PAGE縣級(jí)檔案館庫(kù)房管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)縣級(jí)檔案館庫(kù)房管理，確保檔案的安全與完整，有效保護(hù)和利用檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本館實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣級(jí)檔案館庫(kù)房的管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用、安全防護(hù)等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施，防止檔案受到損壞、丟失、篡改等。2.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對(duì)庫(kù)房進(jìn)行規(guī)范化、精細(xì)化管理。3.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，合理規(guī)劃庫(kù)房布局，提高檔案利用效率。4.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開(kāi)展庫(kù)房管理工作。二、檔案收集與整理（一）收集要求1.明確檔案收集范圍，涵蓋縣級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織形成的具有保存價(jià)值的各類檔案。2.制定檔案收集計(jì)劃，定期開(kāi)展檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地進(jìn)館。3.加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)領(lǐng)域、重大活動(dòng)檔案的收集，如民生檔案、重大建設(shè)項(xiàng)目檔案等。4.接收檔案時(shí)，嚴(yán)格履行交接手續(xù)，對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)。（二）整理規(guī)范1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的檔案進(jìn)行科學(xué)分類，如文書(shū)檔案、科技檔案、專門檔案等。2.遵循檔案整理原則，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)排列、編號(hào)、編目等，確保檔案整理規(guī)范、有序。（1）文書(shū)檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類整理。（2）科技檔案按照項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷內(nèi)目錄和總目錄。（3）專門檔案根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行分類整理，如會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)年度、保管期限進(jìn)行分類。3.編制檔案檢索工具，如全宗指南、案卷目錄、文件目錄、專題目錄等，方便檔案查詢利用。三、庫(kù)房管理（一）庫(kù)房建設(shè)與布局1.庫(kù)房選址應(yīng)符合安全要求，遠(yuǎn)離火源、水源、污染源等，具備良好的通風(fēng)換氣、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。2.庫(kù)房應(yīng)根據(jù)檔案存儲(chǔ)量和發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行合理布局，劃分檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等功能區(qū)域。3.檔案存放區(qū)應(yīng)設(shè)置密集架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案類別、保管期限進(jìn)行有序排列，確保檔案存放整齊、便于查找。4.整理區(qū)應(yīng)配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、裝訂設(shè)備等，滿足檔案整理工作需要。5.查閱區(qū)應(yīng)設(shè)置查閱桌椅、復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，為利用者提供便利的查閱條件。6.辦公區(qū)應(yīng)配備辦公家具、通訊設(shè)備、消防設(shè)備等，保障日常辦公順利進(jìn)行。（二）庫(kù)房環(huán)境管理1.溫度控制：庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，定期進(jìn)行監(jiān)測(cè)記錄，根據(jù)溫濕度變化情況及時(shí)采取調(diào)控措施。2.通風(fēng)換氣：安裝通風(fēng)設(shè)備，定期通風(fēng)換氣，保持庫(kù)房空氣清新，排除有害氣體和異味。3.清潔衛(wèi)生：制定庫(kù)房清潔制度，定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清掃，保持地面、貨架、檔案等清潔無(wú)灰塵。4.防蟲(chóng)防鼠：采取防蟲(chóng)、防鼠措施，如放置防蟲(chóng)藥品、封堵鼠洞、安裝防鼠板等，防止害蟲(chóng)、老鼠對(duì)檔案造成損害。（三）檔案存儲(chǔ)管理1.檔案上架：檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，不得隨意堆放。上架時(shí)要輕拿輕放，避免檔案受損。2.標(biāo)識(shí)管理：在檔案架、檔案柜上設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，注明檔案類別、保管期限、起止年度等信息，便于查找和管理。3.定期盤點(diǎn)：每年定期對(duì)檔案進(jìn)行全面盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、存放位置是否準(zhǔn)確，確保賬實(shí)相符，并做好盤點(diǎn)記錄。4.檔案遷移：因庫(kù)房調(diào)整、檔案整理等原因需要遷移檔案時(shí)，應(yīng)制定詳細(xì)的遷移方案，確保檔案遷移過(guò)程中的安全和準(zhǔn)確。遷移后要及時(shí)更新檔案存放位置信息。四、檔案利用（一）利用制度1.制定檔案利用規(guī)定，明確利用范圍、利用方式、利用手續(xù)等。2.凡需查閱檔案的單位或個(gè)人，應(yīng)提前向檔案館提出申請(qǐng)，填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。