PAGE安微檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)、完整、準(zhǔn)確原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)充分考慮檔案的利用需求，提供便捷的查閱、借閱服務(wù)，提高檔案的利用效率。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司/組織的利益和安全。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全面統(tǒng)籌和管理公司/組織的檔案工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）各部門職責(zé)各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。同時(shí)，各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取必要的防護(hù)措施，確保檔案的安全。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)Φ狡诨蚴ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的合理利用。6.負(fù)責(zé)檔案信息的統(tǒng)計(jì)和分析工作，及時(shí)掌握檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息，為檔案管理決策提供依據(jù)。7.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理工作，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展。8.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的材料。2.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件等。3.公司/組織的各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。4.公司/組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.公司/組織的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等各類專門檔案。6.公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)勵(lì)文件等。7.其他具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的檔案材料，并按照規(guī)定進(jìn)行整理和移交。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署齊全，載體完好。3.對(duì)重要的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，確保檔案信息的安全。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.檔案整理應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等類別。3.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。4.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)。5.人事檔案應(yīng)按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立個(gè)人檔案卷宗。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。同時(shí)，檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整和可讀。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案的數(shù)字化管理隨著信息技術(shù)的發(fā)展，公司/組織應(yīng)積極推進(jìn)檔案的數(shù)字化管理工作。檔案數(shù)字化管理應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引和檢索系統(tǒng)，便于檔案的查閱和利用。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)和發(fā)展的觀點(diǎn)，從公司/組織的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源、形式等因素，綜合考慮檔案的保存價(jià)值。對(duì)具有重要?dú)v史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和憑證作用的檔案，應(yīng)予以妥善保存；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，并編制檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，確保檔案銷毀工作的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。5.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存，以備查考。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。外部單位查閱公司/組織檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的相關(guān)要求辦理手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位查閱公司/組織檔案，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱人員等情況，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并由檔案管理人員陪同。（三）借閱手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容和借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部單位借閱公司/組織檔案，應(yīng)按照上述查閱手續(xù)辦理審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（四）查閱與借閱要求1.查閱和借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱和借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出公司/組織或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱和借閱檔案完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并處理。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時(shí)報(bào)送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門。（二）移交工作1.公司/組織撤銷、合并或分立時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的相關(guān)要求，做好檔案的移交工作。檔案移交應(yīng)編制檔案移