí)間、事件、人物等分類；電子檔案可按文件類型、業(yè)務(wù)類別等分類。（三）編號與編目1.檔案整理完成后，應(yīng)進(jìn)行編號。編號應(yīng)科學(xué)合理，便于識別和查找。文書檔案可采用全宗號年度保管期限件號的編號方式；科技檔案可根據(jù)分類情況進(jìn)行編號。2.同時(shí)，應(yīng)編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案的編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便于檔案的檢索和利用。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所1.沙洋縣檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房內(nèi)應(yīng)有適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。3.各單位檔案管理機(jī)構(gòu)也應(yīng)配備符合要求的檔案保管庫房或?qū)９?，確保檔案的安全存放。（二）保管設(shè)備1.在檔案庫房內(nèi)，應(yīng)配備檔案密集架、檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備、照明設(shè)備等必要的保管設(shè)備。2.對電子檔案，應(yīng)配備服務(wù)器、存儲設(shè)備、備份設(shè)備等，確保電子檔案的安全存儲和有效管理。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)；對字跡模糊或易退變的檔案，應(yīng)采取復(fù)制等措施進(jìn)行保護(hù)。2.做好檔案的防蟲、防鼠工作，定期投放防蟲、防鼠藥物，防止檔案被蟲蛀、鼠咬。3.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格控制庫房人員出入，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房的安全。4.對電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)應(yīng)建立電子檔案的安全防護(hù)體系，防止電子檔案被篡改、丟失或泄露。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、保守秘密的原則，在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為社會和單位各項(xiàng)工作服務(wù)。（二）利用方式1.查閱利用：單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱。查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外部單位或個(gè)人查閱檔案的，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。2.借閱利用：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]，到期應(yīng)及時(shí)歸還。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制利用：根據(jù)利用者的需求，檔案管理機(jī)構(gòu)可為其提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理機(jī)構(gòu)印章。（三）利用登記檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、利用目的等信息。利用登記應(yīng)長期保存，以備查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織沙洋縣檔案管理部門應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員及專家組成。各單位檔案管理機(jī)構(gòu)也應(yīng)成立相應(yīng)的鑒定工作小組，負(fù)責(zé)本單位檔案的鑒定工作。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：根據(jù)國家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，結(jié)合本單位實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。對保管期限已滿且確無保存價(jià)值的檔案，可進(jìn)行鑒定銷毀。2.科技檔案：根據(jù)項(xiàng)目的重要性、技術(shù)壽命、歷史價(jià)值等因素，確定檔案的保管期限。對已失去利用價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定后可予以銷毀。3.會計(jì)檔案：按照財(cái)政部、國家檔案局《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，確定會計(jì)檔案的保管期限。對保管期滿的會計(jì)檔案，應(yīng)進(jìn)行鑒定，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可銷毀。4.聲像電子檔案：根據(jù)其內(nèi)容的重要性、保存價(jià)值等，確定保管期限。對無保存意義的聲像電子檔案，經(jīng)鑒定后可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，提出鑒定意見，編制檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應(yīng)注明檔案的名稱、數(shù)量、起止時(shí)間、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)沙洋縣檔案管理部門備案。3.檔案銷毀應(yīng)在指定場所進(jìn)行，由檔案管理機(jī)構(gòu)和相關(guān)部門人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀后在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀檔案出售或贈送他人，確保檔案銷毀工作嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)沙洋縣檔案管理部門應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立涵蓋全縣各類檔案的數(shù)字化管理平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、高效利用和安全存儲。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的圖像應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)據(jù)錄入：對檔案目錄等信息進(jìn)行錄入，建立準(zhǔn)確的索引數(shù)據(jù)庫，便于電子檔案的檢索和查詢。3.數(shù)據(jù)掛接：將掃描后的電子檔案圖像與對應(yīng)的目錄信息進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)管理。4.數(shù)據(jù)備份：定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）信息化管理系統(tǒng)1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。2.系統(tǒng)應(yīng)具備檔案檢索、借閱管理、權(quán)限控制、統(tǒng)計(jì)分析等功能，方便檔案管理人員操作和利用者查詢。3.加強(qiáng)對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體沙洋縣檔案管理部門負(fù)責(zé)對全縣各單位檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。各單位應(yīng)加強(qiáng)對本單位檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的配備情況，檔案管理人員是否具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識和技能。3.檔案保管條件和設(shè)施設(shè)備的配備情況，是否滿足檔案安全保管的要求。4.檔案信息化建設(shè)情況，電子檔案的管理是否規(guī)范、安全。（三）檢查方式1.定期檢查：沙洋縣檔案管理部門每年對各單位檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查；各單位每半年對本單位檔案管理工作進(jìn)行一次自查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，沙洋縣檔案管理部門可對各單位檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，重點(diǎn)檢查檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)和突出問題。3.專項(xiàng)檢查：針對檔案管理中的特定問題或重要事項(xiàng)，