3.檔案館對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并告知查閱時(shí)間、地點(diǎn)等相關(guān)事宜。（二）利用方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱：利用者可在檔案館查閱區(qū)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查閱檔案，查閱過(guò)程中應(yīng)遵守查閱秩序，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。2.復(fù)制利用：根據(jù)利用者需求，可為其提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審批程序，確保復(fù)制內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案館印章，并注明出處。3.出具證明：對(duì)利用檔案形成的證明材料，檔案館應(yīng)認(rèn)真審核，確保證明材料真實(shí)、有效，并加蓋檔案館印章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記臺(tái)賬，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、利用方式等。2.利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。五、安全防護(hù)（一）安全制度1.建立健全庫(kù)房安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)安全教育培訓(xùn)，提高工作人員安全意識(shí)。2.制定安全操作規(guī)程，規(guī)范工作人員操作行為。（二）消防管理1.按照消防規(guī)定，在庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的消防設(shè)備，如滅火器、消火栓、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)，確保消防設(shè)備完好有效。2.劃定消防通道，保持通道暢通無(wú)阻。3.制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，定期組織消防演練，提高應(yīng)對(duì)火災(zāi)的能力。（三）防盜管理1.庫(kù)房門窗應(yīng)安裝防盜設(shè)施，如防盜門、防盜窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保庫(kù)房安全。2.監(jiān)控設(shè)備應(yīng)覆蓋庫(kù)房主要區(qū)域，保證24小時(shí)不間斷運(yùn)行，記錄存儲(chǔ)監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)，保存期限不少于30天。3.加強(qiáng)庫(kù)房人員出入管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，嚴(yán)格控制人員進(jìn)出。工作人員進(jìn)入庫(kù)房應(yīng)進(jìn)行身份驗(yàn)證，外來(lái)人員進(jìn)入庫(kù)房需經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。（四）保密管理1.加強(qiáng)檔案保密工作，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等檔案嚴(yán)格保密。2.工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案利用過(guò)程中，對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如限制查閱范圍、專人負(fù)責(zé)等。六、設(shè)備管理（一）設(shè)備配備根據(jù)庫(kù)房管理工作需要，配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備、整理設(shè)備、查閱設(shè)備、安全防護(hù)設(shè)備等，如密集架、檔案柜、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備、消防設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等。（二）設(shè)備維護(hù)1.建立設(shè)備維護(hù)管理制度，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)、保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.對(duì)設(shè)備故障應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修，記錄維修情況，建立設(shè)備維修檔案。3.按照設(shè)備使用年限和性能狀況，適時(shí)更新設(shè)備，提高庫(kù)房管理工作效率和質(zhì)量。七、人員管理（一）人員配備根據(jù)庫(kù)房管理工作任務(wù)和要求，合理配備工作人員，明確崗位職責(zé)，確保各項(xiàng)工作有人負(fù)責(zé)。（二）培訓(xùn)教育1.定期組織工作人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和安全教育培訓(xùn)，提高工作人員業(yè)務(wù)水平和安全意識(shí)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、庫(kù)房管理技能、安全操作規(guī)程、法律法規(guī)等。（三）考核獎(jiǎng)懲1.建立工作人員考核制度，對(duì)工作人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核，考核結(jié)果作為評(píng)先評(píng)優(yōu)、晉升晉級(jí)的依據(jù)。2.對(duì)在庫(kù)房管理工作中表現(xiàn)突出的工作人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反制度規(guī)定的工作人員進(jìn)行批評(píng)教育和相應(yīng)處罰。八、信息化管理（一）檔案數(shù)字化1.制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，提高檔案管理信息化水平。2.按照檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，確保數(shù)字化檔案質(zhì)量。3.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案管理信息化系統(tǒng)，涵蓋檔案收集、整理