PAGE公司防疫檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司防疫檔案管理，確保防疫工作相關(guān)資料的完整、準(zhǔn)確、規(guī)范，有效支持公司防疫決策與工作開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在防疫期間所產(chǎn)生的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：防疫檔案應(yīng)如實(shí)反映公司防疫工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋防疫工作的各個(gè)方面，包括防疫計(jì)劃、措施執(zhí)行、物資管理、人員健康監(jiān)測等相關(guān)資料，保證檔案資料的全面性。3.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、個(gè)人隱私以及防疫工作中的敏感信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、防疫檔案的分類與歸檔范圍（一）防疫工作文件類1.國家、地方政府及相關(guān)部門發(fā)布的防疫政策、法規(guī)、通知、公告等文件。2.公司制定的防疫工作方案、應(yīng)急預(yù)案、管理制度、工作流程等文件。3.公司內(nèi)部關(guān)于防疫工作的會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)、領(lǐng)導(dǎo)批示等文件。（二）防疫物資管理類1.防疫物資采購計(jì)劃、采購合同、發(fā)票等資料。2.防疫物資入庫、出庫記錄，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、出入庫時(shí)間、領(lǐng)用部門及人員等信息。3.防疫物資庫存盤點(diǎn)記錄，定期盤點(diǎn)報(bào)告，物資損耗、報(bào)廢處理記錄等。（三）人員健康管理類1.員工每日健康打卡記錄，包括體溫、癥狀、行程等信息。2.員工核酸檢測報(bào)告、疫苗接種記錄等。3.外來人員（訪客、供應(yīng)商、合作伙伴等）的健康信息登記、審核記錄。（四）防疫措施執(zhí)行類1.辦公區(qū)域、生產(chǎn)車間、公共區(qū)域等場所的消毒記錄，包括消毒時(shí)間、地點(diǎn)、消毒人員、消毒方式及使用的消毒劑等信息。2.人員出入公司的體溫檢測記錄、口罩佩戴檢查記錄等。3.疫情防控期間公司實(shí)施的各項(xiàng)防控措施的執(zhí)行情況記錄，如人員限流、社交距離保持、通風(fēng)換氣等措施的落實(shí)情況。（五）疫情應(yīng)急處置類1.疫情發(fā)生時(shí)的應(yīng)急響應(yīng)記錄，包括啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案的時(shí)間、應(yīng)急指揮小組的組成及分工、采取的應(yīng)急措施等。2.疫情期間的人員隔離安排記錄，包括隔離人員名單、隔離地點(diǎn)、隔離時(shí)間、解除隔離條件及時(shí)間等信息。3.疫情防控期間的疫情報(bào)告記錄，包括向上級(jí)主管部門、屬地政府部門報(bào)告疫情的時(shí)間、內(nèi)容、報(bào)告人等信息。4.疫情應(yīng)急處置過程中的各類物資調(diào)配、人員支援、醫(yī)療救治等相關(guān)記錄。（六）防疫宣傳與培訓(xùn)類1.公司內(nèi)部開展防疫知識(shí)宣傳活動(dòng)的資料，如宣傳海報(bào)、宣傳手冊(cè)、宣傳視頻等。2.防疫培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄（包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)講師、參加人員、培訓(xùn)內(nèi)容等）。三、防疫檔案的形成與收集（一）形成要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)防疫檔案資料的收集、整理工作，確保防疫工作開展過程中產(chǎn)生的各類文件、記錄等及時(shí)形成。2.防疫檔案資料的填寫應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，字跡工整，內(nèi)容詳實(shí)，不得隨意涂改。3.電子文件應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行命名和分類存儲(chǔ)，保證電子檔案的可讀性和可追溯性。（二）收集流程1.防疫工作開展過程中，各部門應(yīng)按照檔案歸檔范圍及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的防疫檔案資料，并進(jìn)行初步整理。2.每周[X]日前，各部門將本周收集整理好的防疫檔案資料移交至公司綜合管理部門。3.綜合管理部門對(duì)各部門移交的防疫檔案資料進(jìn)行審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)于不符合要求的資料，及時(shí)反饋給相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。四、防疫檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照分類方案對(duì)防疫檔案進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。（二）整理方法1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類裝訂，去除金屬物，采用A4紙張規(guī)格的檔案盒進(jìn)行裝盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案類別、年度、保管期限等信息。2.電子檔案按照分類方案進(jìn)行文件夾創(chuàng)建和命名，每個(gè)文件夾下按照時(shí)間順序或重要程度排列文件，并建立相應(yīng)的目錄索引，確保電子檔案檢索方便快捷。（三）歸檔要求1.綜合管理部門在完成防疫檔案資料的審核和整理后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)間為每月[X]日前，將上月的防疫檔案整理歸檔完畢。2.歸檔的防疫檔案應(yīng)編制歸檔目錄，一式兩份，一份隨檔案裝入檔案盒，一份單獨(dú)成冊(cè)留存，便于查閱和核對(duì)。3.建立防疫檔案歸檔臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的類別、名稱、年度、保管期限、歸檔日期、存放位置等信息，確保檔案管理的可追溯性。五、防疫檔案的保管（一）保管期限1.防疫工作文件類中的國家、地方政府及相關(guān)部門發(fā)布的政策法規(guī)文件，長期保管；公司內(nèi)部制定的防疫工作方案、應(yīng)急預(yù)案等文件，保管期限為自疫情結(jié)束后[X]年。2.防疫物資管理類、人員健康管理類、防疫措施執(zhí)行類、疫情應(yīng)急處置類、防疫宣傳與培訓(xùn)類等檔案資料，保管期限為自疫情結(jié)束后[X]年。（二）保管地點(diǎn)1.設(shè)立專門的防疫檔案庫房，確保庫房具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，保證檔案的安全保管。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等。（三）保管措施1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)破損檔案頁、更換受潮檔案盒等。2.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。3.建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限，確保檔案的安全。借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)填寫借閱登記表，注明借閱時(shí)間、借閱檔案名稱、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)檔案管理人員批準(zhǔn)后方可借閱。六、防疫檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因防疫工作需要查閱防疫檔案的，可按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.政府相關(guān)部門、審計(jì)機(jī)構(gòu)等因工作需要查閱公司防疫檔案的，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）利用方式1.借閱：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。2.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱人不得將檔案帶出檔案庫房，如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）利用審批1.公司內(nèi)部各部門借閱防疫檔案的，由部門負(fù)責(zé)人填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案庫房辦理借閱手續(xù)。2.政府相關(guān)部門、審計(jì)機(jī)構(gòu)等查閱公司防疫檔案的，需填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核，公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱。七、防疫檔案的銷毀（一）銷毀條件防疫檔案保管期滿后，由綜合管理部門提出銷毀意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)：綜合管理部門負(fù)責(zé)編制防疫檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的類別、名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.審批銷毀清冊(cè)：銷毀清冊(cè)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為檔案銷毀的依據(jù)。3.實(shí)施銷毀：由綜合管理部門會(huì)同