PAGE局機(jī)關(guān)檔案信息制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)局機(jī)關(guān)檔案信息管理，確保檔案信息的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，提高機(jī)關(guān)工作效率和服務(wù)水平，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于局機(jī)關(guān)各部門及所屬單位在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案信息管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：局機(jī)關(guān)檔案信息實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案信息管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案信息應(yīng)真實(shí)反映機(jī)關(guān)工作活動的全過程，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)，嚴(yán)格保密制度，防止檔案信息泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案信息管理流程，提高檔案信息檢索和利用效率，為機(jī)關(guān)工作和社會公眾提供便捷的檔案信息服務(wù)。二、檔案信息管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門局辦公室設(shè)立檔案管理科，負(fù)責(zé)全局檔案信息的日常管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案信息管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案信息管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)對局機(jī)關(guān)各部門及所屬單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定局機(jī)關(guān)各類檔案信息，編制檔案檢索工具，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)提供檔案信息利用服務(wù)，做好檔案信息的查閱、借閱、復(fù)制等工作，并對利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。5.負(fù)責(zé)檔案信息的安全保密工作，制定檔案安全管理制度，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案信息的安全。6.定期對局機(jī)關(guān)檔案信息管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，向上級主管部門報(bào)告檔案工作情況，提出改進(jìn)措施和建議。（二）各部門檔案管理人員職責(zé)局機(jī)關(guān)各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案信息的收集、整理和移交工作，其職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作活動中形成的各種文件材料，確保檔案材料的齊全、完整。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和整理規(guī)范，對收集的檔案材料進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作，確保檔案整理質(zhì)量。3.定期將整理好的檔案材料移交局檔案管理科，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理科做好檔案信息的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息咨詢服務(wù)。三、檔案信息的收集與整理（一）收集范圍局機(jī)關(guān)檔案信息收集范圍包括但不限于以下幾類：1.文書檔案：上級機(jī)關(guān)文件、本局文件、會議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡報(bào)信息等。2.業(yè)務(wù)檔案：各類業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，如行政審批文件、執(zhí)法文書、項(xiàng)目申報(bào)與審批材料、合同協(xié)議等。3.人事檔案：干部職工的履歷、考核、任免、獎懲、工資、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘等方面的文件材料。4.財(cái)務(wù)檔案：會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)文件材料。5.聲像檔案：照片、錄音、錄像等反映機(jī)關(guān)工作活動的聲像資料。6.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、報(bào)表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案信息收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍和要求，及時(shí)收集本部門工作活動中形成的各類文件材料，確保檔案收集工作的常態(tài)化。2.檔案信息收集應(yīng)遵循真實(shí)、完整、及時(shí)的原則，不得遺漏重要文件材料。對于重要會議、重大活動、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案信息，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案信息的全面性。3.收集的檔案信息應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、剪裁、銷毀檔案材料。對于破損、褪色的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理規(guī)范1.分類標(biāo)準(zhǔn)：檔案信息按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限進(jìn)行分類。年度分類以文件形成的自然年度為依據(jù)；機(jī)構(gòu)（問題）分類根據(jù)機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能進(jìn)行劃分；保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。2.編號規(guī)則：檔案編號采用“全宗號目錄號案卷號件號”的結(jié)構(gòu)。全宗號為本局檔案管理的唯一標(biāo)識；目錄號按照檔案分類方案進(jìn)行編制；案卷號為每一卷檔案的順序編號；件號為每一件檔案在案卷內(nèi)的順序編號。3.裝訂要求：文書檔案應(yīng)采用A4紙張打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。對于紙張規(guī)格不一致的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼處理，使其符合A4紙張大小。4.編目要求：檔案編目應(yīng)包括案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等。案卷封面應(yīng)填寫全宗號、目錄號、案卷號、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)等信息；卷內(nèi)目錄應(yīng)依次填寫序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等內(nèi)容；備考表應(yīng)填寫本卷情況說明、整理人、檢查人、日期等信息。四、檔案信息的保管（一）保管場所局機(jī)關(guān)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案信息。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案信息的安全保管。（二）保管設(shè)備1.檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案架應(yīng)按照檔案分類順序進(jìn)行編號，標(biāo)識清晰。