PAGE檔案室管理制度健全一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案室對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分考慮檔案利用的需求，提高檔案利用效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供有效支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員職責(zé)（一）檔案室設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案室，配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施，確保檔案室的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施本公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定公司/組織各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，對兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，不斷改進(jìn)檔案管理工作方法和手段。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，忠于職守，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理質(zhì)量符合要求。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，做好登記和統(tǒng)計(jì)工作。5.積極參與檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司/組織提供檔案咨詢和服務(wù)。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類根據(jù)公司/組織檔案的形成領(lǐng)域和特點(diǎn)，將檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織的各類行政文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等方面的檔案。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋公司/組織各業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件、合同協(xié)議、項(xiàng)目資料、市場調(diào)研、客戶信息等檔案。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：主要有會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)決算等檔案。4.基本建設(shè)類：涉及公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)審批、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收等檔案。5.設(shè)備儀器類：包含公司/組織各類設(shè)備儀器的購置、安裝、調(diào)試、維護(hù)、報(bào)廢等過程中形成的檔案。6.聲像電子類：如照片、錄音、錄像、電子文檔等檔案。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對每類檔案進(jìn)行編號。編號采用層次分類編號法，具體如下：1.一級編號：按照檔案分類的大類，分別用一位數(shù)字表示，如行政管理類為“1”，業(yè)務(wù)管理類為“2”，財(cái)務(wù)審計(jì)類為“3”，基本建設(shè)類為“4”，設(shè)備儀器類為“5”，聲像電子類為“6”。2.二級編號：根據(jù)每大類檔案的具體分類，用兩位數(shù)字表示，如行政管理類中的人事檔案為“101”，會議記錄為“102”等。3.三級編號：對于二級編號下的具體檔案案卷，用三位數(shù)字表示，從“001”開始依次編號。例如，行政管理類中人事檔案的編號為“101”，其中某員工的個(gè)人檔案案卷編號為“101001”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確兼職檔案人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作。兼職檔案人員應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，并定期移交至檔案室。2.檔案收集范圍包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像等各種載體形式的材料。收集的文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)有效，符合檔案歸檔要求。3.對于重要會議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理，并向檔案室移交。檔案室應(yīng)提前介入，指導(dǎo)檔案收集工作，確保檔案的質(zhì)量。（二）檔案整理1.檔案室收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類和編號規(guī)則進(jìn)行整理。整理工作包括對檔案材料的分類、排序、編目、裝訂等環(huán)節(jié)。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)去除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，字跡模糊或褪色的應(yīng)進(jìn)行字跡恢復(fù)處理。整理后的檔案應(yīng)按照卷內(nèi)目錄順序依次排列，編寫頁碼，并填寫卷內(nèi)備考表。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，確保文件名準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容，同時(shí)建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。4.照片、錄音、錄像等聲像檔案應(yīng)進(jìn)行分類整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并配以文字說明。聲像檔案應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并進(jìn)行備份。五、檔案的保管（一）保管條件1.檔案室應(yīng)具備適宜的保管環(huán)境，保持溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。2.檔案室應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和應(yīng)急照明設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類和編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同載體形式的檔案應(yīng)分開存放，紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備上，聲像檔案應(yīng)存儲在專門的音像柜或存儲介質(zhì)中。3.對于重要和珍貴的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。（三）檔案保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，主要是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案。短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案，主要是反映公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對公司/組織有參考價(jià)值的檔案。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，不得擅自延長或縮短保管期限。檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已到保管期限的檔案進(jìn)行甄別，確定是否需要繼續(xù)保存。（四）檔案清查與統(tǒng)計(jì)1.檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。清查工作應(yīng)填寫檔案清查登記表，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。2.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，并定期向上級主管部門報(bào)送。六、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時(shí)的原則，在確保檔案安全和不泄露公司/組織機(jī)密的前提下，為公司/組織各項(xiàng)工作提供有效支持。2.利用檔案應(yīng)辦理相應(yīng)的手續(xù)，填寫檔案利用登記表，注明利用目的、利用內(nèi)容、利用時(shí)間等信息。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的，應(yīng)提前向檔案室提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后，在檔案室指定地點(diǎn)查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。2.借閱：確需將檔案借出檔案室的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。3.出具證明：根據(jù)公司/組織工作需要，檔案室可為相關(guān)部門或個(gè)人出具檔案證明。出具證明應(yīng)依據(jù)檔案原件，內(nèi)容準(zhǔn)確、客觀，并加蓋檔案室印章。（三）利用監(jiān)督1.檔案室工作人員應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為應(yīng)及時(shí)制止，并向有關(guān)部門報(bào)告。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求和趨勢，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定檔案是否仍具有保存價(jià)值，主要從檔案的內(nèi)容、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等方面進(jìn)行綜合評估。3.對于涉及公司/組織機(jī)密、知識產(chǎn)權(quán)等重要信息的檔案，即使已到保管期限，也應(yīng)根據(jù)具體情況確定是否繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。2.對擬銷毀的檔案編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、編號、日期、保管期限、鑒定意見等信息。3.檔案銷毀清冊經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。（四）銷毀方式1.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，紙質(zhì)檔案一般采用焚燒或粉碎的方式銷毀，電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行銷毀處理。2.檔案銷毀工作應(yīng)在專人監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。（五）銷毀記錄檔案銷