2.配備必要的溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，確保檔案庫房溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。3.安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備滅火器材，如滅火器、消防栓等，確保檔案庫房消防安全。4.采用防蟲、防霉藥劑，定期對檔案庫房進(jìn)行消毒處理，防止檔案蟲害和霉變。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映機(jī)關(guān)一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為30年。3.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為10年。（四）檔案定期清查1.檔案管理科應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案賬實(shí)相符。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并向上級主管部門報(bào)告。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，對清查情況進(jìn)行總結(jié)分析，針對存在的問題提出改進(jìn)措施和建議。五、檔案信息的利用（一）利用范圍局機(jī)關(guān)檔案信息主要供本局工作人員查閱利用，用于工作參考、決策依據(jù)、歷史研究等。同時(shí)，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，在履行必要手續(xù)后，也可向社會公眾提供檔案信息查閱服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：本局工作人員因工作需要查閱檔案信息的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理科辦理查閱手續(xù)。檔案管理科應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案信息，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理科負(fù)責(zé)人和局分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、摘抄、復(fù)制、涂改、銷毀檔案信息。3.復(fù)制：對于確需復(fù)制檔案信息的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理科辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理科應(yīng)按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制，并對復(fù)制件進(jìn)行核對和登記。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理科應(yīng)對檔案信息利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用部門、利用人員、查閱內(nèi)容、借閱期限、復(fù)制份數(shù)等信息。2.定期對檔案信息利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，編制檔案利用情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級主管部門報(bào)告檔案利用工作情況，為檔案管理決策提供依據(jù)。六、檔案信息的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案信息鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理科負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析檔案的價(jià)值和保管期限，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，對于利用率較低、已失去查考利用價(jià)值的檔案，可考慮進(jìn)行銷毀。3.結(jié)合國家有關(guān)法律法規(guī)和政策要求，對涉及重要?dú)v史事件、機(jī)密信息等檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和保管。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報(bào)局分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀清冊》等相關(guān)材料應(yīng)作為檔案資料進(jìn)行永久保存。七、電子檔案管理（一）電子檔案收集1.各部門應(yīng)及時(shí)將工作活動中形成的電子文件進(jìn)行收集整理，確保電子文件的完整性和準(zhǔn)確性。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，便于識別和管理。2.對于重要的電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等多種形式，分別存放在不同的地點(diǎn)，確保電子文件數(shù)據(jù)的安全。（二）電子檔案整理1.電子檔案應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子檔案的快速檢索和利用。2.對電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件編號、題名、日期、責(zé)任者、密級、格式等信息，確保電子檔案的真實(shí)性和完整性。（三）電子檔案存儲與保管1.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，服務(wù)器應(yīng)具備安全可靠的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)，定期進(jìn)行維護(hù)和備份，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。2.建立電子檔案存儲管理制度，明確存儲設(shè)備的使用、維護(hù)和保管要求，確保電子檔案存儲環(huán)境的安全穩(wěn)定。3.對電子檔案進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。（四）電子檔案利用1.本局工作人員可通過網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)查閱利用電子檔案信息，查閱過程應(yīng)進(jìn)行身份認(rèn)證和權(quán)限控制，確保電子檔案信息的安全使用。2.根據(jù)工作需要，可對電子檔案進(jìn)行打印、下載、復(fù)制等操作，但應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案信息利用規(guī)定，不得擅自傳播和泄露電子檔案信息。八、聲像檔案管理（一）聲像檔案收集1.局機(jī)關(guān)各部門應(yīng)及時(shí)收集工作活動中形成的聲像資料，包括照片、錄音、錄像等。聲像資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間（錄制時(shí)間）、地點(diǎn)、人物、事件等信息，確保聲像資料的真實(shí)性和完整性。2.對于重要活動、重大事件的聲像資料，應(yīng)安排專人進(jìn)行拍攝和錄制，確保聲像資料的質(zhì)量和數(shù)量。（二）聲像檔案整理1.聲像檔案應(yīng)按照年度、類別進(jìn)行分類整理，建立聲像檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。2.對聲像檔案進(jìn)行編號、題名、說明等標(biāo)注，注明拍攝（錄制）者、拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容摘要等信息，確保聲像檔案的可識別性。（三）聲像檔案存儲與保管1.聲像檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，如光盤、磁帶等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止聲像資料損壞。2.建立聲像檔案保管制度，明確保管場所的環(huán)境要求，確保聲像檔案存儲環(huán)境的安全穩(wěn)定。3.對聲